Handleiding voor contact met klanten

Werk je in een functie waarin je veel met klanten te maken hebt? Vind je het frustrerend om tijd te vinden om met alle mensen te praten die je nodig hebt? We weten hoe lastig dat kan zijn, en daarom is Doodle er om je te helpen.

In ons ‘Client Facing Playbook’ willen we de uitdagingen beschrijven waarmee je te maken hebt en uitleggen hoe je die kunt overwinnen.

De grootste uitdagingen bij de planning

“Een tevreden klant is de allerbeste bedrijfsstrategie die er is.” - Michael LeBoeuf, bestsellerauteur en hoogleraar management.

De term ‘klantgericht’ omvat een breed scala aan beroepen en sectoren. Hieronder vallen onder andere managers op het gebied van werving en talentacquisitie, financieel adviseurs, verkopers van technologie en oplossingen, makelaars, adviseurs en accountmanagers.

Al deze functies hebben te maken met vrijwel dezelfde problemen als het om vergaderingen gaat.

• Dat eindeloze heen-en-weer-gemail. De meeste bedrijven vertrouwen nog steeds op tijdrovende en niet-geautomatiseerde manieren om afspraken in te plannen, zoals lukraak rondbellen of, erger nog, het eindeloze e-mailpingpongspel. Deze handmatige manier van plannen is niet alleen traag, maar het voortdurend schakelen tussen taken – zoals agenda’s checken en e-mails sturen over beschikbaarheid terwijl je nieuwe zakelijke kansen probeert te verkennen – kan ervoor zorgen dat medewerkers maar liefst 80 procent minder productief zijn.

• Mensen ontmoeten in verschillende tijdzones. Hoewel multinationals al gewend zijn aan de uitdagingen van werken in meerdere landen, continenten en tijdzones, wordt dit steeds meer een uitdaging waar ook kleine en middelgrote bedrijven mee te maken krijgen door trends zoals de opkomst van telewerken en de gig-economie.

• De juiste mensen op het juiste moment vinden. Een derde van de professionals denkt dat hun bedrijf eronder lijdt als de juiste mensen niet bij vergaderingen aanwezig zijn. Als niet alle belangrijke belanghebbenden en besluitvormers erbij zijn, kan dat belangrijke projecten vertragen, wat gevolgen heeft voor je klantervaring en je vermogen om waarde voor je klanten te creëren.

• Te veel slechte vergaderingen. De Amerikaanse econoom Thomas Sowell zei ooit: „Mensen die van vergaderingen houden, zouden nergens de leiding over moeten hebben.”

Volgens onze Verslag over de stand van zaken bij de vergaderingen, zo’n 70 procent van de drukbezette professionals in de VS, het VK en Duitsland vindt dat slechte vergaderingen hen kostbare tijd kosten. Voor 89 procent van de respondenten is een slechte organisatie de oorzaak van het probleem. Bij te veel vergaderingen ontbreekt een concrete agenda, terwijl de meeste voorbereidingsdocumenten meestal pas in de eerste 30 minuten van de vergadering zelf worden doorgenomen.

Hoe automatisering van het proces helpt

Er zijn een aantal voordelen aan het gebruik van een planningsprogramma zoals Doodle om het organiseren van je vergaderingen te automatiseren.

• Wie het eerst komt, het eerst maalt. Tien jaar geleden werd in een onderzoek in de Harvard Business Review het belang van de ‘één-uur-regel’ voor de verkoop benadrukt. Als een verkoper binnen een uur na het eerste contact contact opneemt met een potentiële klant, is de kans 60 keer zo groot dat hij die kans omzet in een klant, dan wanneer hij een volle 24 uur zou wachten met opvolgen.  In de tien jaar sindsdien is de 'één-uur-regel' de 'vijf-minuten-regel' geworden. Als je binnen vijf minuten contact opneemt met een nieuwe lead, is de kans 100 keer zo groot dat je hem of haar te pakken krijgt en 21 keer zo groot dat je hem of haar succesvol kunt kwalificeren, dan wanneer je het maar 30 minuten laat zitten.

• Maar liefst 78 procent van de klanten koopt bij het bedrijf dat als eerste op hun interesse reageert.

• Bouw betere relaties op. Het is vijf keer goedkoper om een bestaande klant te behouden dan om een nieuwe aan te trekken, dus richt je altijd op het koesteren van je bestaande klanten. De belangrijkste redenen waarom klanten de banden met hun huidige bureau, bedrijf of leverancier verbreken, komen bijna altijd neer op de relatie: ze voelen zich verwaarloosd, er is een gebrek aan vertrouwen, er heerst een gevoel van apathie ten opzichte van je bedrijf of dienst, of ze voelen geen positieve menselijke band. Als er één manier is om klanten het gevoel te geven dat ze totaal niet gewaardeerd worden, dan is het wel door het voor hen onmogelijk te maken om een geschikt tijdstip te vinden voor afspraken met jou en je team.

Door gebruik te maken van een geautomatiseerd afsprakenproces kun je aangepaste agenda’s aanmaken, waarmee je je beschikbaarheid met klanten kunt delen en hen de mogelijkheid geeft om zelf een afspraak in te plannen wanneer het hen uitkomt. Hierdoor voelen ze zich speciaal en wordt de druk van het plannen weggenomen bij je team.

Hoe de functies van Doodle je kunnen helpen

Boekingspagina

Onze Boekingspagina Het is in feite een unieke, gepersonaliseerde agenda waarin afspraaktijdvakken automatisch worden ingevuld volgens de regels die je zelf hebt ingesteld. Doodle maakt een unieke URL aan die je kunt delen. Iedereen met die link kan zonder enige moeite van jouw kant tijd in je agenda reserveren, waardoor het een echte gamechanger is voor professionals die veel met klanten werken en een groot aantal klantafspraken hebben.

Doodle 1-op-1-gesprekken

Een geweldige tool voor recruiters. Maak een 1-op-1-afspraak aan met verschillende mogelijke tijdstippen en stuur deze via e-mail of een specifieke link naar je gast. Doodle sluit aan op je agenda en afspraken worden automatisch gesynchroniseerd, zodat je altijd je realtime beschikbaarheid deelt. Zodra gasten een tijdstip kiezen, wordt dat in je agenda geblokkeerd en wordt het niet meer als optie aangeboden aan andere genodigden, om conflicten te voorkomen.

Doodle-groepen

Doodle-groepen is een van de meest gebruikte functies, omdat het een einde maakt aan dat eindeloze heen-en-weer-gemail. Het komt pas echt goed tot zijn recht als je dingen wilt organiseren zoals presentaties voor klanten, kwartaalanalyses, brainstormsessies en afdelingsbijeenkomsten. Wat vroeger 30 e-mails en 30 dagen kostte, kun je nu binnen enkele minuten regelen.

Bovendien hoef je je geen zorgen meer te maken over die tijdzone-problemen. Doodle herkent automatisch de lokale tijdzones van je gasten en toont de opties in hun lokale tijd, wat vooral handig is voor bedrijven met meerdere vestigingen of medewerkers op afstand.

In het volledige rapport dat bij deze pagina is bijgevoegd, kun je nog meer lezen over wat Doodle voor je kan betekenen.