Så här planerar du grupputbildningar utan att behöva gå fram och tillbaka

Planera grupputbildningar utan att behöva skicka e-post fram och tillbaka genom att kartlägga ditt program, tilldela rätt verktyg till varje steg, fastställa tidsfrister och automatisera påminnelser.

Den utmaning som tränare står inför

Kohortutbildningar innebär många rörliga delar. Vanliga hinder är bland annat stora grupper som sträcker sig över olika tidszoner, begränsat antal platser, förberedande sessioner, kontorstider, betalningshantering och deltagare som behöver boka om sina tider. Att försöka hantera allt detta via e-post leder till förvirring, missade meddelanden och halvfulla kursrum. Det tar också tid från att skapa innehåll och stödja deltagarna.

Varför detta är viktigt för Trainer

Din kalender är motorn i din verksamhet. Ju mer tid du lägger på schemaläggning, desto mindre tid har du över till att undervisa, coacha eller sälja. Dålig schemaläggning påverkar också deltagarnas upplevelse negativt. Om deltagarna inte kan hitta en passande tid eller hamnar i fel session sjunker deras nöjdhet.

En välplanerad schemaläggning bidrar till att möten börjar i tid, att sessionerna genomförs i sin helhet, färre uteblivna deltagare, bättre rapportering och mer utrymme i din vecka för koncentrerat arbete.

Planera schemat för din grupp innan du bjuder in deltagarna

Börja med att kartlägga programmets struktur och välj sedan vilket Doodle-verktyg som ska hantera respektive del.

Definiera flödet

• Vecka 0: Förberedande webbinarium + frågestund

• Vecka 1–3: Live-workshops med begränsat antal platser

• Varje vecka: Mottagningstider för smågrupper eller 1:1-samtal

• Sista veckan: Slutpresentationer

Boka in tid med din tränare

• Lägg till skyddade träningspass i din kalender

• Anslut Google Kalender, Microsoft Outlook-kalendern eller Apple Kalender så att Doodle döljer tider då du är upptagen

Välj rätt Doodle-verktyg för varje steg

Proffstips: Ge sessionerna tydliga namn

Använd tydliga, lättläsbara mönster:

• Kohort 14, workshop A

• Kohort 14:s mottagningstider – vecka 2

• Slutpresentationer för årskull 14

I Doodle Pro kan du använda AI-genererade mötesbeskrivningar för att lägga till mål, förberedelseanteckningar och material.

Anpassa verktyget efter utbildningssituationen

Använd gruppomröstningar för att bestämma tidpunkten för den direktsända avsparken

Mål: Välj en tidpunkt då de flesta deltagarna kan delta.

• Skapa en gruppomröstning med 5–7 tidsalternativ

• Ange en tidsfrist för svaren

• Skicka till upp till 1 000 deltagare

• Aktivera automatiska påminnelser

• Fastställ det slutgiltiga resultatet när omröstningen avslutas

På så sätt slipper man gissa och behöva jaga svar via e-post.

Använd anmälningslistor för workshops med begränsat antal platser

Mål: att fylla flera olika sessionsalternativ utan att överboka.

• Lägg till alla workshopplatser

• Ange antal platser per session

• Dölj deltagaruppgifterna vid behov

• Lägg till förberedelseanteckningar och material

• Dela en länk med alla deltagare

Deltagarna väljer en tidpunkt och Doodle ser till att antalet deltagare inte överskrider kapaciteten.

Använd en bokningssida för löpande mottagningstider

Mål: att låta deltagarna boka utifrån din faktiska kalender.

• Anslut din kalender så att tider då du är upptagen döljs

• Fastställa tidsintervall för veckovisa mottagningstider

• Lägg till buffertar och bokningsgränser

• Anslut till Zoom, Teams, Meet eller Webex

• Ta betalt via Stripe vid behov

När det väl är klart bokar deltagarna själva utan att behöva gå fram och tillbaka.

Använd 1:1 när du vill ha utvalda tider

Mål: att erbjuda en kort lista med noggrant utvalda alternativ.

• Lägg till några utvalda tidpunkter

• Låt Doodle sköta bekräftelser och tidszoner

• Använd Stripe för betalda privata recensioner vid behov

Användbart vid utvärderingar, återkopplingscykler eller särskilda coachningssessioner.

Praktiska tips för att hålla kohorterna på rätt spår

• Ange svarstider för gruppomröstningar och anmälningslistor

• Lägg in pauser (10–15 minuter) mellan mötena

• Erbjud morgon- och eftermiddagsprogram för olika tidszoner

• Aktivera automatiska påminnelser (24 timmar och 60 minuter före)

• Lägg till material direkt i bekräftelserna

• Se till att din bokningssida endast är tillgänglig under vissa tidsperioder

• Ta betalt i förskott när det är lämpligt

• Skicka inbjudningar direkt från Doodle till stora grupper

• Använd varumärkesprofilering för att skapa förtroende i företagsmiljöer

• Automatisera system med hjälp av Zapier-integrationer

Vanliga misstag som man bör undvika

• Att erbjuda för många tidsalternativ

• Byte av verktyg mitt i kohorten

• Att glömma tidszoner

• Hoppa över buffertar

• Betalning efter bokning

• Användning av otydliga sessionsnamn

• Att skicka inbjudningar i sista minuten

• Offentliggörande av deltagarlistor inom företagsgrupper

Verktyg och lösningar som utbildare kan lita på

• Gruppomröstningar

Ta reda på vilken tid som passar bäst för stora grupper.

• Anmälningslistor

Lägg till flera tidsintervall med platsbegränsningar och förhindra överbokning.

• Bokningssida

Låt deltagarna själva boka mottagningstider, lägga till buffertar, koppla ihop kalendrar och ta emot betalningar via Stripe.

• 1:1

Erbjud utvalda tider för enskilda personer med automatiska bekräftelser.

• Kalenderintegrationer

Se till att tillgänglighetsuppgifterna stämmer överens i Google Kalender, Outlook och Apple Kalender.

• Videokonferenser

Lägg automatiskt till länkar till Zoom, Teams, Google Meet eller Cisco Webex.

• Funktioner för Pro och Teams

AI-beskrivningar, anpassad varumärkesprofilering, möjlighet att dölja deltagaruppgifter, skicka till stora grupper samt säkerhet i företagsklass.

• Automatisering med Zapier

Överför bokningar till ditt CRM-system, LMS, e-postsystem eller Slack.

En enkel handbok som du kan följa

Innan anmälan

• Skapa din schemakarta

• Skapa en omröstning i gruppen inför uppstarten

• Förbered anmälningslistor för workshopparna

Under anmälningsperioden

• Skicka en gruppomröstning med svarstid

• Dela länken till anmälningslistan

• Öppna mottagningstider via bokningssidan

Efter bekräftelse

• Fastställ tidpunkten för avspark

• Aktivera påminnelser

• Lägg till material med AI-beskrivningar

Under förlossningen

• Övervaka anmälningslistor

• Använd 1:1 för smink

• Automatisk synkronisering av videolänkar och kalendrar

Efter kohorten

• Använd en anmälningslista som en textbaserad enkät

• Exportera närvarouppgifter

• Uppdatera mallarna för nästa grupp

Exempel från verkligheten hämtade från träningsscenarier

Stöd för företagsförsäljning i tre regioner

• Start via gruppomröstning

• Veckovisa workshops via anmälningslistor

• Coachning av chefer via bokningssidan

• Betalning är valfri såvida man inte driver offentliga kohorter

Träningsakademi med betalda privatlektioner

• Workshops via anmälningslista

• 45 minuters privat coaching via bokningssidan + Stripe

• 1:1-länkar för ersättningsprov

Utbildare i programvaruintroduktion för kunder

• Förfrågningar via bokningssidan

• Rollbaserade workshops via anmälningslistan

• Avslutningsprojekt med dolda deltagaruppgifter

Viktiga slutsatser

• Kartlägg din kohort i ett tidigt skede

• Använd gruppomröstningar, anmälningslistor, bokningssidan och 1:1 på ett genomtänkt sätt

• Automatisera påminnelser och tidsfrister

• Lägg till buffertar och använd tydliga namn

• Koppla ihop kalendrar och videoverktyg

• Ta betalt med Stripe när antalet sessioner är begränsat

Kom igång med bättre schemaläggning

Du behöver inte ett dussin verktyg för att planera grupputbildningar utan krångel. Med Doodle kan du anpassa varje del av ditt program till rätt schemaläggningsmetod, hålla din kalender uppdaterad och ge deltagarna en smidig upplevelse. Gruppomröstningar sätter igång din kickoff, anmälningslista hanterar sessioner med begränsat antal platser, bokningssidan sköter kontorstider och 1:1 möjliggör skräddarsydda val.

Är du redo att göra det enklare att driva din nästa kursgrupp? Skapa en Doodle och se hur kursledare sparar flera timmar varje vecka samtidigt som de ser till att kurserna blir fullbokade och håller tidsschemat.