Waarom tijdmanagementvaardigheden onmisbaar zijn voor freelancers

Of het nu komt door een lange dag op kantoor, dagen vol eindeloze vergaderingen of gewoon door een leidinggevende die precies weet hoe hij je op de verkeerde manier kan irriteren: af en toe dromen we er allemaal wel eens van om voor onszelf te beginnen.

Freelancen is een aantrekkelijk alternatief voor de dagelijkse sleur en het is een verleiding die steeds meer van ons moeilijk kunnen weerstaan. Volgens prognoses van het onderzoek ‘Freelancing in America’, als het freelancen in dit tempo blijft groeien, zullen freelancers tegen 2027 de meerderheid van de Amerikaanse beroepsbevolking uitmaken.

Volgens Het onderzoek van Doodle: „Op afstand de klantloyaliteit vergroten“, 46 procent van de werknemers heeft buiten kantooruren afspraken met klanten om ze te behouden. Tegen die achtergrond is het geen wonder dat zoveel mensen liever de droom nastreven om vanuit hun lokale koffietentje te werken en de kinderen elke dag van school te kunnen ophalen.

Dat is in ieder geval wat me aansprak toen ik ruim een jaar geleden fulltime freelancer werd. Ik heb er sindsdien geen moment spijt van gehad, en ik ben niet de enige die dat zegt. De helft van de Amerikaanse freelancers zegt dat ze voor geen geld ter zouden willen keren naar een traditionele baan.

Dus de wereld van het freelancen is vast één en al rozengeur en maneschijn, toch? Niet helemaal. Er zijn natuurlijk ook nadelen, en het grootste daarvan is dat tijd als freelancer letterlijk geld is. Om als freelancer succesvol te zijn, moet je dus ook de kunst van het tijdmanagement onder de knie krijgen.

Hoe tijdmanagement van invloed is op freelancers

Voor veel freelancers is het vooral aantrekkelijk dat ze niet meer hoeven mee te gaan in het ritme van het bedrijfsleven. Geen woon-werkverkeer meer in de spits. Niet meer op de klok zitten te kijken. Niet meer leven voor het weekend.

Hoewel het ongetwijfeld bevrijdend is om je eigen agenda te bepalen, kan het ook behoorlijk chaotisch zijn. Zonder vaste werktijden van negen tot vijf lopen de uren al snel in elkaar over en merk je dat je tot laat in de avond aan het werk bent; weekenden en doordeweekse dagen beginnen op elkaar te lijken; vakanties worden iets waar je met vrienden in loondienst over praat, maar waar je zelf nooit de tijd voor hebt.

Het kan lastig zijn om je in te leven in digitale nomaden die hun freelance-leven vanaf een strand op Bali weten te leiden, maar zelfs het paradijs verliest zijn charme als je nooit tijd hebt om te ontspannen en bij te komen.

Top tip

Stel een flexibel schema op en spreek wat afspraken af over op welke momenten van de dag je werkt, hoeveel uur per week je werkt en wanneer je je volgende vakantie gaat boeken.

Je blijft maar “Ja!” zeggen

‘Yesitis’ is een kwaaltje waar alle freelancers wel eens last van hebben, maar het komt vooral veel voor bij beginnende freelancers. Zonder de zekerheid van een vast salaris is de verleiding groot om elk klusje aan te nemen dat klanten je aanbieden. Voor je het weet word je overspoeld door deadlines en heb je moeite om alles af te krijgen.

De neiging om te veel projecten op je te nemen wordt nog versterkt door wat de beroemde psychologen Kahneman en Tversky ‘de planningsdrogreden’ hebben genoemd – de aangeboren neiging van mensen om de tijd die nodig is om een taak af te ronden te onderschatten.

Top tip

Houd er bij opdrachten rekening mee (en breng het ook in rekening) dat ze vijftig procent meer tijd kosten dan je aanvankelijk had ingeschat. Als projecten veel samenwerking met anderen vereisen, kun je die oorspronkelijke schatting misschien beter verdubbelen. Oh, en leer ‘nee’ te zeggen. Dat kan heel krachtig zijn.

Uitstelgedrag is je tweede naam

Zelfs de meest efficiënte mensen stellen dingen uit. Er is er is duidelijk bewijs dat uitstelgedrag essentieel is zowel om de drang te creëren om taken af te ronden, als om onze creatieve inspiratie te voeden. Maar als je per uur factureert of als er een klant op je wacht om een opdracht af te leveren, is uitstelgedrag niet bepaald een handige eigenschap. Dit is een punt waar veel freelancers in de knoop raken.

Net zoals werknemers in loondienst omringd worden door prikkels om hun werk af te krijgen – zoals collega’s, agenda’s vol vergaderingen of de noodzaak om elke dag op een bepaald tijdstip op kantoor of online te zijn – moeten freelancers diezelfde prikkels zelf creëren om te voorkomen dat een paar uur uitstelgedrag uitloopt op een hele dag zonder werk.

Maak jezelf ook niet wijs dat je uitstelgedrag helemaal kunt vermijden. Je moet ruimte laten voor momenten waarop je niet productief bent. Tenzij je een bovenmenselijk concentratievermogen hebt, kost het je waarschijnlijk 50 uur of meer om 40 factureerbare uren per week te halen.

Top tip

Plan je uitstelgedrag in. Gun jezelf 30 minuten om op social media te surfen of het nieuws te lezen terwijl je van je ochtendkoffie geniet. Gebruik apps zoals Focus om te voorkomen dat je bepaalde websites of apps bezoekt, en wel 25 minuten per half uur. Of neem een wandeling tijdens de lunch op in je schema – zo combineer je een beetje beweging, frisse lucht en de kans om vrienden te bellen, een podcast te luisteren of even over dingen na te denken.

Jij bent je bedrijf – in zijn geheel

Als freelancen gewoon neerkwam op het doen van het werk waar je goed in bent voor één of meer klanten, zou tijdmanagement niet zo’n uitdaging zijn. Maar als freelancer ben je nu CEO, CFO, COO, CTO en CHRO, en tegelijkertijd de enige medewerker. Naast de daadwerkelijke opdrachten en projecten waar je mee bezig bent, moet je ook op zoek gaan naar nieuw werk, afspraken inplannen, facturen versturen, belastingaangifte doen, onkosten bijhouden, een pensioenregeling kiezen en eventuele technische problemen onderweg oplossen. Dit zijn allemaal nuttige levensvaardigheden en leerervaringen, maar ze vragen wel om tijd en uitstekende organisatorische vaardigheden.

Top tip

Als je het geluk hebt dat je agenda vol staat met werk, kijk dan eens eerlijk naar de waarde van je tijd en welke taken je wel en niet graag doet. Word daarna een meester in het uitbesteden van de rest aan andere tools of freelancers.

Zo heb ik bijvoorbeeld ooit een hele dag verspild met het proberen te installeren van een externe schijf voor een monitor, maar toen ontdekte ik via Fiverr een geweldige freelancer die technische ondersteuning op afstand biedt. Als ik nu problemen heb, schakel ik meteen mijn techneut in, die het snel voor elkaar krijgt, terwijl ik gewoon door kan werken voor mijn klanten.

Van automatische planning van vergaderingen Van tijdregistratiesoftware tot apps die je helpen bij het opstellen van facturen, het bijhouden van onkosten en het indienen van belastingaangiften: door zulke hulpmiddelen te gebruiken, werk je efficiënter en wordt het leven als freelancer een stuk aangenamer dan ooit tevoren.

Je bent nog steeds een professional – gedraag je dan ook zo

Hoewel de verleiding groot is om dat pak in de prullenbak te gooien en voortaan alleen nog maar sneakers en sandalen te dragen, moet je niet ook nog eens alle schijn van professionaliteit in rook laten opgaan. Discipline en toewijding zijn essentieel voor succes als freelancer.

Volgens Doodle’s eigen onderzoek, vindt bijna de helft van de professionals het erg irritant als deelnemers te laat op vergaderingen komen of eerder moeten vertrekken. Dus of het nu online is of in persoon: zorg ervoor dat je agenda up-to-date is en dat je de hele vergadering lang volledig aanwezig bent. Oh, en vergeet niet om je gepast te kleden. Zelfs voor freelance ontwikkelaars is pyjama in een Zoom-gesprek dat ziet er niet goed uit.

Deadlines zijn als freelancer nog belangrijker dan als werknemer. Je wordt beoordeeld op je woord en je vermogen om te presteren, dus organisatievermogen en het kunnen stellen van prioriteiten zijn essentiële eigenschappen. Onthoud: een goede freelancer is iemand die goed kan samenwerken en dankzij mond-tot-mondreclame of terugkerende klanten altijd genoeg werk heeft.

Top tip

Het helpt om vooruit te denken in plaats van altijd achter je schema aan te rennen. Kom bij alle vergaderingen – online en offline – vijf minuten te vroeg en gebruik die tijd om de best voorbereide persoon in die vergadering te zijn. Stel bovendien deadlines voor grotere projecten minstens één dag eerder vast, zodat je 24 uur speling hebt voor het geval je tegen problemen aanloopt.

In welke branche je ook zit: als je ervan droomt om voor jezelf te beginnen, maar je twijfelt over hoe je je tijd het beste kunt indelen, weet dan dat er tal van hulpmiddelen en diensten zijn die je kunnen helpen slagen. En met een beetje voorbereiding en strategie ligt succes als freelancer binnen handbereik. Wees er ook gerust op dat, hoewel het in het begin misschien wat chaotisch is, we werken wel aan veel vaardigheden op het gebied van tijdmanagement door herhaling en ervaring.

Om te leren hoe je je virtuele vergaderingen onder de knie krijgt – en al je klanten betrokken en loyaal houdt – Download ons onderzoeksrapport: “Op afstand de klantloyaliteit vergroten.”