Så här hanterar du fullbokade klasser med en enda Booking Page

Om du håller gruppklasser inom hälso- och sjukvården fylls din kalender inte bara med pass. Du hanterar också frågor från nya deltagare, uppgifter om försäkring eller kontantbetalning, påminnelser och ändringar i sista minuten. Varje extra e-postmeddelande eller telefonsamtal innebär färre deltagare i klassen och mer tid som går åt.

Det finns ett enklare sätt att se till att din bokningskalender är full. Med en enda Booking Page kan du dela en enda länk överallt, låta patienterna välja en tid som passar dem och ta emot betalning när det behövs. Lägg till smarta påminnelser så kommer du att se färre luckor i kalendern och bättre resultat.

I den här guiden får du lära dig hur du skapar en Booking Page för dina gruppprogram, använder den som din centrala länk och kopplar ihop den med Doodle-verktyg som hjälper dig att hålla ordning.

Den här handboken passar för diabetesutbildning, förlossningsförberedelsekurser, hjärtrehabiliteringsgrupper, rökavvänjning och kurser i fallförebyggande åtgärder. Här får du tydliga steg-för-steg-anvisningar, tips om integritet och exempel som du kan använda redan idag.

Den utmaning som professionella instruktörer inom gruppträning står inför

Din vecka består av en blandning av undervisning och administrativa uppgifter. Det svåraste är oftast att planera schemat.

• Patienter ringer för att fråga om tider och priser

• Remitterande vårdgivare vill ha ett enkelt sätt att hänvisa patienter till dig

• Uteblivna kunder stör arbetsrytmen och minskar intäkterna

• Du måste skydda deltagarnas integritet och undvika att dela personuppgifter av medicinsk karaktär (PHI)

• Du vill ha enkla verktyg som ditt team kan använda utan utbildning

Utan en enkel och smidig registreringsprocess är det lätt att deltagarna hoppar av. Det kan också hända att du överbokar eller inte fyller platserna fullt ut, eftersom du inte kan se din faktiska kapacitet på ett och samma ställe.

Varför detta är viktigt för instruktörer som håller gruppklasser

Att fylla kurserna handlar inte bara om siffror – det påverkar både patienternas resultat och ditt resultat.

• Fullständiga grupper stärker kamratstödet och förbättrar följsamheten

• Färre luckor innebär högre intäkter per timme

• En tydlig schemaläggning skapar förtroende hos vårdgivare och patienter

• Mindre administration ger dig tid för förberedelser, dokumentation och vila

En enda Booking Page leder deltagarna direkt till rätt pass utan att de behöver klicka fram och tillbaka. Lägg till enkla regler och anvisningar så förblir dina kurser fullbokade.

Skapa en Booking Page som samlingspunkt för din kurs

Din Booking Page är den enda länken som du delar på din webbplats, i flygblad och vid vidarebefordringar. Ställ in den en gång, så sköter den resten åt dig varje dag.

Steg 1: Anslut din kalender

• Anslut Google Kalender, Microsoft Outlook eller Apple Kalender

• Välj vilken kalender Doodle ska kontrollera för att se om det finns upptagna tider

• Håll privata evenemang hemliga och blockera samtidigt dessa tider från bokning

Du kommer aldrig att erbjuda en tid som krockar med klinikens öppettider eller andra behandlingar.

Steg 2: Ange när du har lediga tider för dina lektioner

• Lägg till återkommande tidsblock som passar ditt lektionsschema, till exempel tisdagar och torsdagar kl. 17–18.

• Ange ett bokningsfönster (t.ex. 14 dagar i förväg) för att hantera efterfrågan

• Lägg till tid före och efter lektionerna för att förbereda lokalen och göra anteckningar

Om du växlar mellan olika ämnen, ange detta i rubriken för tidsblocket (t.ex. Grunder i graviditetsvård eller Måltidsplanering vid diabetes).

Steg 3: Skriv tydliga och patientvänliga beskrivningar

Doodle Pro innehåller AI-genererade mötesbeskrivningar. Använd det för att skapa utkast till instruktioner och redigera sedan tonen så att den passar din stil.

• Se till att rubriken är kort och tydlig (t.ex. Kurs i diabetesutbildning)

• Ange vad man ska ta med sig och vilka som kursen passar för

• Lägg till information om parkering eller tillgänglighet för fysiska sessioner

Tydlighet minskar ångest och ger upphov till färre frågor.

Steg 4: Lägg till lämpliga inledande frågor

Samla endast in den information som behövs för att placera en person i rätt grupp – undvik skyddad hälsoinformation.

• Be om förnamn, efternamn, telefonnummer och e-postadress

• Lägg till en säkerhetsfråga, till exempel ”Har du några problem med rörligheten?”

• Lägg till ett fält för korta anteckningar om särskilda behov (t.ex. begäran om tolk)

Spara klinisk information i din elektroniska patientjournal, inte i Doodle.

Steg 5: Aktivera betalningsfunktionen när det behövs

Om din kurs betalas kontant eller kräver en handpenning ska du koppla Stripe till din Booking Page.

• Ange en avgift eller ett depositionsbelopp för att minska antalet uteblivna besökare

• Erbjud flexibla betalningsalternativ via Stripe

• Ange villkoren för återbetalning och avbokning i beskrivningen

Du kan också använda 1:1 för betalda utvärderingar och behålla samma Stripe-konto.

Steg 6: Använd påminnelser och tidsfrister

• Ställ in automatiska påminnelser via e-post 24 timmar och 2 timmar före lektionen

• Ange en bokningsfrist (t.ex. 2 timmar före starttiden)

• Skicka ett uppföljande tackmeddelande med information om nästa steg eller informationsmaterial

Påminnelser minskar antalet uteblivna besökare. Tidsfrister underlättar planeringen av material och lokalens utformning.

Steg 7: Ange din plats och dina verktyg

• För telemedicin kan du ansluta via Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Cisco Webex

• Vid personligt besök, ange adress och rumsnummer

• Lägg till en länk till en karta eller parkeringsanvisningar om det behövs

Doodle lägger automatiskt till mötets länk eller plats i inbjudan.

Förvandla en länk till en fullständig lista

Du behöver inte ett dussin länkar. En enda Booking Page kan fylla alla dina kurser – om den är lätt att hitta.

Placera din länk överallt där patienterna tittar

• Webbplats: Lägg till en knapp med texten ”Boka en kurs”

• Affischer och flygblad: Använd en QR-kod

• E-postsignaturer: Lägg till i din egen och i receptionen

• Biografier på sociala medier

• Informationsblad för vårdgivare

Gör det enkelt för dem som rekommenderar

• Skicka din Booking Page via e-post till lokala kliniker eller vårdansvariga

• Ge dem en kort fras som de kan kopiera in i utskrivningsinstruktionerna

• Skapa en kort kod som personalen kan läsa upp för patienterna per telefon

Håll koll på vad som fungerar

• Använd UTM-taggar för din Booking Page på din webbplats och i dina annonser

• Se vilka källor som genererar flest bokningar

• Fokusera på de kanaler som ger bäst resultat

Hantera kapacitet, integritet och efterlevnad

Gruppmöten har sina egna särskilda behov. Dessa funktioner hjälper dig att hantera dem på ett effektivt sätt.

Håll koll på antalet platser per session med hjälp av Sign-up Sheet

Din Booking Page lockar besökare. Använd en Sign-up Sheet för att reglera antalet deltagare per tillfälle.

• Skapa evenemang, lägg till tidsintervall och ange antal platser

• Lägg in en länk till Sign-up Sheet-formuläret i beskrivningen eller bekräftelsen på din Booking Page

• Stoppa automatiskt nya registreringar när kapaciteten är full

Håll namnen hemliga i gruppsammanhang

Använd funktionen ”Dölj deltagaruppgifter” (Doodle Pro) för att skydda integriteten.

• Det är bara ditt namn som visas offentligt

• Endast du kan se deltagarna

• Vid utskrift, använd initialer eller ID-nummer

Skydda känslig information

• Samla inte in personuppgifter av medicinsk karaktär (diagnoser, försäkringsuppgifter) på Booking Pages

• Använd din elektroniska patientjournal för säker patientregistrering

• Doodle använder säkerhets- och efterlevnadsstandarder av företagsklass

Minska antalet uteblivna besök och luckor i sista minuten

Använd små förändringar för att öka närvaron:

• Kräv en deposition via Stripe

• Ange tydliga avbokningsregler i beskrivningen

• Aktivera e-postpåminnelser och SMS-påminnelser med Zapier

• Skapa väntelistor med hjälp av Sign-up Sheets

• Lägg till alternativa sessionstider i ditt bekräftelsemejl

Genomför hybrid- och telemedicinska lektioner utan krångel

Du kan hantera både onlinebokningar och bokningar på plats från en och samma Booking Page.

• Använd inbyggda videolänkar (Zoom, Meet, Teams, Webex)

• Lägg till en anteckning: ”Kom 5 minuter tidigare för att testa ljudet”

• För hybridsessioner ska både plats- och videoinformation visas

• Tidszoner anpassas automatiskt för deltagare som deltar på distans

• Bifoga utdelningsmaterial eller förberedelseanteckningar

Verktyg och lösningar som gör detta möjligt

Här är en tabell över Doodle-funktioner som stöder schemaläggning av grupplektioner:

Använd det du behöver just nu – skala upp senare.

Exempel från verkligheten

Utbildningsserie om diabetes

• Booking Page: tisdagar kl. 17.00 och lördagar kl. 10.00

• Stripe: Insättning på 10 dollar har mottagits

• Sign-up Sheet: 12 platser per tillfälle

• Resultat: Färre som uteblir, jämn närvaro på lektionerna

Träning och utbildning under graviditeten

• En kombination av fysiska möten och Zoom-möten, tydligt markerade

• Beskrivning av AI med ton som stämmer överens med klinikens varumärke

• Förfrågan: Endast en enkel fråga om rörlighet

• Resultat: Fler vidarehänvisningar och snabba registreringar via Instagram

Grupp för rökavvänjning

• Group Poll för att välja den bästa tidpunkten

• Zapier skickar ett påminnelses-SMS samma morgon

• Deltagarnas namn har utelämnats av integritetsskäl

• Resultat: Högt deltagande och återremisser från primärvårdsläkare

Vanliga misstag som man bör undvika

• Att dela flera bokningslänkar — skapar förvirring

• Begäran om personuppgifter på offentliga registreringssidor

• Att dölja avgifter eller återbetalningsvillkor fram till sista steget

• Påminnelser om att hoppa över

• Att få de som hänvisar att gissa hur de kan hjälpa till

En länk. Tydlig information. Säker process.

Viktiga slutsatser

• En enda Booking Page kan hantera hela ditt programutbud

• Använd Stripe för att minska antalet uteblivna och bekräfta närvaro

• Använd tillsammans med Sign-up Sheets för att hantera kapaciteten

• Skydda integriteten med funktionen ”Dölj deltagaruppgifter”

• Se till att ditt system uppfyller gällande krav och är patientvänligt

Kom igång med bättre schemaläggning

Du behöver varken en ny webbplats eller ett stort administrativt team för att fylla din nästa kurs. Skapa en Booking Page, koppla ihop den med din kalender och låt patienterna välja den tid som passar dem bäst. Doodle lägger till videolänkar, hanterar betalningar och skickar påminnelser så att du kan fokusera på vården.

Skapa din Booking Page redan idag: