Hoe je volle lessen organiseert met één Boekingspagina

Als je groepslessen geeft in de gezondheidszorg, staat je agenda vol met meer dan alleen sessies. Je houdt je ook bezig met vragen bij de intake, details over verzekeringen of contante betalingen, herinneringen en last-minute wijzigingen. Elke extra e-mail of telefoontje betekent minder deelnemers aan de les en meer tijdverspilling.

Er is een eenvoudigere manier om je agenda vol te houden. Met één Boekingspagina kun je overal één link delen, patiënten een geschikt tijdstip laten kiezen en de betaling innen wanneer dat nodig is. Voeg slimme herinneringen toe en je zult zien dat er minder gaten in je agenda zitten en je betere resultaten behaalt.

In deze handleiding leer je hoe je Boekingspagina's voor je groepsprogramma's kunt opzetten, deze als centrale link kunt gebruiken en kunt koppelen aan Doodle-tools die je helpen om alles goed georganiseerd te houden.

Dit handboek is geschikt voor diabetesvoorlichting, zwangerschapscursussen, hartrevalidatiegroepen, stoppen-met-roken-programma’s en workshops over valpreventie. Je krijgt duidelijke stappen, tips over privacy en voorbeelden die je vandaag nog kunt gebruiken.

De uitdaging waar professionele groepslesdocenten voor staan

Je week bestaat uit een mix van lesgeven en administratie. Het lastigste zit hem meestal in het plannen.

• Patiënten bellen om te vragen naar openingstijden en prijzen

• Doorverwijzende zorgverleners willen een makkelijke manier om mensen naar je door te sturen

• No-shows verstoren je werkritme en zorgen voor omzetverlies

• Je moet de privacy van de deelnemers beschermen en voorkomen dat je PHI deelt

• Je wilt eenvoudige tools die je team zonder training kan gebruiken

Zonder één simpel aanmeldingsproces haken mensen snel af. Je kunt ook te veel of te weinig boekingen krijgen, omdat je je werkelijke capaciteit niet in één oogopslag kunt zien.

Waarom dit belangrijk is voor instructeurs van groepslessen

Het vullen van behandelsessies draait niet alleen om de cijfers — het heeft invloed op de resultaten voor je patiënten en op je winst.

• Volledige groepen zorgen voor onderlinge steun en zorgen ervoor dat mensen zich beter aan de behandeling houden

• Minder gaten betekent meer omzet per uur

• Een duidelijke planning zorgt voor vertrouwen bij zorgverleners en patiënten

• Minder administratie geeft je tijd voor voorbereiding, documentatie en rust

Met één enkele Boekingspagina stuur je mensen meteen naar de juiste sessie, zonder dat ze heen en weer hoeven te klikken. Voeg simpele regels en aanwijzingen toe, en je lessen blijven vol.

Maak één Boekingspagina aan als centraal punt voor je lessen

Je Boekingspagina is de enige link die je op je website, flyers en via aanbevelingen deelt. Stel hem één keer in, en laat hem daarna elke dag voor je werken.

Stap 1: Koppel je agenda

• Koppel Google Calendar, Microsoft Outlook of Apple Calendar

• Kies in welke agenda Doodle moet kijken of je al bezet bent

• Houd persoonlijke afspraken privé en zorg ervoor dat die tijden niet geboekt kunnen worden

Je zult nooit een tijdstip aanbieden dat botst met de openingstijden van de praktijk of andere afspraken.

Stap 2: Breng je lesbeschikbaarheid in kaart

• Voeg terugkerende blokken toe die aansluiten op je lesrooster, bijvoorbeeld di en do van 17.00 tot 18.00 uur.

• Stel een boekingsperiode in (bijv. 14 dagen van tevoren) om de vraag te beheren

• Zorg voor wat extra tijd voor en na de lessen om de ruimte klaar te maken en aantekeningen te maken

Als je onderwerpen afwisselt, zet dat dan bij de titel van het tijdsblok (bijv. Basisinformatie over zwangerschap of Maaltijdplanning bij diabetes).

Stap 3: Schrijf duidelijke, patiëntvriendelijke informatie

Doodle Pro bevat door AI gegenereerde beschrijvingen van vergaderingen. Gebruik het om instructies op te stellen en pas vervolgens de toon aan zodat die bij jouw stijl past.

• Houd de titel kort en duidelijk (bijv. Cursus diabetesvoorlichting)

• Vermeld wat je mee moet nemen en voor wie de les geschikt is

• Voeg opmerkingen toe over parkeren of toegankelijkheid voor sessies ter plaatse

Duidelijkheid vermindert angst en zorgt ervoor dat je minder vragen hebt.

Stap 4: Voeg de juiste intakevragen toe

Verzamel alleen wat je nodig hebt om iemand in de juiste groep te plaatsen — vermijd vertrouwelijke medische gegevens.

• Vraag naar de voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres

• Voeg één veiligheidsvraag toe, bijvoorbeeld: “Zijn er problemen met de mobiliteit?”

• Voeg een veld toe voor een kort bericht over speciale behoeften (bijv. een verzoek om een tolk)

Sla klinische gegevens op in je EPD, niet in Doodle.

Stap 5: Schakel de betalingsfunctie in als dat nodig is

Als je les contant moet worden betaald of als er een aanbetaling nodig is, koppel dan Stripe aan je Boekingspagina.

• Stel een vergoeding of aanbetaling vast om het aantal no-shows te verminderen

• Bied flexibele betaalopties aan via Stripe

• Vermeld in de beschrijving het terugbetalings- of annuleringsbeleid

Je kunt 1:1 ook gebruiken voor betaalde beoordelingen en hetzelfde Stripe-account blijven gebruiken.

Stap 6: Gebruik herinneringen en deadlines

• Stel automatische e-mailherinneringen in, 24 uur en 2 uur voor de les

• Stel een boekingsdeadline in (bijv. 2 uur voor aanvang)

• Stuur nog een bedankje met de volgende stappen of hand-outs

Herinneringen zorgen ervoor dat er minder mensen niet komen opdagen. Deadlines helpen je bij het plannen van het materiaal en de indeling van de ruimte.

Stap 7: Voeg je locatie en gereedschap toe

• Voor telegeneeskunde kun je Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Cisco Webex gebruiken

• Als je langskomt, vul dan het adres en het kamernummer in

• Voeg indien nodig een link naar een kaart of parkeerinstructies toe

Doodle voegt de link of locatie van de vergadering automatisch toe aan de uitnodiging.

Maak van één link een volledige lijst

Je hebt geen dozijn links nodig. Eén Boekingspagina kan al je lessen vullen — als die maar makkelijk te vinden is.

Zet je link overal waar patiënten kijken

• Website: Voeg een knop ‘Boek een les’ toe

• Posters en flyers: Gebruik een QR-code

• E-mailhandtekeningen: voeg ze toe aan die van jou en die van de receptie

• Biografieën op sociale media

• Informatiebladen voor zorgverleners

Maak het de doorverwijzers makkelijk

• Stuur je Boekingspagina per e-mail naar lokale klinieken of zorgcoördinatoren

• Geef ze een korte zin die ze in de ontslaginstructies kunnen overnemen

• Maak een korte tekst die het personeel aan patiënten kan voorlezen via de telefoon

Houd bij wat werkt

• Gebruik UTM-tags voor je Boekingspagina op je website en in je advertenties

• Kijk eens welke bronnen de meeste boekingen opleveren

• Concentreer je op de kanalen die het beste presteren

Beheer capaciteit, privacy en naleving

Groepssessies hebben hun eigen specifieke behoeften. Met deze functies kun je ze effectief beheren.

Houd het aantal zitplaatsen per sessie bij met een Inschrijflijst

Je boekingspagina trekt mensen aan. Gebruik een Inschrijflijst om de capaciteit van de sessies te beheren.

• Maak evenementen aan, voeg tijdvakken toe en stel een maximum aantal plaatsen in

• Voeg een link naar de Inschrijflijst toe in de beschrijving of bevestiging van je Boekingspagina

• Nieuwe aanmeldingen automatisch stoppen als het vol is

Houd namen privé in groepsgesprekken

Gebruik ‘Deelnemersgegevens verbergen’ (Doodle Pro) om je privacy te beschermen.

• Alleen je naam is voor iedereen zichtbaar

• De deelnemers zijn alleen voor jou zichtbaar

• Gebruik bij afdrukken initialen of ID-nummers

Bescherm gevoelige informatie

• Verzamel geen PHI (diagnoses, verzekeringsgegevens) op Boekingspagina's

• Gebruik je EPD voor een veilige intake

• Doodle hanteert beveiligings- en nalevingsnormen op bedrijfsniveau

Voorkom no-shows en last-minute gaten

Gebruik kleine veranderingen om de opkomst te verbeteren:

• Vraag een aanbetaling aan via Stripe

• Zet duidelijke annuleringsregels in de beschrijving

• Schakel e-mailherinneringen en sms-herinneringen in met Zapier

• Maak wachtlijsten aan met behulp van Inschrijflijsten

• Voeg alternatieve sessietijden toe aan je bevestigingsmail

Geef hybride lessen en lessen via telezorg zonder gedoe

Je kunt zowel online als persoonlijke afspraken vanaf één Boekingspagina beheren.

• Gebruik de ingebouwde videolinks (Zoom, Meet, Teams, Webex)

• Voeg een opmerking toe: "Kom 5 minuten eerder, zodat je de geluidskwaliteit kunt controleren"

• Bij hybride sessies moet je zowel de locatie als de video-info weergeven

• De tijdzones worden automatisch aangepast voor deelnemers op afstand

• Voeg hand-outs of voorbereidingsnotities toe

Hulpmiddelen en oplossingen die dit mogelijk maken

Hier is een overzicht van de functies van Doodle die het plannen van groepslessen ondersteunen:

Gebruik nu wat je nodig hebt — breid later uit.

Voorbeelden uit de praktijk

Voorlichtingsreeks over diabetes

• Boekingspagina: dinsdag om 17.00 uur en zaterdag om 10.00 uur

• Stripe: er is een aanbetaling van $10 geïnd

• Inschrijflijst: 12 plaatsen per sessie

• Resultaten: Minder afzeggingen, regelmatige aanwezigheid bij de lessen

Fitness en voorlichting tijdens de zwangerschap

• Een combinatie van fysieke bijeenkomsten en Zoom-sessies, duidelijk aangegeven

• AI-beschrijving die qua toon aansluit bij het merk van de kliniek

• Intake: Alleen een simpele vraag over mobiliteit

• Resultaten: Meer doorverwijzingen en snelle aanmeldingen via Instagram

Groep voor het stoppen met roken

• Groepspoll om het ideale tijdstip te kiezen

• Zapier stuurt ’s ochtends een herinnerings-sms

• De namen van de deelnemers zijn om privacyredenen verborgen

• Resultaten: Veel bezoekers en doorverwijzingen van huisartsen

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

• Meerdere boekingslinks delen — zorgt voor verwarring

• Het vragen om PHI op openbare aanmeldingspagina’s

• Kosten of het terugbetalingsbeleid pas in de laatste stap laten zien

• Herinneringen overslaan

• Verwijzers laten raden hoe ze kunnen helpen

Eén link. Duidelijke info. Veilig proces.

Belangrijkste punten

• Met één enkele Boekingspagina kun je je volledige programma beheren

• Gebruik Stripe om het aantal no-shows te verminderen en de aanwezigheid te bevestigen

• Gebruik dit samen met Inschrijflijsten om de capaciteit te beheren

• Bescherm de privacy met ‘Deelnemersgegevens verbergen’

• Zorg ervoor dat je systeem aan de regels voldoet en patiëntvriendelijk is

Ga aan de slag met een betere planning

Je hebt geen nieuwe website of groot administratieteam nodig om je volgende sessie vol te krijgen. Maak één Boekingspagina aan, koppel je agenda en laat patiënten zelf het beste tijdstip kiezen. Doodle voegt videolinks toe, int de betaling en stuurt herinneringen, zodat jij je volledig op de zorg kunt richten.

Maak vandaag nog je Boekingspagina aan: