Jak zaplanować szkolenie grupowe bez ciągłych uzgodnień

Zaplanuj szkolenia grupowe bez niekończącej się wymiany e-maili, tworząc schemat programu, przypisując odpowiednie narzędzie do każdego etapu, ustalając terminy i automatyzując przypomnienia.

Wyzwania stojące przed specjalistami ds. szkoleń

Szkolenia grupowe wiążą się z wieloma zmiennymi czynnikami. Do typowych przeszkód należą: duże grupy rozrzucone po różnych strefach czasowych, ograniczenia dotyczące liczby miejsc, sesje przygotowawcze, godziny dyżurów, pobieranie opłat oraz uczestnicy, którzy muszą zmienić termin. Próba zarządzania tym wszystkim za pośrednictwem poczty elektronicznej prowadzi do nieporozumień, pominiętych wiadomości i połowicznie zapełnionych sal. Odbiera to również czas, który można by poświęcić na tworzenie treści i wspieranie uczestników.

Dlaczego ma to znaczenie dla trenera

Twój kalendarz to siła napędowa Twojej działalności. Im więcej czasu poświęcasz na planowanie, tym mniej czasu masz na nauczanie, coaching czy sprzedaż. Nieodpowiednie planowanie negatywnie wpływa również na wrażenia uczestników. Jeśli uczestnicy nie mogą znaleźć odpowiedniego terminu lub trafiają na niewłaściwą sesję, spada ich zadowolenie.

Przejrzyste planowanie pozwala na punktualne rozpoczęcie zajęć, pełne wykorzystanie sesji, zmniejszenie liczby nieobecności, lepsze raportowanie oraz zapewnienie większej ilości czasu w ciągu tygodnia na pracę wymagającą głębokiego skupienia.

Zaplanuj harmonogram grupy, zanim zaprosisz uczestników

Zacznij od sporządzenia schematu struktury programu, a następnie wybierz, które narzędzie Doodle będzie obsługiwać poszczególne części.

Określ przebieg procesu

• Tydzień 0: Webinarium przygotowawcze + sesja pytań i odpowiedzi

• Tygodnie 1–3: Warsztaty na żywo z ograniczoną liczbą miejsc

• Co tydzień: Godziny przyjęć dla małych grup lub spotkań indywidualnych

• Ostatni tydzień: Prezentacje podsumowujące

Zarezerwuj czas na trening

• Dodaj chronione bloki treningowe do swojego kalendarza

• Połącz Kalendarz Google, Kalendarz Microsoft Outlook lub Kalendarz Apple, aby Doodle pomijało terminy, w których jesteś zajęty

Wybierz odpowiednie narzędzie Doodle na każdym etapie

Wskazówka dla profesjonalistów: nadaj sesjom nazwy, które zapewniają przejrzystość

Stosuj przejrzyste, łatwe do skanowania wzory:

• Grupa 14 – Warsztaty A

• Godziny przyjęć dla grupy 14 – tydzień 2

• Prezentacje końcowe 14. grupy

W aplikacji Doodle Pro możesz korzystać z opisów spotkań generowanych przez sztuczną inteligencję, aby dodawać cele, notatki przygotowawcze i materiały.

Dopasuj narzędzie do danego etapu szkolenia

Skorzystaj z Group Poll, aby ustalić datę rozpoczęcia na żywo

Cel: wybrać termin, w którym większość uczestników będzie mogła wziąć udział w zajęciach na żywo.

• Utwórz Group Poll z 5–7 proponowanymi terminami

• Ustal termin na udzielenie odpowiedzi

• Wyślij do maksymalnie 1000 uczestników

• Włącz automatyczne przypomnienia

• Po zakończeniu głosowania należy ustalić ostateczny termin

Dzięki temu nie trzeba już zgadywać ani ciągle przypominać o wiadomościach e-mail.

W przypadku warsztatów z ograniczoną liczbą miejsc należy korzystać z Sign-up Sheet

Cel: wypełnienie opcji dotyczących wielu sesji bez nadmiernej rezerwacji.

• Dodaj wszystkie terminy warsztatów

• Ustal liczbę limitów miejsc na sesję

• W razie potrzeby ukryj dane uczestników

• Dodaj notatki dotyczące przygotowań i materiały

• Udostępnij wszystkim uczniom jeden link

Uczestnicy wybierają termin, a Doodle dba o to, by nie przekroczyć limitu miejsc.

Skorzystaj z Booking Page, aby umówić się na wizytę w ramach stałych godzin przyjęć

Cel: umożliwić uczniom rezerwację zajęć zgodnie z Twoim aktualnym kalendarzem.

• Połącz swój kalendarz, aby ukryć okresy wzmożonej aktywności

• Ustal tygodniowe przedziały godzin przyjęć

• Dodaj bufory i limity rezerwacji

• Połącz Zoom, Teams, Meet lub Webex

• W razie potrzeby pobieraj opłaty za pomocą Stripe

Po ustaleniu terminu uczestnicy rezerwują sobie miejsca samodzielnie, bez konieczności wielokrotnych uzgodnień.

Użyj proporcji 1:1, jeśli chcesz uzyskać wyselekcjonowane czasy

Cel: przedstawienie krótkiej listy starannie dobranych opcji.

• Dodaj kilka wybranych godzin

• Pozwól, by Doodle zajął się potwierdzeniami i strefami czasowymi

• W razie potrzeby skorzystaj z serwisu Stripe do obsługi płatnych recenzji prywatnych

Przydatne przy przygotowywaniu materiałów szkoleniowych, cyklach informacji zwrotnej lub specjalnych sesjach coachingowych.

Praktyczne wskazówki, jak utrzymać grupy na właściwej drodze

• Ustal terminy udzielenia odpowiedzi w Group Polls i Sign-up Sheets

• Należy przewidzieć przerwy (10–15 minut) między spotkaniami

• Zaproponuj sesje poranne i popołudniowe dostosowane do różnych stref czasowych

• Włącz automatyczne przypomnienia (24 godziny i 60 minut przed)

• Dodaj materiały bezpośrednio w potwierdzeniach

• Ogranicz dostęp do Booking Page do określonych przedziałów czasowych

• W stosownych przypadkach należy pobierać opłatę z góry

• Wysyłaj zaproszenia bezpośrednio z serwisu Doodle do dużych grup osób

• Wykorzystaj elementy identyfikacji wizualnej, aby budować zaufanie w środowisku korporacyjnym

• Automatyzacja systemów za pomocą integracji z Zapierem

Typowe błędy, których należy unikać

• Zbyt duży wybór opcji czasowych

• Zmiana narzędzi w trakcie trwania kohorty

• Pomijanie stref czasowych

• Pomijanie buforów

• Pobieranie opłaty po dokonaniu rezerwacji

• Używanie niejasnych nazw sesji

• Wysyłanie zaproszeń w ostatniej chwili

• Udostępnianie list uczestników w grupach korporacyjnych

Narzędzia i rozwiązania, na których mogą polegać trenerzy

• Group Polls

Określ najlepszy termin na imprezę na żywo dla dużych grup.

• Sign-up Sheets

Dodaj wiele przedziałów czasowych z limitami miejsc i zapobiegaj nadmiernej rezerwacji.

• Booking Page

Pozwól uczniom samodzielnie rezerwować godziny konsultacji, dodawać rezerwy czasowe, synchronizować kalendarze oraz pobierać płatności za pośrednictwem Stripe.

• 1:1

Zaproponuj wybrane terminy dla poszczególnych osób wraz z automatycznymi potwierdzeniami.

• Integracje z kalendarzami

Dbaj o spójność informacji o dostępności w Kalendarzu Google, programie Outlook i Kalendarzu Apple.

• Wideokonferencje

Automatycznie dodawaj linki do Zoom, Teams, Google Meet lub Cisco Webex.

• Funkcje wersji Pro i Teams

Opisy generowane przez sztuczną inteligencję, spersonalizowane elementy brandingowe, ukrywanie danych uczestników, wysyłanie wiadomości do dużych grup oraz zabezpieczenia na poziomie korporacyjnym.

• Automatyzacja za pomocą Zapier

Przesyłaj rezerwacje do systemu CRM, LMS, systemu poczty elektronicznej lub Slacka.

Prosty przewodnik, z którego możesz skorzystać

Przed zapisaniem się

• Stwórz mapę harmonogramu

• Utwórz Group Poll na rozpoczęcie projektu

• Przygotuj Sign-up Sheets na warsztaty

W trakcie rejestracji

• Wyślij Group Poll z terminem udzielenia odpowiedzi

• Udostępnij link do Sign-up Sheet

• Godziny przyjęć – rezerwacja przez Booking Page

Po potwierdzeniu

• Ustal godzinę rozpoczęcia meczu

• Włącz przypomnienia

• Dodaj materiały z opisami generowanymi przez sztuczną inteligencję

Podczas porodu

• Sign-up Sheets for classes

• Stosuj w proporcji 1:1 do makijażu

• Automatyczna synchronizacja linków do filmów i kalendarzy

Po zakończeniu badania kohortowego

• Wykorzystaj Sign-up Sheet jako ankietę zawierającą wyłącznie tekst

• Eksportuj dane dotyczące frekwencji

• Zaktualizuj szablony dla kolejnej grupy uczestników

Przykłady z życia wzięte z scenariuszy szkoleniowych

Wsparcie sprzedaży korporacyjnej w trzech regionach

• Rozpoczęcie poprzez Group Poll

• Cotygodniowe warsztaty – zapisy na Sign-up Sheet

• Coaching menedżerski za pośrednictwem Booking Page

• Płatności są opcjonalne, chyba że prowadzone są grupy publiczne

Akademia coachingowa oferująca płatne sesje indywidualne

• Warsztaty – zapis na Sign-up Sheet

• 45-minutowa prywatna sesja coachingowa za pośrednictwem Booking Page + Stripe

• Linki 1:1 do produktów do makijażu

Trener ds. wdrażania oprogramowania dla klientów

• Rozmowy w ramach usługi „Discovery” za pośrednictwem Booking Page

• Warsztaty oparte na rolach – zapis przez Sign-up Sheet

• Prace dyplomowe z ukrytymi danymi uczestników

Najważniejsze wnioski

• Zidentyfikuj swoją grupę docelową na wczesnym etapie

• Korzystaj z Group Poll, Sign-up Sheet, Booking Page oraz rozmów indywidualnych w sposób przemyślany

• Zautomatyzuj przypomnienia i terminy

• Dodaj bufory i uporządkuj nazewnictwo

• Połącz kalendarze i narzędzia do wideokonferencji

• Pobieraj opłaty za pomocą Stripe, gdy liczba sesji jest ograniczona

Zacznij od lepszego planowania

Nie potrzebujesz tuzina narzędzi, aby zaplanować szkolenie grupowe bez niekończących się uzgodnień. Dzięki Doodle możesz dopasować każdą część programu do odpowiedniej metody planowania, zadbać o dokładność kalendarza i zapewnić uczestnikom płynny przebieg szkolenia. Group Polls pomogą Ci ustalić termin rozpoczęcia, Sign-up Sheets obsługują sesje z ograniczoną liczbą miejsc, Booking Page służy do prowadzenia dyżurów, a opcja 1:1 umożliwia spersonalizowane wybory.

Chcesz ułatwić sobie prowadzenie kolejnej grupy? Utwórz ankietę w Doodle i przekonaj się, jak trenerzy oszczędzają wiele godzin tygodniowo, a jednocześnie zapewniają pełne obłożenie i punktualność sesji.