Hoe ziet de eerste week eruitvoor je nieuwe medewerker zelf?

Na bijna negen jaar bij mijn vorige werkgever begon ik eerder dit jaar bij Doodle, en doorliep ik voor het eerst in lange tijd weer een onboarding als nieuwe medewerker. Wat je niet op papier of op een scherm kunt meten, is dat warme gevoel als je nieuwe collega’s ontmoet en in het echt een werkrelatie opbouwt. Ik had dan ook veel geluk dat ik al vóór mijn officiële start werd uitgenodigd voor de offsite van het bedrijf.

De eerste weken kunnen de betrokkenheid van een nieuwe medewerker bij de nieuwe werkgever, en het plezier in het werk, maken of breken. Denk er maar eens over na: het zijn nog de wittebroodsweken, en beide kanten steunen elkaar. Vooral de werkgever wil een stevige onboarding bieden, zodat de nieuwe medewerker de komende maanden en jaren kan opbloeien. En als nieuwe medewerker wil je een goede indruk blijven maken en vliegend van start gaan door al vroeg impact te maken.

Mensen die positieve ervaring geven, vraagt voorbereiding en planning, van HR en van de hiring manager. Zonder dat loop je het risico je nieuwe medewerker in de eerste weken alweer kwijt te raken. Het oude gezegde “een goede voorbereiding is het halve werk” gaat hier zeker op.

In dit stuk lees je waarom de eerste week misloopt en wat dat kost. Je vindt een CMI-model om het inwerken goed te doseren, een toolkit voor nieuwe medewerkers, waar Time OS helpt, en een voorbeeld van een eerste week dat je kunt aanpassen.

Omdat die week afhangt van mensen die hun eigen week al vol hebben. De manager, de buddy en de collega’s die de nieuwe medewerker moet leren kennen, moeten allemaal tijd vinden, en de uitnodigingen gaan meestal één voor één de deur uit, als de nieuwe collega er al is.

Dat is te merken. Volgens Gallup zegt maar 12% van de Amerikaanse werknemers dat hun bedrijf de onboarding goed aanpakt.

De overdracht tussen teams maakt het nog lastiger. In een enquête uit 2025 van Enboarder onder 1.000 HR-leiders in de VS, het VK en Australië noemde maar 36% de overdracht tussen recruitment, HR en hiring managers bij de onboarding “naadloos.”

Bronnen: Gallup, Onboarding new employees: checklist and tips · Enboarder, 2025 HR Leader Survey: Winning the First 90 Days

Nieuwe medewerkers vormen snel een oordeel. Een week vol lege middagen en verzette kennismakingen vertelt ze hoe het bedrijf werkt, nog voordat iemand er een woord over heeft gezegd.

Vroegtijdig vertrek is een groeiende zorg. In dezelfde enquête van Enboarder zei 61% van de HR-leiders dat het aantal mensen dat al snel weer vertrekt de afgelopen 12 maanden was gestegen.

De manager maakt het grootste verschil. Gallup ontdekte dat medewerkers 3,4 keer zo vaak het gevoel hebben dat hun onboarding geslaagd is als hun manager er actief aan meedoet. In de praktijk begint dat ermee dat de tijd van de manager vanaf dag één in de agenda van de nieuwe medewerker staat.

Volgens mij is de eerste week het makkelijkste deel van de onboarding om goed te doen, want bijna alles kun je al boeken voordat de nieuwe collega er is.

Bronnen: Enboarder, 2025 HR Leader Survey: Winning the First 90 Days · Gallup, Onboarding new employees: checklist and tips

Volgens de gids van het Chartered Management Institute over het organiseren van het inwerken spreid je dat over dagen en weken. De gids beschrijft drie fasen, en raadt aan om elke nieuwkomer een mentor te geven en een lijst met de mensen die hij of zij moet leren kennen. Kies een fase en zie hoe die zich vertaalt.

De eerste week valt binnen fase 1 en het begin van fase 2. Het grootste deel bestaat uit afspraken, en daarom kun je die week van tevoren plannen en boeken.

Bron: CMI, Organising the induction of new recruits

Onboarding werkt het best als de nieuwe medewerker zelf ook meedoet. In haar rapport over onboarding voor de SHRM Foundation schrijft Talya Bauer dat nieuwe medewerkers “hun eigen onboarding moeten ondersteunen door actief sterke relaties op te bouwen.” Dit raadt het onderzoek aan, en het is de moeite waard om het vóór dag één met je volgende nieuwe medewerker te delen.

Leren: stel vroeg vragen

1. 1.Vraag naar de ongeschreven regels. Bauer waarschuwt dat “passieve methoden maar heel weinig inzicht opleveren in de bedrijfscultuur en de ongeschreven regels,” zoals het lezen van het personeelshandboek. Met vragen laat je bovendien zien dat je wilt leren hoe dingen werken.
2. 2.Zorg dat duidelijk is wat er van je verwacht wordt. Gallup ontdekte dat nieuwe medewerkers duidelijke verwachtingen willen en moeten “begrijpen waarom en hoe hun functie in het grotere geheel past.” Vraag het je manager in week één.
3. 3.Neem de tijd. Volgens Gallup duurt het meestal zo’n 12 maanden voordat nieuwe medewerkers op hun best presteren, dus de eerste weken zijn om te leren.

Verbinden: bouw bewust relaties op

1. 1.Maak tijd voor een praatje. Bauer raadt informele koffiemomenten en lunches aan, en meedoen aan bedrijfsevenementen, om al vroeg werkrelaties op te bouwen.
2. 2.Zoek een mentor. Gallup en het CMI raden allebei aan om nieuwe medewerkers aan een mentor te koppelen: iemand bij wie je terechtkunt met de vragen die je je manager misschien liever niet stelt.
3. 3.Boek je eigen kennismakingen. Zet je lijst met mensen die je wilt ontmoeten in de eerste maand om in gesprekken, via de boekingspagina’s van collega’s.

Laten zien: ga voor een vroeg succes

1. 1.Vraag vroeg om feedback. Om feedback vragen staat op de checklist van Bauer voor nieuwe medewerkers. Zet er een datum voor in de agenda, een paar weken na je start.
2. 2.Kies één vroeg succes. Volgens dezelfde checklist laat je al vroeg successen zien. Iets kleins en nuttigs dat je in de eerste maand kunt afronden, is genoeg.

Het plan hieronder zet dit allemaal op één pagina. Druk het af of sla het op als pdf vóór dag één.

Als ik een nieuwe medewerker één advies mocht geven, dan zou het zijn: behandel de lijst met mensen als je eerste project. Het werk wordt een stuk logischer zodra je weet wie erachter zit.

Bronnen: Talya Bauer, Onboarding New Employees (SHRM Foundation) · Gallup, Onboarding new employees: checklist and tips · CMI, Organising the induction of new recruits

Het haalt het heen-en-weer uit elke kennismaking, zodat je de week van tevoren kunt plannen.

1. 1.Find Time voor de manager. Zie wanneer de manager, de buddy en het team vrij zijn, en boek het welkom en de eerste 1:1 in een paar klikken. Find Time zit in de Team- en Enterprise-abonnementen.
2. 2.Groepspolls voor kennismakingen met het team. Bied een paar tijden aan voor een teamlunch of welkomstsessie en laat mensen stemmen. Niemand heeft een account nodig om te stemmen.
3. 3.Boekingspagina’s voor kennismakingsgesprekken. Collega’s van verschillende afdelingen delen een boekingspagina, en de nieuwe medewerker kiest tijden die uitkomen.
4. 4.Inschrijflijsten voor trainingen en introductiesessies. Beginnen er meerdere mensen in dezelfde maand? Geef elke sessie dan één keer, met een vast aantal plaatsen. Nieuwe medewerkers kiezen de sessie die hun uitkomt, zonder dat ze een account nodig hebben.
5. 5.Regels die de week beschermen. Buffertijd en vergaderlimieten voorkomen dat dag één verandert in een aaneenschakeling van kennismakingen.

Wie boekt de eerste week: HR of de manager?

Meestal allebei. HR maakt het plan en zet de polls uit, en de manager boekt de afspraken waarbij hij of zij nodig is. Iedereen koppelt de eigen agenda en is eigenaar van de eigen boekingspagina’s, dus niemand boekt namens iemand anders in diens agenda.

De beste eerste weken die ik heb gezien, waren gepland als een kort project: een lijst met mensen, elke dag een paar geboekte sessies, en ruimte om alles te laten bezinken.

Kies een dag en zie wie de nieuwe medewerker ontmoet, wat er al in de agenda staat en hoe het daar terechtkwam. Het is een voorbeeldweek om aan te passen aan je eigen team.

Een voorbeeldweek, gebaseerd op het advies van het CMI om het inwerken te spreiden. Pas de mensen en tijden aan aan je team.

Waar begin je?

1. 1.Maak de lijst met mensen. Iedereen die de nieuwe medewerker in de eerste maand moet ontmoeten, met de reden voor elke kennismaking.
2. 2.Boek eerst de vaste momenten. Het welkom, de eerste 1:1 en de wekelijkse check-ins, vóór dag één.
3. 3.Laat de nieuwe medewerker de rest boeken. Deel boekingspagina’s voor kennismakingen, zodat de nieuwe medewerker zelf tijden kiest die passen rond het leren.