Jak zaplanować szkolenie grupowe bez ciągłych uzgodnień

Zaplanuj szkolenia grupowe bez niekończącej się wymiany e-maili, tworząc schemat programu, przypisując odpowiednie narzędzie do każdego etapu, ustalając terminy i automatyzując przypomnienia.

Wyzwania stojące przed specjalistami ds. szkoleń

Szkolenia grupowe wiążą się z wieloma zmiennymi czynnikami. Do typowych przeszkód należą: duże grupy rozrzucone po różnych strefach czasowych, ograniczenia dotyczące liczby miejsc, sesje przygotowawcze, godziny dyżurów, pobieranie opłat oraz uczestnicy, którzy muszą zmienić termin. Próba zarządzania tym wszystkim za pośrednictwem poczty elektronicznej prowadzi do nieporozumień, pominiętych wiadomości i połowicznie zapełnionych sal. Odbiera to również czas, który można by poświęcić na tworzenie treści i wspieranie uczestników.

Dlaczego ma to znaczenie dla trenera

Twój kalendarz to siła napędowa Twojej działalności. Im więcej czasu poświęcasz na planowanie, tym mniej czasu masz na nauczanie, coaching czy sprzedaż. Nieodpowiednie planowanie negatywnie wpływa również na wrażenia uczestników. Jeśli uczestnicy nie mogą znaleźć odpowiedniego terminu lub trafiają na niewłaściwą sesję, spada ich zadowolenie.

Przejrzyste planowanie pozwala na punktualne rozpoczęcie zajęć, pełne wykorzystanie sesji, zmniejszenie liczby nieobecności, lepsze raportowanie oraz zapewnienie większej ilości czasu w ciągu tygodnia na pracę wymagającą głębokiego skupienia.

Zaplanuj harmonogram grupy, zanim zaprosisz uczestników

Zacznij od sporządzenia schematu struktury programu, a następnie wybierz, które narzędzie Doodle będzie obsługiwać poszczególne części.

Określ przebieg procesu

• Tydzień 0: Webinarium przygotowawcze + sesja pytań i odpowiedzi

• Tygodnie 1–3: Warsztaty na żywo z ograniczoną liczbą miejsc

• Co tydzień: Godziny przyjęć dla małych grup lub spotkań indywidualnych

• Ostatni tydzień: Prezentacje podsumowujące

Zarezerwuj czas na trening

• Dodaj chronione bloki treningowe do swojego kalendarza

• Połącz Kalendarz Google, Kalendarz Microsoft Outlook lub Kalendarz Apple, aby Doodle pomijało terminy, w których jesteś zajęty

Wybierz odpowiednie narzędzie Doodle na każdym etapie

Wskazówka dla profesjonalistów: nadaj sesjom nazwy, które zapewniają przejrzystość

Stosuj przejrzyste, łatwe do skanowania wzory:

• Grupa 14 – Warsztaty A

• Godziny przyjęć dla grupy 14 – tydzień 2

• Prezentacje końcowe 14. grupy

W aplikacji Doodle Pro możesz korzystać z opisów spotkań generowanych przez sztuczną inteligencję, aby dodawać cele, notatki przygotowawcze i materiały.

Dopasuj narzędzie do danego etapu szkolenia

Skorzystaj z ankiet grupowych, żeby ustalić datę rozpoczęcia na żywo

Cel: wybrać termin, w którym większość uczestników będzie mogła wziąć udział w zajęciach na żywo.

• Stwórz ankietę grupową z 5–7 propozycjami terminów

• Ustal termin na udzielenie odpowiedzi

• Wyślij do maksymalnie 1000 uczestników

• Włącz automatyczne przypomnienia

• Po zakończeniu głosowania należy ustalić ostateczny termin

Dzięki temu nie trzeba już zgadywać ani ciągle przypominać o wiadomościach e-mail.

Korzystaj z listów zapisów na warsztaty z ograniczoną liczbą miejsc

Cel: wypełnienie opcji dotyczących wielu sesji bez nadmiernej rezerwacji.

• Dodaj wszystkie terminy warsztatów

• Ustal liczbę limitów miejsc na sesję

• W razie potrzeby ukryj dane uczestników

• Dodaj notatki dotyczące przygotowań i materiały

• Udostępnij wszystkim uczniom jeden link

Uczestnicy wybierają termin, a Doodle dba o to, by nie przekroczyć limitu miejsc.

Skorzystaj ze strony rezerwacji, żeby zapisywać się na bieżące godziny przyjęć

Cel: umożliwić uczniom rezerwację zajęć zgodnie z Twoim aktualnym kalendarzem.

• Połącz swój kalendarz, aby ukryć okresy wzmożonej aktywności

• Ustal tygodniowe przedziały godzin przyjęć

• Dodaj bufory i limity rezerwacji

• Połącz Zoom, Teams, Meet lub Webex

• W razie potrzeby pobieraj opłaty za pomocą Stripe

Po ustaleniu terminu uczestnicy rezerwują sobie miejsca samodzielnie, bez konieczności wielokrotnych uzgodnień.

Użyj proporcji 1:1, jeśli chcesz uzyskać wyselekcjonowane czasy

Cel: przedstawienie krótkiej listy starannie dobranych opcji.

• Dodaj kilka wybranych godzin

• Pozwól, by Doodle zajął się potwierdzeniami i strefami czasowymi

• W razie potrzeby skorzystaj z serwisu Stripe do obsługi płatnych recenzji prywatnych

Przydatne przy przygotowywaniu materiałów szkoleniowych, cyklach informacji zwrotnej lub specjalnych sesjach coachingowych.

Praktyczne wskazówki, jak utrzymać grupy na właściwej drodze

• Ustal terminy odpowiedzi w ankietach grupowych i listach zapisów

• Należy przewidzieć przerwy (10–15 minut) między spotkaniami

• Zaproponuj sesje poranne i popołudniowe dostosowane do różnych stref czasowych

• Włącz automatyczne przypomnienia (24 godziny i 60 minut przed)

• Dodaj materiały bezpośrednio w potwierdzeniach

• Ogranicz dostęp do swojej strony rezerwacji do określonych przedziałów czasowych

• W stosownych przypadkach należy pobierać opłatę z góry

• Wysyłaj zaproszenia bezpośrednio z serwisu Doodle do dużych grup osób

• Wykorzystaj elementy identyfikacji wizualnej, aby budować zaufanie w środowisku korporacyjnym

• Automatyzacja systemów za pomocą integracji z Zapierem

Typowe błędy, których należy unikać

• Zbyt duży wybór opcji czasowych

• Zmiana narzędzi w trakcie trwania kohorty

• Pomijanie stref czasowych

• Pomijanie buforów

• Pobieranie opłaty po dokonaniu rezerwacji

• Używanie niejasnych nazw sesji

• Wysyłanie zaproszeń w ostatniej chwili

• Udostępnianie list uczestników w grupach korporacyjnych

Narzędzia i rozwiązania, na których mogą polegać trenerzy

• ankiety grupowe

Określ najlepszy termin na imprezę na żywo dla dużych grup.

• listy zapisów

Dodaj wiele przedziałów czasowych z limitami miejsc i zapobiegaj nadmiernej rezerwacji.

• strona rezerwacji

Pozwól uczniom samodzielnie rezerwować godziny konsultacji, dodawać rezerwy czasowe, synchronizować kalendarze oraz pobierać płatności za pośrednictwem Stripe.

• 1:1

Zaproponuj wybrane terminy dla poszczególnych osób wraz z automatycznymi potwierdzeniami.

• Integracje z kalendarzami

Dbaj o spójność informacji o dostępności w Kalendarzu Google, programie Outlook i Kalendarzu Apple.

• Wideokonferencje

Automatycznie dodawaj linki do Zoom, Teams, Google Meet lub Cisco Webex.

• Funkcje wersji Pro i Teams

Opisy generowane przez sztuczną inteligencję, spersonalizowane elementy brandingowe, ukrywanie danych uczestników, wysyłanie wiadomości do dużych grup oraz zabezpieczenia na poziomie korporacyjnym.

• Automatyzacja za pomocą Zapier

Przesyłaj rezerwacje do systemu CRM, LMS, systemu poczty elektronicznej lub Slacka.

Prosty przewodnik, z którego możesz skorzystać

Przed zapisaniem się

• Stwórz mapę harmonogramu

• Utwórz ankietę grupową na początek

• Przygotuj listy zapisów na warsztaty

W trakcie rejestracji

• Wyślij ankietę grupową z terminem na udzielenie odpowiedzi

• Udostępnij link do listy zapisów

• Godziny przyjęć – rezerwuj przez stronę rezerwacji

Po potwierdzeniu

• Ustal godzinę rozpoczęcia meczu

• Włącz przypomnienia

• Dodaj materiały z opisami generowanymi przez sztuczną inteligencję

Podczas porodu

• Lista zapisów na dyżury

• Stosuj w proporcji 1:1 do makijażu

• Automatyczna synchronizacja linków do filmów i kalendarzy

Po zakończeniu badania kohortowego

• Wykorzystaj listę zapisów jako ankietę zawierającą wyłącznie tekst

• Eksportuj dane dotyczące frekwencji

• Zaktualizuj szablony dla kolejnej grupy uczestników

Przykłady z życia wzięte z scenariuszy szkoleniowych

Wsparcie sprzedaży korporacyjnej w trzech regionach

• Rozpoczęcie poprzez ankietę grupową

• Cotygodniowe warsztaty – listy zapisów

• Coaching menedżerski za pośrednictwem strony rezerwacji

• Płatności są opcjonalne, chyba że prowadzone są grupy publiczne

Akademia coachingowa oferująca płatne sesje indywidualne

• Warsztaty – lista zapisów

• 45-minutowa prywatna sesja coachingowa przez stronę rezerwacji + Stripe

• Linki 1:1 do produktów do makijażu

Trener ds. wdrażania oprogramowania dla klientów

• Rozmowy wstępne za pośrednictwem strony rezerwacji

• Warsztaty oparte na rolach – zapisy przez listę zapisów

• Prace dyplomowe z ukrytymi danymi uczestników

Najważniejsze wnioski

• Zidentyfikuj swoją grupę docelową na wczesnym etapie

• Korzystaj z ankiet grupowych, list zapisów, strony rezerwacji i rozmów indywidualnych w przemyślany sposób

• Zautomatyzuj przypomnienia i terminy

• Dodaj bufory i uporządkuj nazewnictwo

• Połącz kalendarze i narzędzia do wideokonferencji

• Pobieraj opłaty za pomocą Stripe, gdy liczba sesji jest ograniczona

Zacznij od lepszego planowania

Nie potrzebujesz tuzina narzędzi, żeby zaplanować szkolenie grupowe bez ciągłego uzgadniania terminów. Dzięki Doodle możesz dopasować każdą część programu do odpowiedniej metody planowania, zadbać o dokładność kalendarza i zapewnić uczestnikom płynny przebieg szkolenia. Ankiety grupowe pomogą ci ustalić termin rozpoczęcia, listy zapisów sprawdzą się przy sesjach z ograniczoną liczbą miejsc, strona rezerwacji ułatwi organizację godzin przyjęć, a opcja 1:1 pozwoli na spersonalizowane wybory.

Chcesz ułatwić sobie prowadzenie kolejnej grupy? Utwórz ankietę w Doodle i przekonaj się, jak trenerzy oszczędzają wiele godzin tygodniowo, a jednocześnie zapewniają pełne obłożenie i punktualność sesji.