Jak prowadzić zajęcia z pełną liczbą uczestników za pomocą jednej Booking Page

Jeśli prowadzisz zajęcia grupowe w sektorze opieki zdrowotnej, Twój kalendarz wypełnia się nie tylko samymi sesjami. Musisz też zajmować się pytaniami osób zapisujących się na zajęcia, szczegółami dotyczącymi ubezpieczenia lub płatności gotówkowych, przypomnieniami oraz zmianami w ostatniej chwili. Każdy dodatkowy e-mail lub telefon oznacza mniej osób na zajęciach i więcej straconego czasu.

Istnieje prostszy sposób na zapewnienie pełnego harmonogramu wizyt. Dzięki jednej Booking Page możesz udostępniać wszędzie ten sam link, umożliwiać pacjentom wybór dogodnego terminu oraz pobierać opłaty w razie potrzeby. Dodaj inteligentne przypomnienia, a zauważysz mniej luk w harmonogramie i lepsze wyniki.

W tym przewodniku dowiesz się, jak skonfigurować Booking Page dla swoich programów grupowych, wykorzystać ją jako główny punkt kontaktowy oraz połączyć ją z narzędziami Doodle, które pomogą Ci zachować porządek.

Ten przewodnik sprawdzi się podczas edukacji diabetologicznej, zajęć dla kobiet w ciąży, grup rehabilitacji kardiologicznej, programów rzucania palenia oraz warsztatów dotyczących zapobiegania upadkom. Znajdziesz w nim jasno określone kroki, wskazówki dotyczące ochrony prywatności oraz przykłady, z których możesz skorzystać już dziś.

Wyzwania stojące przed profesjonalnymi instruktorami zajęć grupowych

Twój tydzień to połączenie zajęć dydaktycznych i obowiązków administracyjnych. Największe trudności wiążą się zazwyczaj z planowaniem harmonogramu.

• Pacjenci dzwonią, aby zapytać o godziny przyjęć i ceny

• Lekarze kierujący pacjentów poszukują prostego sposobu na skierowanie ich do Ciebie

• Niepojawienie się klientów zakłóca płynność pracy i zmniejsza przychody

• Należy chronić prywatność uczestników i unikać ujawniania danych medycznych (PHI)

• Potrzebujesz prostych narzędzi, z których Twój zespół będzie mógł korzystać bez konieczności szkolenia

Bez jednej, prostej ścieżki rejestracji ludzie łatwo rezygnują. Może się też zdarzyć, że przyjmiesz zbyt wiele rezerwacji lub nie zapełnisz miejsc, ponieważ nie masz w jednym miejscu wglądu w rzeczywistą pojemność.

Dlaczego ma to znaczenie dla instruktora prowadzącego zajęcia grupowe

Zapełnianie grup to nie tylko kwestia liczb — ma to wpływ zarówno na wyniki leczenia pacjentów, jak i na wyniki finansowe.

• Pełne grupy sprzyjają wzajemnemu wsparciu i poprawiają przestrzeganie zaleceń

• Mniej przestojów oznacza większy przychód na godzinę

• Przejrzysty harmonogram buduje zaufanie zarówno wśród świadczeniodawców, jak i pacjentów

• Mniej obowiązków administracyjnych daje Ci czas na przygotowania, dokumentację i odpoczynek

Jedna Booking Page kieruje uczestników do odpowiedniej sesji bez konieczności ciągłego przełączania się między stronami. Wystarczy dodać proste zasady i wskazówki, a Twoje zajęcia będą zawsze pełne.

Stwórz jedną Booking Page, która posłuży jako centrum Twoich zajęć

Twoja Booking Page to jedyny link, który udostępniasz na swojej stronie internetowej, w ulotkach i w ramach poleceń. Skonfiguruj ją raz, a potem pozwól jej pracować dla Ciebie każdego dnia.

Krok 1: Podłącz swój kalendarz

• Połącz Kalendarz Google, Microsoft Outlook lub Kalendarz Apple

• Wybierz, w którym kalendarzu Doodle ma sprawdzać, czy dany termin jest zajęty

• Zachowaj prywatność wydarzeń osobistych, blokując te terminy przed rezerwacją

Nigdy nie zaproponujesz terminu, który koliduje z godzinami pracy kliniki lub innymi sesjami.

Krok 2: Określ dostępność zajęć

• Dodaj cykliczne bloki zgodne z harmonogramem zajęć, np. we wtorki i czwartki w godz. 17:00–18:00.

• Ustal okres rezerwacji (np. z 14-dniowym wyprzedzeniem), aby zarządzać popytem

• Należy przewidzieć czas rezerwowy przed i po zajęciach na przygotowanie sali i sporządzenie notatek

Jeśli poruszasz różne tematy, dodaj tę informację do tytułu bloku czasowego (np. „Podstawy opieki prenatalnej” lub „Planowanie posiłków dla osób z cukrzycą”).

Krok 3: Opisz wszystko jasno i w sposób przyjazny dla pacjenta

Aplikacja Doodle Pro zawiera opisy spotkań generowane przez sztuczną inteligencję. Wykorzystaj je do stworzenia szkicu instrukcji, a następnie dostosuj ich ton, aby pasowały do Twojego stylu wypowiedzi.

• Tytuł powinien być krótki i jasny (np. Kurs edukacyjny dotyczący cukrzycy)

• Podaj, co należy zabrać ze sobą oraz dla kogo przeznaczone są zajęcia

• Dodaj informacje dotyczące parkingu lub dostępności dla sesji stacjonarnych

Jasność zmniejsza niepokój i ogranicza liczbę pytań.

Krok 4: Dodaj odpowiednie pytania wstępne

Zbieraj tylko te dane, które są niezbędne do przypisania danej osoby do odpowiedniej grupy — unikaj gromadzenia chronionych danych dotyczących zdrowia.

• Poproś o imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail

• Należy dodać jedno pytanie dotyczące bezpieczeństwa, np. „Czy występują jakieś problemy z poruszaniem się?”.

• Dodaj pole na krótką notatkę dotyczącą specjalnych potrzeb (np. prośba o tłumacza)

Przechowuj informacje kliniczne w systemie EHR, a nie w Doodle.

Krok 5: W razie potrzeby włącz opcję płatności

Jeśli Twoje zajęcia są płatne gotówką lub wymagają wpłaty zaliczki, podłącz usługę Stripe na swojej Booking Page.

• Ustal wysokość opłaty lub kaucji, aby ograniczyć liczbę osób, które nie pojawiają się na umówionym spotkaniu

• Oferuj elastyczne opcje płatności za pośrednictwem Stripe

• W opisie należy zamieścić informacje dotyczące zasad zwrotu kosztów lub anulowania rezerwacji

Możesz również korzystać z opcji 1:1 w przypadku płatnych ocen i zachować to samo konto Stripe.

Krok 6: Korzystaj z przypomnień i terminów

• Ustaw automatyczne przypomnienia e-mailowe na 24 godziny i 2 godziny przed zajęciami

• Ustal termin zakończenia rezerwacji (np. 2 godziny przed godziną rozpoczęcia)

• Wyślij kolejną wiadomość z podziękowaniem, w której przedstawisz dalsze kroki lub załączniki

Przypomnienia ograniczają liczbę osób, które nie pojawiają się na spotkaniu. Terminy pomagają zaplanować materiały i rozkład sali.

Krok 7: Dodaj swoją lokalizację i narzędzia

• W przypadku telezdrowia należy połączyć się za pomocą aplikacji Zoom, Google Meet, Microsoft Teams lub Cisco Webex

• W przypadku spotkania osobistego proszę podać adres i numer sali

• W razie potrzeby dodaj link do mapy lub wskazówki dotyczące parkowania

Aplikacja Doodle automatycznie dodaje do zaproszenia link do spotkania lub jego lokalizację.

Zmień jedno ogniwo w pełny skład

Nie potrzebujesz tuzina linków. Jedna Booking Page może zapewnić pełne obłożenie wszystkich twoich zajęć — o ile łatwo ją znaleźć.

Umieść swój link wszędzie tam, gdzie pacjenci szukają informacji

• Strona internetowa: Dodaj przycisk „Zarezerwuj zajęcia”

• Plakaty i ulotki: Skorzystaj z kodu QR

• Podpisy w wiadomościach e-mail: dodaj je do swoich oraz do podpisów recepcji

• Opisy w mediach społecznościowych

• Materiały informacyjne dla dostawców usług

Ułatw to osobom polecającym

• Wyślij e-mailem swoją Booking Page do lokalnych przychodni lub koordynatorów opieki

• Podaj im krótką informację, którą będą mogli skopiować do instrukcji dotyczących wypisu ze szpitala

• Utwórz krótki kod, który personel będzie mógł odczytać pacjentom przez telefon

Sprawdzaj, co się sprawdza

• Używaj tagów UTM na Booking Page w swojej witrynie oraz w reklamach

• Sprawdź, które źródła generują najwięcej rezerwacji

• Skup się na kanałach, które przynoszą najlepsze wyniki

Zarządzanie wydajnością, ochroną prywatności i zgodnością z przepisami

Sesje grupowe wiążą się ze specyficznymi wymaganiami. Te funkcje pomogą Ci skutecznie nimi zarządzać.

Zarządzanie liczbą miejsc na sesję za pomocą Sign-up Sheet

Twoja Booking Page przyciąga ludzi. Skorzystaj z Sign-up Sheet, aby kontrolować liczbę miejsc na sesjach.

• Tworzenie wydarzeń, dodawanie przedziałów czasowych i ustalanie limitu miejsc

• Umieść link do Sign-up Sheet w opisie Booking Page lub w wiadomości z potwierdzeniem

• Automatycznie wstrzymaj przyjmowanie nowych rejestracji, gdy limit zostanie wyczerpany

Ukrywanie nazwisk w grupach

Aby zapewnić prywatność, skorzystaj z opcji „Ukryj dane uczestników” (Doodle Pro).

• Publicznie widoczne jest tylko Twoje imię

• Uczestnicy są widoczni tylko dla Ciebie

• W przypadku drukowania należy używać inicjałów lub numerów identyfikacyjnych

Chroń poufne informacje

• Nie należy gromadzić danych medycznych (diagnoz, informacji o ubezpieczeniu) na Booking Pages

• Skorzystaj z systemu EHR, aby bezpiecznie wprowadzić dane pacjenta

• Doodle stosuje standardy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami na poziomie korporacyjnym

Ogranicz liczbę osób, które nie pojawiają się na umówionych wizytach, oraz luk w harmonogramie wynikających z rezygnacji w ostatniej chwili

Wprowadzaj drobne zmiany, aby poprawić frekwencję:

• Wymagaj wpłaty zaliczki za pośrednictwem Stripe

• W opisie należy jasno określić zasady anulowania rezerwacji

• Włącz powiadomienia e-mailowe i SMS-owe za pomocą Zapier

• Tworzenie list oczekujących na oferty za pomocą Sign-up Sheets

• Dodaj alternatywne terminy sesji w wiadomości e-mail z potwierdzeniem

Prowadź zajęcia w trybie hybrydowym i zdalnym bez żadnych kłopotów

Z jednej strony Booking Page możesz zarządzać zarówno rezerwacjami online, jak i osobistymi.

• Korzystaj z wbudowanych linków do wideokonferencji (Zoom, Meet, Teams, Webex)

• Dodaj notatkę: „Przyjdź 5 minut wcześniej, aby sprawdzić dźwięk”

• W przypadku sesji hybrydowych należy wyświetlać zarówno informacje o lokalizacji, jak i o transmisji wideo

• Strefy czasowe dostosowują się automatycznie do uczestników zdalnych

• Załącz materiały informacyjne lub notatki przygotowawcze

Narzędzia i rozwiązania, które to umożliwiają

Poniżej znajduje się tabela funkcji serwisu Doodle, które umożliwiają planowanie zajęć grupowych:

Skorzystaj z tego, czego potrzebujesz teraz — skaluj później.

Przykłady z życia wzięte

Cykl edukacyjny poświęcony cukrzycy

• Booking Page: wtorek o godz. 17:00 i sobota o godz. 10:00

• Stripe: pobrano depozyt w wysokości 10 dolarów

• Sign-up Sheet: 12 miejsc na sesję

• Wyniki: Mniejsza liczba osób, które nie stawiły się na zajęcia, oraz regularna frekwencja na zajęciach

Ćwiczenia fizyczne i edukacja w okresie ciąży

• Połączenie zajęć stacjonarnych i przez Zoom, z wyraźnym oznaczeniem

• Opis sztucznej inteligencji dostosowany do tonu marki kliniki

• Zgłoszenie: Tylko proste pytanie dotyczące mobilności

• Wyniki: Więcej poleceń i szybka rejestracja za pośrednictwem Instagrama

Grupa wsparcia dla osób rzucających palenie

• Group Poll służąca do wyboru idealnego terminu

• Zapier wysyła SMS-a z przypomnieniem rano w dniu wydarzenia

• Nazwiska uczestników zostały ukryte ze względu na ochronę prywatności

• Wyniki: Duża liczba pacjentów oraz skierowania od lekarzy pierwszego kontaktu

Typowe błędy, których należy unikać

• Udostępnianie wielu linków do rezerwacji — powoduje zamieszanie

• Proszenie o podanie danych medycznych (PHI) na publicznych stronach rejestracji

• Ukrywanie informacji o opłatach lub zasadach zwrotu aż do ostatniego etapu

• Pominięcie przypomnień

• Sprawić, by osoby polecające zastanawiały się, jak mogą pomóc

Jeden link. Przejrzyste informacje. Bezpieczny proces.

Najważniejsze wnioski

• Jedna Booking Page może obsługiwać cały harmonogram programu

• Skorzystaj z serwisu Stripe, aby ograniczyć liczbę osób, które nie pojawiają się na spotkaniu, i potwierdzić obecność

• W połączeniu z Sign-up Sheet pozwala zarządzać liczbą miejsc

• Chroń prywatność dzięki funkcji „Ukryj dane uczestników”

• Zadbaj o zgodność systemu z przepisami i jego przyjazność dla pacjentów

Zacznij od lepszego planowania

Nie potrzebujesz nowej strony internetowej ani dużego zespołu administracyjnego, aby zapełnić kolejną grupę. Utwórz jedną Booking Page, połącz ją ze swoim kalendarzem i pozwól pacjentom wybrać dogodny termin. Doodle dodaje linki do filmów, pobiera opłaty i wysyła przypomnienia, dzięki czemu możesz skupić się na opiece nad pacjentami.

Stwórz swoją Booking Page już dziś: