De 10 grootste fouten die je moet vermijden tijdens bestuursvergaderingen van non-profitorganisaties

Het hoeft ons niet te verbazen dat bestuursvergaderingen nou eenmaal zo moeilijk leuk te vinden zijn. Het blijven tenslotte gewoon vergaderingen. Aangezien De gemiddelde persoon zit 13 dagen per jaar in zinloze vergaderingen, elke bijeenkomst met het woord ‘vergaderingen’ erin zorgt waarschijnlijk voor een collectieve zucht — in ieder geval in je hoofd, als het al niet hardop is.

Bestuursvergaderingen van non-profitorganisaties dat is een heel bijzondere evenwichtsoefening. Zo niet allemaal, dan toch waarschijnlijk de meeste deelnemers zijn vrijwilligers die zich uit passie of met een bepaald doel bij de non-profitorganisatie hebben aangesloten. Hun motivatie en enthousiasme staan buiten kijf. Maar er is nog steeds dat kleine probleem met dat woord ‘vergadering’. Door sommige van de ernstige fouten de non-profitorganisaties, net als allerlei andere soorten organisaties, vaak maken met hun bestuursvergaderingen, kun je ervoor zorgen dat jouw bestuursvergaderingen effectief en efficiënt blijven en, geloof het of niet, misschien zelfs leuk zijn.

1. Te vaak bestuursvergaderingen houden

Elk land, en misschien zelfs regio’s binnen landen, kan andere regels hebben over hoe vaak bestuursvergaderingen moeten plaatsvinden, waarbij jaarlijkse bestuursvergaderingen meestal het wettelijke minimum zijn. Als je non-profitorganisatie heel klein is, is één bestuursvergadering per jaar misschien wel genoeg. Maar naarmate non-profitorganisaties groeien, zullen er waarschijnlijk vaker vergaderingen moeten plaatsvinden.

Elk kwartaal is een prima middenweg tussen te vaak en niet vaak genoeg, maar het is beter om een bestuursvergadering bijeen te roepen wanneer dat nodig is, dan er elke maand een te plannen en vervolgens naar onderwerpen te moeten zoeken om de vergadering te vullen. Als het om vergaderingen gaat, geldt inderdaad: afwezigheid maakt het hart warmer.

2. Vergeten om vooruit te plannen

Abraham Lincoln, de zestiende president van de Verenigde Staten en een buitengewone organisator van bijeenkomsten, zei ooit: “Geef me zes uur om een boom om te hakken, en ik zal de eerste vier uur besteden aan het slijpen van de bijl.” Het is een mooie herinnering dat het meeste harde werk vaak al vóór het evenement zelf wordt gedaan. Zo’n oog voor detail zal ook indruk maken op je bestuur, want minder dan tweederde van de vergaderingen worden beschouwd als goed geleid.

• De organisator van de vergadering moet ervoor zorgen dat iedereen die erbij moet zijn minstens een week, of liever nog twee weken, voor de vergadering een uitnodiging krijgt. Het kan ontzettend lastig zijn om de agenda’s van een diverse groep mensen op elkaar af te stemmen.

• Gebruik een planningsprogramma zoals Doodle om bestuursvergaderingen te organiseren. Je kunt een enquête met mogelijke dagen en tijden rondsturen, zodat alle bestuursleden kunnen aangeven welke opties voor hen het beste uitkomen. Het programma geeft dan het tijdstip weer waarop de meeste mensen kunnen komen, wat de drukbezette organisator uren tijd bespaart.

• Wie je bestuursvergadering ook leidt – meestal is dat de voorzitter van het bestuur – moet er minstens een paar dagen van tevoren een agenda opstellen en rondsturen.

• Als je vergadering virtueel is — wat steeds vaker voorkomt en een goede optie is voor non-profitorganisaties, omdat je zo de kosten en het gedoe van het zoeken naar een locatie bespaart — controleer dan voor de vergadering of alle benodigde technologieën werken en of iedereen de link naar de vergadering heeft. Als je via Doodle plant, regelen wij dat voor je, net als bij elke andere afspraak.

3. Het allemaal veel te serieus nemen

Zelfs alleen al de term “bestuursvergadering” roept beelden op van pakken met dubbele knoopsluiting, leesbrillen en strenge gezichten. Zo hoeft het niet te zijn. Zitting hebben in het bestuur van een non-profitorganisatie is voor bijna alle betrokkenen waarschijnlijk een passieproject, dus die passie moet er blijven.

Waarom zou je de vergadering niet beginnen met een recent succesverhaal om de sfeer wat te verlichten en alle deelnemers er ook even aan te herinneren wat de missie van je non-profitorganisatie is – en daarmee precies te benadrukken waarom ze zich hier überhaupt voor hebben ingezet?

4. Verrassingen in je bestuursvergaderingen inlassen

Een bestuursvergadering is een moment voor enthousiasme, succes, overtuiging en zelfs creativiteit. Het is nooit het moment voor verrassingen. Heb je besloten de naam van je non-profitorganisatie te veranderen? Heb je het hoofd van de media-afdeling ontslagen? Is je CEO opgestapt om een ponchowinkel te openen in Oost-Antioquia? Zorg ervoor dat iedereen al deze informatie heeft voordat de vergadering begint — Gebruik de bestuursvergadering nooit als een kans om iedereen op de hoogte te brengen van het laatste nieuws en de roddels binnen de organisatie.

Ook moet je alle relevante achtergrondinformatie, zoals sectorrapporten, recente persberichten, interne onderzoeken en resultaten, ruim voor de vergadering delen. Er is niets zo frustrerend als vergaderingen die tien minuten moeten worden onderbroken terwijl iedereen belangrijke documenten doorbladert.

5. Je niet aan de timing houden

Het is bekend dat Alfred Hitchcock theatermanagers opdroeg de deuren te sluiten zodra zijn film Psycho begon, omdat hij vond dat zelfs een paar minuten te laat binnenkomen het plezier en de waardering van het publiek voor zijn meesterwerk zou bederven. De Meester van de Spanningsopbouw zou een uitstekende bestuursvoorzitter zijn geweest.

Volgens ons eigen onderzoek, bijna de helft van de mensen noemt deelnemers die te laat komen of te vroeg weggaan als een van hun grootste ergernissen tijdens vergaderingen. Als je al vanaf de allereerste vergadering duidelijke afspraken maakt – iedereen komt op tijd en vertrekt op tijd, geen telefoons of laptops – zul je daar later veel baat bij hebben.

De voorzitter, of degene die de vergadering leidt, moet er ook goed in zijn om de discussie op gang te houden en op schema te blijven. Een slimme tactiek is om een whiteboard (echt of virtueel) te gebruiken voor onderwerpen die ter sprake komen en besproken moeten worden, maar niet direct met het plan te maken hebben. Zo worden deze punten niet vergeten en kunnen ze door andere groepen of in een volgende bestuursvergadering worden opgepakt, zonder dat ze de huidige sessie uit de koers halen.

6. Ruimte geven voor lange commissieverslagen

Een van de belangrijkste redenen waarom bestuursvergaderingen uitlopen, is een agenda die lange mondelinge verslagen van commissies in de hand werkt. Als je non-profitorganisatie klein is, heb je misschien alleen updates van je uitvoerende, fondsenwervings- en financiële commissies. Maar naarmate non-profitorganisaties groeien, komen er vaak commissies bij die zich bezighouden met programma’s, audits, personeel, overheidsbeleid, speciale evenementen en strategische planning. Als elk van die verslagen al snel 20 minuten gaat duren, moet je de bestuursleden misschien vragen om proviand en een slaapzak mee te nemen.

Vermijd uitgebreide updates tijdens de bestuursvergadering zelf. Commissievoorzitters moeten een paar korte punten met de belangrijkste informatie delen, in plaats van een gedetailleerd verslag van de afgelopen maanden te geven. Zo hebben bestuursleden de tijd om vragen te stellen of opmerkingen te maken voordat je verdergaat met de volgende commissie-update. Als je je bestuursvergaderingen lekker strak wilt houden, deel deze korte updates dan alvast voor de vergadering via de agenda.

7. Vergeten dat bestuursleden een aanwinst zijn, en geen toezichthouders

Veel leidinggevenden hebben een hekel aan bestuursvergaderingen omdat ze het gevoel hebben dat ze voor de schooldirecteur moeten verschijnen. Maar al te vaak hebben ze het gevoel dat ze zichzelf en hun organisatie moeten uitleggen en verantwoorden aan een zaal vol toezichthouders die erop uit zijn om elke stap onder de loep te nemen en te bekritiseren.

Maar vanuit dat perspectief wordt het belangrijkste voordeel over het hoofd gezien dat besturen voor elke non-profitorganisatie bieden: ze bestaan meestal uit slimme, ervaren mensen met een goed netwerk die je non-profitorganisatie kunnen helpen slagen. Zodra je het bestuur gaat zien als probleemoplossers op hoog niveau in plaats van als strenge opzichters uit het verleden, wordt de bestuursvergadering een veel leukere, productievere en meer op samenwerking gerichte bijeenkomst.

8. Je niet richten op uitstekende minuten

Notulen maken van een bestuursvergadering is een kunst op zich. De notulen moeten alle actiepunten vastleggen, afspraken samenvatten, het quorum vermelden en de volgende stappen nauwkeurig weergeven, terwijl ze tegelijkertijd precies blijven en alles wat overbodig is achterwege laten. Ze moeten ook zo snel mogelijk na de bestuursvergadering worden verspreid, waarbij de actiepunten duidelijk zijn gemarkeerd en voor iedereen begrijpelijk zijn.

Onthoud dat notulen voor non-profitorganisaties juridische documenten zijn. Mocht je organisatie ooit in een rechtszaak of soortgelijke situatie terechtkomen, dan zijn de notulen van bestuursvergaderingen cruciale bewijsstukken om te begrijpen hoe beslissingen zijn genomen, in welke volgorde dat is gebeurd en waar de aansprakelijkheid mogelijk ligt.

Gezien het belang van notulen, moet de taak om ze op te stellen worden toevertrouwd aan iemand die het belang en nut ervan inziet en die tijdens de vergadering uitsluitend belast is met het vastleggen van wat er gebeurt.

9. Niet op de hoogte zijn van wettelijke vereisten

Elk land, en zelfs regio’s binnen landen, heeft een reeks wettelijke vereisten waaraan non-profitorganisaties moeten voldoen en die ze moeten naleven. Dit kan variëren van welke documenten ze openbaar moeten maken tot hoe ze hun marketing aanpakken. Maar een aantal wettelijke vereisten heeft waarschijnlijk wel betrekking op bestuursvergaderingen. De meest voorkomende zijn:

• Hoe vaak moeten non-profitorganisaties bestuursvergaderingen houden? Meestal is het minimum één keer per jaar, maar geloof ons niet zomaar op ons woord, want dit kan per regio verschillen.

• Het minimumaantal bestuursleden dat aanwezig moet zijn om een quorum te vormen — oftewel, om over belangrijke beslissingen te kunnen stemmen.

• Notulen moeten nauwkeurig zijn, overzichtelijk worden bewaard en toegankelijk zijn, omdat ze een essentieel juridisch bewijs vormen van hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. De bewaartermijn voor notulen kan per regio verschillen.

10. Geen follow-up doen

Net zoals de voorbereiding cruciaal is voor een geslaagde bestuursvergadering, geldt dat ook voor de nazorg. Het enige wat echt absoluut nodig is, is dat de notulen van de vergadering op tijd worden rondgestuurd.

Het loont echter de moeite om verder te kijken dan alleen het hoogstnodige:

• Stuur een oprecht bedankje naar de bestuursleden die vrijwillig hun tijd en energie steken in hun werk voor de organisatie. Een klein cadeautje eens per jaar is ook een leuk gebaar om je waardering te laten zien.

• Breng aankomende evenementen en programma’s onder de aandacht waar bestuursleden misschien aan mee willen doen of die ze graag binnen hun netwerken willen delen.

• Stuur een korte enquête rond om te horen wat de deelnemers vinden van hoe de vergadering is verlopen, of de gestelde doelen zijn gehaald en hoe deze in de toekomst verbeterd kan worden. Zelfevaluatie is een essentieel hulpmiddel om betere en productievere vergaderingen te plannen.

Dit zijn dus onze top tien van fouten die je moet vermijden bij het organiseren van bestuursvergaderingen voor je non-profitorganisatie. Er zijn tal van andere tips en checklists beschikbaar die je kunnen helpen bij het plannen en leiden van bestuursvergaderingen. Houd er echter rekening mee dat je bestuursvergadering net zo uniek moet zijn als je organisatie, ook al zijn er bepaalde punten die je wel moet afvinken.

Vermijd deze fouten, zorg ervoor dat de deelnemers betrokken blijven en neem slimme beslissingen, dan kan het niet echt misgaan.

Als je wilt weten hoe een andere non-profitorganisatie, Strategic Resource Group, Doodle gebruikt om haar bijeenkomsten te optimaliseren, bekijk onze casestudy.