55 trucchi per il calendario approvati da Doodle che cambieranno la vostra vita

Vi siete mai chiesti come far funzionare il vostro calendario? Questo elenco è la soluzione ideale. Continuate a leggere per scoprire 55 consigli super pratici per portare il vostro calendario a un livello superiore. Perché 55? Quando si vive e si respira programmazione e produttività come noi, è difficile fermarsi una volta che si inizia...

Inizia con questi trucchi del calendario

Diventa digitale

Se utilizzate ancora un calendario cartaceo, probabilmente state ancora giocando a ping-pong con le e-mail ogni volta che dovete programmare una riunione. Un calendario online offre molte più funzionalità di uno cartaceo: pianificazione intelligente, calendari collaborativi, promemoria degli eventi e altro ancora. Il vostro calendario da parete Cat of the Month è in grado di fare tutto questo? Smettete di leggere questo articolo e prendete confidenza con un calendario digitale - suggerimento! Probabilmente ce n'è uno sul desktop del vostro computer che aspetta solo di essere scoperto - poi tornate. Perché non provare Doodle, già che ci siete? Vi aspettiamo.

Mantenere la semplicità

Se utilizzate più di un'agenda, è inevitabile che prima o poi vi sfugga un evento importante o un appuntamento urgente. Limitatevi a una sola agenda online e imparate a farla funzionare per voi: questa guida è un buon punto di partenza.

Sincronizzare il calendario di Google

Non dimenticate di sincronizzare il calendario online gratuito di Doodle con il vostro software di calendario preferito: tutte le riunioni programmate con Doodle appariranno automaticamente nel vostro calendario. È facilissimo!

Conoscere se stessi

Dopo aver scelto un calendario digitale con cui lavorare e averlo sincronizzato con Doodle per tenere traccia delle riunioni, è il momento di riempirlo con tutti gli eventi e gli impegni che sono sulla vostra agenda online. Prima di lasciarvi trasportare da blocchi temporali e codici colore (vi parleremo di questi trucchi più avanti: in parole povere, li trovate qui), prendetevi un minuto per riflettere sulle vostre preferenze di pianificazione. È fin troppo facile entusiasmarsi e riempire le mattine di riunioni a colazione, per poi ricordarsi che in realtà non si è coerenti finché non si è bevuto il terzo caffè alle 10 del mattino. Riflettere sul tipo di orario che funziona realisticamente per voi eviterà che diventiate troppo impegnati, troppo stanchi e poco motivati!

Non ha senso fissare un appuntamento...

... se non riuscite a ricordarvi di rispettarlo. Non inserite una riunione nel vostro calendario e poi dimenticatela! C'è un modo semplicissimo per assicurarsi che il vostro calendario non sia "lontano dagli occhi, lontano dal cuore". Siete pronti? Eccolo:

Impostare il calendario online come sfondo del desktop

Ogni volta che vi collegate al computer, vedrete esattamente cosa avete in programma per il giorno, la settimana e il mese.

Utilizzare i promemoria degli eventi

Per essere doppiamente sicuri di essere in regola con tutti gli impegni, assicuratevi di attivare i promemoria degli eventi: queste notifiche automatiche vi terranno in riga.

Ma non usate le impostazioni predefinite dei promemoria!

Quando avete un'agenda piena, l'ultima cosa di cui avete bisogno è una raffica di promemoria per gli eventi. Giocate con le impostazioni del vostro planner per personalizzare i promemoria in base alle vostre esigenze. Forse non avete bisogno di promemoria per gli eventi ricorrenti. Se un promemoria 2 minuti prima di una riunione è meno fastidioso di un promemoria 15 minuti prima, impostate un orario più breve. Se invece alcune riunioni richiedono una maggiore preparazione, impostate un promemoria che scatti, ad esempio, un'ora prima di queste riunioni.

Non perdete il vostro flusso

I promemoria sono ottimi... purché non interrompano il flusso di lavoro. A volte la notifica di un evento via e-mail è tutto l'incoraggiamento di cui avete bisogno per interrompere i pensieri profondi e cliccare sulla vostra casella di posta. E se aprite l'invito all'evento, potreste anche leggere le altre e-mail... giusto? Se questa situazione vi suona familiare, evitate la posta in arrivo e impostate invece le notifiche sul desktop.

Preferite tutte le informazioni in una volta sola?

Alcuni calendari consentono di scegliere un'e-mail di agenda giornaliera invece di ricevere promemoria e notifiche durante la giornata. E se preferite vedere le cose "a colpo d'occhio"...

Utilizzate la Dashboard personalizzata di Doodle

Tutti i sondaggi e le richieste di riunione sono visualizzati qui, in un unico posto. Semplice!

Riunioni più intelligenti per persone impegnate

Usare Doodle per programmare le riunioni

Per prima cosa, confermate le riunioni e inseritele nel vostro calendario con il minimo sforzo, utilizzando le richieste di invito alle riunioni di Doodle. Suggerite gli orari, invitate i partecipanti e lasciate che votino i loro orari preferiti, quindi selezionate l'opzione migliore e comunicatela ai partecipanti tramite un link o un'e-mail.

Inviare inviti al calendario

Una volta trovato l'orario migliore per incontrarsi, con Doodle Premium è possibile inviare un invito al calendario a tutti i partecipanti, in modo che la riunione venga automaticamente inserita nel *calendario di tutti. Bello, vero? Se volete provare, iniziate la prova di Doodle Premium. Se siete già utenti di Doodle Premium, probabilmente saprete che potete anche...

Inviare promemoria e aggiornamenti

Se volete inviare un promemoria personalizzato ai partecipanti alla riunione o aggiornarli con qualsiasi nuova informazione relativa alla riunione, Doodle Premium vi permette di fare anche questo. Abbiamo già detto che la versione di prova è gratuita?

Utilizzare Doodle 1:1

Gli utenti Premium hanno anche accesso a Doodle 1:1, uno strumento intuitivo per organizzare riunioni individuali. È come una normale richiesta di invito a una riunione, ma è ancora più semplice. Inviate un invito con alcuni orari possibili, aspettate che l'altra persona confermi l'orario preferito e poi inserite l'incontro nel vostro calendario... aspettate, abbiamo detto "inserite l'incontro nel vostro calendario"? Cioè, sedetevi e rilassatevi: l'abbiamo già inserita per voi.

Creare riunioni ricorrenti

Se la vostra settimana lavorativa inizia sempre con la riunione del lunedì mattina, o se avete una regolare sessione di feedback con il vostro manager, non perdete tempo a inserire le stesse riunioni settimana dopo settimana: impostate queste riunioni come ricorrenti e appariranno automaticamente nel vostro calendario.

Regolate le vostre fasce orarie!

La maggior parte dei calendari online utilizza fasce orarie di 30 minuti e un'ora come impostazione predefinita. Se non modificate queste impostazioni, vi ritroverete a programmare 30 minuti per chiamate che dovrebbero durare al massimo 20 minuti e un'ora per riunioni che potrebbero essere completate in 45 minuti. Personalizzate le fasce orarie per programmare le riunioni in modo più efficiente.

Programmare le riunioni a blocchi

È una delle cose più irritanti delle riunioni: quando sono mal pianificate e organizzate, le riunioni possono distrarre dal lavoro vero e proprio che si deve svolgere ogni giorno. Le ricerche dimostrano che per raggiungere lo "stato di flusso" è necessario un periodo di tempo libero da distrazioni e che, ogni volta che si viene interrotti, occorrono in media 25 minuti per ritrovare la concentrazione. Ritagliatevi il tempo necessario per affrontare compiti complessi, programmando le riunioni a gruppi, ad esempio tre riunioni una dopo l'altra nel pomeriggio, anziché distanziarle nel corso della giornata.

Entrare in contatto

Mantenete le informazioni di contatto di tutti gli invitati alla riunione nel vostro evento di calendario, in modo che siano facilmente raggiungibili in qualsiasi momento - Doodle Premium lo fa automaticamente con gli inviti di calendario. Se la riunione si svolge a distanza, aggiungete anche i nomi di Skype!

Utilizzare titoli intelligenti

Etichettare ogni riunione nel calendario come "Riunione" non è solo poco fantasioso, ma anche inutile. Date a ogni riunione un titolo specifico, in modo da poter vedere esattamente cosa c'è in agenda: "Aggiornamento del budget" o "Presentazione" sono molto più informativi di "Riunione".

Posizione, posizione

Non dimenticate di annotare il luogo di ogni riunione: vi eviterà di perdere tempo all'ultimo minuto cercando di capire dove dovrete essere.

Passate meno tempo a programmare e più tempo a fare. Registratevi per una prova gratuita di 14 giorni.

Consigli per la gestione del tempo che potete adottare subito

Integrare la lista delle cose da fare

La maggior parte dei calendari digitali consente di integrare la lista delle cose da fare (To-Do), in modo da poter visualizzare le attività del giorno insieme agli appuntamenti della giornata. La tentazione di riempire ogni spazio libero del calendario con riunioni e impegni sociali può essere forte: uno sguardo alla lista delle cose da fare in quindici punti all'angolo dello schermo potrebbe indurvi a usare il vostro tempo in modo più saggio...

Non programmare le attività in base alle riunioni

Se non date lo stesso peso alle vostre attività quotidiane e alle vostre riunioni quotidiane, potreste ritrovarvi a correre per finire tutto quello che c'è sulla vostra lista, o a stipare un compito che di solito richiede un'ora in tre pause di 20 minuti. Programmando le attività e le riunioni si evita un eccesso di programmazione e si hanno maggiori possibilità di portare a termine il lavoro. A questo proposito, perché non provare...

Blocco del tempo

Se va bene per Richard Branson e Michelle Obama, allora vale la pena provare. Il time-blocking prende il concetto di lista delle cose da fare e lo traduce in un formato di calendario: in pratica, si assegna una porzione di tempo per ogni compito e lo si tratta come se fosse un qualsiasi altro impegno sul calendario. Assegnare un limite di tempo per ogni compito significa che probabilmente lo completerete in modo più efficiente; inoltre, tradurre quell'irrealistico elenco di 37 punti in blocchi di tempo potrebbe farvi rivalutare quali compiti sono importanti e quali possono essere delegati, rimandati o addirittura dimenticati.

Date le priorità!

Quando si tratta di bloccare il tempo, assicuratevi di affrontare per primi i compiti più importanti. I piani cambiano e le distrazioni sono frequenti, quindi datevi la possibilità di portare a termine il lavoro più urgente ogni giorno.

Pensare in piccolo

Avete mai sentito parlare di microprogrammazione? Si tratta di un sistema che consente di programmare il proprio tempo fino al minuto - e alcuni esperti di produttività ne sono convinti. Non vi stiamo suggerendo di programmare la vostra giornata in pezzi da 5 minuti come fanno alcuni microschedulatori, ma quei fastidiosi dieci minuti di pausa tra una riunione e l'altra non devono essere tempo sprecato. Usate il vostro calendario per assegnare piccole porzioni di tempo a compiti veloci, come l'invio di una o due e-mail.

Lavorare in gruppi

Cercate di completare compiti simili in gruppi. Se dovete scrivere tre valutazioni di dipendenti, mettete da parte nel calendario il tempo necessario per completarle tutte in una volta, invece di lavorarci in momenti diversi della giornata. Compiti diversi richiedono un diverso tipo di concentrazione e di abilità. Affrontare compiti simili nello stesso momento significa fare meno aggiustamenti mentali nel corso della giornata. Per aiutarvi in questo senso, provate a...

Ordinare i compiti per tipo

Considerate attività come scrivere e-mail, organizzare riunioni e fissare appuntamenti come attività amministrative, attività come il brainstorming o la scrittura come attività creative, e così via. Cercate di raggruppare le attività nel vostro calendario per tipo.

Tempo di viaggio

Quando si organizzano le riunioni, si può essere tentati di programmarle una dietro l'altra, ma non dimenticate di tenere conto dei tempi di viaggio. Anche se dovete solo spostarvi da una sala riunioni all'altra, concedetevi 5 minuti per arrivare a destinazione, così non vi sentirete affrettati.

Tempo cuscinetto

Il tempo cuscinetto può essere importante quanto il tempo di viaggio! Se sapete che la prima riunione della giornata sarà intensa e basata sui dati, mentre la seconda prevede un confronto di idee con un potenziale cliente, lasciatevi abbastanza tempo tra le due per entrare nel giusto stato d'animo.

Programmate le pause

Dimenticare il pranzo? Sì, non sembra possibile nemmeno a noi. Ma la verità è che nelle giornate più impegnative può essere facile dimenticarsi di mangiare o di bere acqua: tutte quelle cose fondamentali che ci tengono in vita. Non si può lavorare bene se non si è ben nutriti e ben idratati, quindi programmate delle pause nella vostra giornata.

Programmate le distrazioni

Anche se a volte dimentichiamo il pranzo, ci sono alcune cose che non dimentichiamo mai di fare. Cose importanti, come controllare i social media o scorrere i meme dei gattini. Non c'è niente di male a concedersi qualche distrazione leggera, purché non si lasci che prenda il sopravvento sulla giornata. Se sapete di dover cliccare sul vostro feed di Twitter, pianificatelo! Programmate una pausa di dieci minuti su Twitter e rispettate il limite di tempo! In questo modo la vostra innocente distrazione non si trasformerà in una problematica perdita di tempo.

Programmare il tempo di non fare nulla

Allo stesso modo in cui dovreste cercare di programmare le pause e le distrazioni, dovreste anche cercare di programmare un po' di tempo ogni settimana per fare... niente. Questo è il tempo per pensare, fare brainstorming, sognare a occhi aperti, rilassarsi, spegnersi, ed è produttivo tanto quanto il tempo dedicato al lavoro. Il tempo per non fare nulla è essenziale per ricaricare il cervello e alimentare la creatività.

Segnati occupato

In molti luoghi di lavoro, non sarete gli unici ad avere accesso al vostro calendario. Anche il vostro manager e il vostro team potrebbero vederlo, così sapranno quando siete disponibili. E ogni volta che non siete in riunione, dovete essere disponibili, giusto? Se non avete una riunione, ma non volete essere disturbati, segnatevi occupati nel calendario. I vostri colleghi sapranno di non interrompervi e voi potrete giocare a Candy Crush - scusate, volevamo dire finalizzare i numeri del budget - in pace.

Non lasciate che il lavoro prenda il sopravvento

Anche se utilizzate l'agenda principalmente per motivi di lavoro, prendete in considerazione la possibilità di aggiungere al calendario impegni personali (come la cena di compleanno del vostro partner) e obiettivi (una visita in palestra tre volte alla settimana). È un modo semplice per cercare di mantenere l'inafferrabile equilibrio tra lavoro e vita privata.

Handy Hacks troppo belli per non essere condivisi

Le categorie sono tue amiche!

Utilizzate l'agenda per tenere traccia degli impegni di lavoro, degli appuntamenti personali, degli eventi sociali, degli obiettivi di fitness, dei compleanni della famiglia e altro ancora? Speriamo che la risposta sia sì - e se non lo è, tornate a leggere il nostro 35° consiglio, per favore! Ma quando la vostra agenda lavora così tanto, a volte è difficile tenere traccia di tutti gli impegni. Perché non organizzarli in categorie: lavoro, sociale, famiglia, fitness e così via. Potete anche nascondere alcune categorie se vi distraggono troppo.

Codifica dei colori

Cosa c'è di meglio delle categorie? Le categorie con codice colore! Assegnate un colore diverso a ogni categoria e potrete distinguere tutti i vostri impegni a colpo d'occhio.

Ottenere una nuova prospettiva

La maggior parte dei calendari offre quattro modalità di visualizzazione standard: Giorno, Settimana, Mese, Anno. Se si visualizza in modalità giornaliera, può essere facile rimanere impantanati negli obiettivi a breve termine e perdere di vista il quadro generale. Prendetevi un po' di tempo per cambiare prospettiva: controllate anche il modo in cui si stanno formando la settimana, il mese e l'anno.

Vista della settimana lavorativa

Non c'è niente di peggio che guardare al fine settimana del vostro calendario, pieno di promettenti impegni sociali, quando è solo lunedì mattina. Se non volete essere distratti dal pensiero delle feste del sabato e dei picnic della domenica pomeriggio quando la settimana è appena iniziata, potete passare alla visualizzazione della settimana lavorativa.

Conoscere le scorciatoie

Un vero ninja del calendario conosce tutte le scorciatoie da tastiera. Avete presente quando abbiamo parlato di come cambiare la modalità di visualizzazione? Se siete utenti di Google Calendar, usate '1' o 'd' per visualizzare in modalità giornaliera, '2' o 'w' per visualizzare in modalità settimanale e - avete indovinato - '3' o 'm' per visualizzare in modalità mensile. E ce ne sono molti altri! Familiarizzate con le scorciatoie da tastiera del vostro calendario e rendete la programmazione ancora più semplice e veloce.

Declinare automaticamente gli inviti

In un mondo ideale, non lavorereste mai fuori dall'orario di lavoro. E non accettereste nemmeno inviti a riunioni che non rientrano nell'orario di lavoro. Forse il vostro calendario non può impedirvi di fare gli straordinari, ma può impedirvi di programmare riunioni dopo la fine della giornata lavorativa. È sufficiente indicare nel calendario il proprio orario di lavoro e impostare il calendario in modo che rifiuti automaticamente le riunioni che non rientrano in tale orario.

Utilizzare l'orologio mondiale

Se fate affari con partner internazionali o lavorate per un'azienda multinazionale con uffici in tutto il mondo, fate conoscenza con la funzione dell'orologio mondiale: non dovrete più chiedervi se è troppo presto per chiamare l'ufficio di New York!

Aggiungere fusi orari specifici

È anche possibile aggiungere un fuso orario specifico, o più fusi orari, direttamente nella vista del calendario.

Programmare riunioni tra fusi orari diversi con Doodle

Gli orologi mondiali e le impostazioni dei fusi orari sono certamente utili, ma quando si tratta di coordinare i calendari con clienti e colleghi con fusi orari diversi, è meglio non correre rischi. Utilizzate la funzione fuso orario di Doodle per concordare senza problemi gli orari delle riunioni con i partecipanti di diversi fusi orari.

Condividere è curare (anche per i calendari)

Condividere i calendari con il proprio team

Attivate le impostazioni di condivisione per consentire a tutti i membri del vostro team di vedere quali sono i vostri impegni e quando siete disponibili (non dimenticate di segnarvi occupati quando non volete essere interrotti).

E creare un calendario di squadra condiviso

Avere un calendario principale, a cui tutto il team può accedere, con scadenze, riunioni di team e festività condivise, può aiutare a tenere tutti in riga.

Prova un calendario basato sul progetto

Un calendario basato su un progetto funziona secondo un principio simile a quello del calendario condiviso del team. Se state cercando di portare a termine un progetto di grandi dimensioni, un calendario dedicato può garantire che tutti siano in regola. Impostatelo in modo che tutti coloro che sono coinvolti nel progetto possano accedervi e aggiungete tutte le riunioni, gli obiettivi e le scadenze pertinenti.

Condividere i calendari con familiari e amici

Quando si conduce una vita piena di impegni, può essere fin troppo difficile trovare il tempo per andare a cena con gli amici e troppo facile dimenticare di chiamare i nonni per il loro anniversario di nozze d'oro. Condividere i calendari con la famiglia e gli amici può aiutare a tenere sotto controllo gli impegni sociali e familiari. E se cercare di organizzare una cena con i vostri tre migliori amici comporta ancora settimane di lavoro sul calendario, non dimenticate che i sondaggi Doodle sono altrettanto utili per organizzare incontri sociali e professionali.

Nascondere i calendari condivisi

Se avete seguito il nostro consiglio e avete condiviso i calendari con colleghi, familiari e amici, e avete creato altri calendari dedicati, potreste ritrovarvi a passare al setaccio gli impegni dei vostri amici e le riunioni del club del libro di vostra madre nel tentativo di raggiungere i vostri impegni. C'è una soluzione semplice: basta scegliere di nascondere i calendari che non è necessario vedere sempre. Potete sempre cliccarci sopra quando avete bisogno di controllare qualcosa.

Extra-Credit Calendar Hacks

Guardare indietro e in avanti

Certo, utilizzate il calendario per gestire il vostro futuro, ma sapevate che potete usarlo anche per archiviare il vostro passato? Aggiungete note alle riunioni più importanti dopo averle tenute: cosa è stato discusso, cosa è emerso durante le chiacchiere, qualsiasi altro punto di interesse, e poi cercate nel calendario quando volete rinfrescarvi la memoria. Colleghi e clienti rimarranno impressionati dalla vostra capacità di ricordare, e il vostro calendario farà ora un doppio lavoro. Un vantaggio per tutti!

Esplora i componenti aggiuntivi

State pensando a cosa indossare la mattina? Chiedete al vostro calendario di mostrarvi il tempo. Vi state chiedendo se Mercurio è retrogrado questo mese? Scopritelo con certezza aggiungendo un calendario astrologico. Qualunque sia il calendario digitale che utilizzate, sicuramente avrà una serie di extra interessanti: approfittatene!

Non dimenticare le vacanze

La maggior parte dei calendari mostra automaticamente i giorni festivi della vostra regione e, se siete come noi, è probabile che non li dimentichiate. Ma lo sapevate che potete impostare il vostro calendario in modo che mostri anche le festività di altre regioni? È un modo pratico per tenere traccia delle festività che i vostri colleghi internazionali potrebbero celebrare.

Siate brillanti con i compleanni

Se siete il dipendente che porta la torta per il compleanno del capo, aggiungete i compleanni di tutti nel vostro calendario e diventerete presto il dipendente più popolare dell'ufficio.

Esplora le estensioni

Potenziate le funzionalità del vostro calendario con le estensioni, come l'estensione](https://chrome.google.com/webstore/detail/doodle-smart-scheduling/kajbnblhfjgifcjcdobijephafjimpod?hl=en)Doodle, progettata appositamente per essere utilizzata con Google Calendar. Pianificare non è mai stato così facile!

E scarica un'applicazione Calendario

Tenete sotto controllo tutti i vostri impegni e le vostre attività con un'applicazione mobile che vi permetta di accedere al vostro calendario e a tutte le sue informazioni anche in movimento. Possiamo suggerirvi di provare la nostra? Doodle Mobile non solo si sincronizza con il vostro calendario personale, ma vi permette di tenere traccia di tutti i sondaggi doodle in corso e creare e rispondere a quelli nuovi, ovunque vi troviate. Ora non ci sono più scuse per non tenere sotto controllo il calendario: buona programmazione!