Handbok för kundkontakter

Arbetar du med kundkontakt? Blir du frustrerad när du försöker hitta tid att prata med alla du behöver prata med? Vi vet hur stort problem det kan vara, och därför finns Doodle här för att hjälpa dig.

I vår handbok för kundkontakter vill vi belysa de utmaningar ni står inför och hur ni kan hantera dem.

De största utmaningarna när det gäller schemaläggningen

”En nöjd kund är den bästa affärsstrategin av alla.” - Michael LeBoeuf, bästsäljande författare och professor i företagsledning.

Begreppet ”kundorienterad” omfattar ett brett spektrum av yrkesgrupper och branscher. Detta inkluderar rekryterings- och talanganskaffningschefer, finansiella rådgivare, försäljare inom teknik och lösningar, fastighetsmäklare, konsulter och kundansvariga.

Alla dessa roller står inför mycket likartade problem när det gäller möten.

• Det oändliga mejlväxlandet. De flesta företag förlitar sig fortfarande på tidskrävande och icke-automatiserade metoder för att boka möten, till exempel slumpmässiga telefonsamtal eller, ännu värre, den eviga e-postpingpongen. Denna manuella metod för schemaläggning är inte bara långsam – det ständiga växlandet mellan olika uppgifter, som att kontrollera scheman och skicka e-post om tillgänglighet samtidigt som man försöker undersöka nya affärsmöjligheter, kan dessutom göra att medarbetarnas produktivitet sjunker med hela 80 procent.

• Att träffa människor i olika tidszoner. Även om multinationella företag redan är vana vid de utmaningar som det innebär att bedriva verksamhet i flera länder, på flera kontinenter och över flera tidszoner, blir detta en allt större utmaning även för små och medelstora företag på grund av trender som den ökande andelen distansarbetare och gig-ekonomin.

• Att hitta rätt personer vid rätt tidpunkt. En tredjedel av yrkesverksamma anser att deras företag drabbas negativt av att relevanta personer uteblir från möten. Om inte alla viktiga intressenter och beslutsfattare är närvarande kan det bromsa viktiga projekt, vilket påverkar kundupplevelsen och er förmåga att skapa värde för era kunder.

• Alltför många dåliga möten. Den amerikanske ekonomen Thomas Sowell sa en gång: ”Människor som gillar möten borde inte ha ansvar för någonting.”

Enligt vår Rapport om mötesläget, cirka 70 procent av de upptagna yrkesverksamma i USA, Storbritannien och Tyskland anser att dåliga möten kostar dem värdefull tid. För 89 procent av de tillfrågade är bristfällig organisation orsaken till problemet. Alltför många möten saknar en konkret dagordning, samtidigt som de flesta förberedande dokument oftast läses igenom under de första 30 minuterna av själva mötet.

Hur automatiseringen av processen underlättar

Det finns flera fördelar med att använda ett schemaläggningsverktyg som Doodle för att automatisera planeringen av dina möten.

• Den som är uppe tidigt får det bästa. För ett decennium sedan lyfte en studie publicerad i Harvard Business Review fram vikten av ”en-timmarsregeln” inom försäljning. När en säljare kontaktar en potentiell kund inom en timme efter den första kontakten är sannolikheten 60 gånger större att affärsmöjligheten leder till en kund än om säljaren väntar hela 24 timmar innan uppföljningen.  Under det senaste decenniet har ”en-timmarsregeln” blivit ”fem-minutersregeln”. Om du kontaktar en ny potentiell kund inom fem minuter är sannolikheten 100 gånger större att du når fram till dem och 21 gånger större att du lyckas kvalificera dem än om du väntar bara 30 minuter.

• Hela 78 procent av kunderna handlar från det företag som först reagerar på deras intresse.

• Skapa bättre relationer. Det är fem gånger billigare att behålla en befintlig kund än att värva en ny, så fokusera alltid på att vårda relationerna med dina befintliga kunder. De främsta anledningarna till att kunder bryter kontakten med sin nuvarande byrå, firma eller leverantör handlar nästan alltid om relationen: de känner sig försummade, det saknas förtroende, det finns en känsla av likgiltighet gentemot ditt företag eller din tjänst, eller så känner de inte någon positiv mänsklig kontakt. Om det finns ett sätt att få kunderna att känna sig helt ovärderade, så är det att göra det omöjligt för dem att hitta en lämplig tidpunkt för möten med dig och ditt team.

Genom att använda en automatiserad mötesprocess kan du skapa anpassade kalendrar, där du kan dela din tillgänglighet med kunderna och låta dem boka tid när de behöver det. Detta får dem att känna sig uppskattade och avlastar ditt team från mötesplaneringen.

Hur Doodle-funktionerna kan hjälpa dig

Bokningssida

Vår Bokningssida är i grunden en unik, personlig kalender där tidsluckor för möten fylls i automatiskt enligt dina förutbestämda regler. Doodle skapar en unik webbadress som du kan dela. Alla som har den länken kan boka tid i ditt schema utan att du behöver göra något, vilket gör det till en riktig game-changer för yrkesverksamma som arbetar med kunder och har ett stort antal kundmöten.

Doodle 1:1

Ett utmärkt verktyg för rekryterare. Skapa ett 1:1-möte med flera möjliga mötestider och skicka det till din gäst via e-post eller en specifik länk. Doodle integreras med din kalender och mötena synkroniseras automatiskt, vilket säkerställer att du alltid visar din tillgänglighet i realtid. När gästerna väljer en tid blockeras den i ditt schema och erbjuds inte längre som ett alternativ till andra inbjudna för att undvika kollisioner.

Doodle-grupper

Doodle-grupper är en av de mest använda funktionerna eftersom den gör slut på det ändlösa mejlväxlandet. Den kommer verkligen till sin rätt när man vill organisera saker som kundpresentationer, kvartalsvisa fördjupningsmöten, brainstorming-sessioner och avdelningsmöten. Det som tidigare krävde 30 mejl och 30 dagar kan nu klaras av på några minuter.

Dessutom slipper man alla problem med tidszoner. Doodle identifierar automatiskt gästernas lokala tidszoner och visar alternativen i deras lokala tid, vilket är särskilt användbart för företag med flera kontor eller medarbetare som arbetar på distans.

Du kan läsa ännu mer om vad Doodle kan göra för dig i den fullständiga rapporten som bifogas denna sida.