3 façons dont la planification en ligne peut améliorer la réussite et la rétention des clients de votre cabinet d'avocats

Le système juridique est fortement tributaire des réunions. Les plus grands cabinets d'avocats, par exemple, peuvent compter jusqu'à 2 000 avocats répartis dans 20 bureaux dans le monde et organiser plus de 50 000 réunions en une seule année. Ce n'est pas un chiffre négligeable.

Il peut s'agir de réunions à l'échelle du cabinet, de réunions avec le personnel administratif, de réunions avec les associés principaux, de réunions de présentation avec les clients, de réunions pour effectuer des dépositions avec des témoins, pour n'en citer que quelques-unes. Dans chacun de ces cas, il est essentiel que les réunions soient programmées rapidement et efficacement afin de ne pas causer de retards inutiles ou de problèmes avec les affaires en cours. Mais si l'inscription des réunions dans les agendas de chacun est un processus lent, fastidieux et compliqué, cela peut nuire à la réputation de votre cabinet d'avocats et à la fidélisation des clients.

C'est là qu'un outil technologique de planification au niveau de l'entreprise entre en jeu. Il vous aidera à rationaliser les processus opérationnels au sein de votre cabinet d'avocats, à inscrire les réunions importantes au calendrier plus rapidement (et plus efficacement), à permettre à vos équipes de se concentrer sur les affaires gagnées et à fidéliser les clients de grande valeur. Tous ces avantages permettront à votre cabinet d'avocats non seulement de survivre à la crise actuelle, mais aussi de se développer et de prospérer longtemps après.

Simplifiez la complexité des réunions avec différentes parties sur plusieurs sites.

Il faut tout un village pour monter et gagner des affaires juridiques. Dans un cabinet d'avocats de taille moyenne à grande, il y a probablement plus de 30 personnes impliquées dans la recherche, la préparation et la rédaction de mémoires juridiques. Une fois ces mémoires rédigés, vous devrez les faire examiner et signer par les associés principaux de votre cabinet. Et bien sûr, vous devrez réunir tout le monde avant d'aller au tribunal pour organiser votre stratégie, assigner des tâches spécifiques aux propriétaires et vous assurer que toutes les éventualités ont été envisagées à l'avance. Mais, je peux parier que tous ces associés principaux, avocats, assistants de recherche, parajuristes et personnel administratif ne sont pas situés dans le même bureau. Ils sont très probablement basés dans des villes, des États et même des pays différents, ce qui peut signifier qu'ils doivent jongler avec des horaires répartis sur dix fuseaux horaires différents. Si je devais décrire ce scénario en un mot, ce serait "compliqué".

Si certains peuvent considérer qu'il s'agit d'un problème mineur et anodin, je ne suis pas d'accord. Essayer de planifier des réunions avec plus de 30 parties prenantes réparties sur plus de 10 fuseaux horaires peut, en fait, avoir des conséquences catastrophiques pour votre cabinet d'avocats. Si une réunion importante est retardée de 30 jours simplement parce que vous n'avez pas pu réunir tout le monde pour prendre des décisions clés, l'affaire de votre client pourrait être retardée, ce qui pourrait affecter sa confiance dans votre capacité à gérer l'affaire. Cela pourrait également conduire à une mauvaise communication entre vos équipes internes, ce qui pourrait entraîner une mauvaise exécution de votre stratégie juridique et, finalement, une issue négative de l'affaire.

Le fait est que la planification est bien plus qu'une fonction administrative dans les réunions juridiques. Comme les réunions sont essentielles au succès des affaires juridiques, je dirais qu'elles sont extrêmement importantes. Mais le plus souvent, elle vous empêche d'élaborer et d'exécuter vos stratégies juridiques pour vos clients. Alors comment les cabinets d'avocats peuvent-ils utiliser un outil de planification des réunions en ligne pour simplifier la complexité des réunions avec différentes parties dans plusieurs endroits ?

Améliorer la communication et la transparence avec les clients

La communication est le nom du jeu. Ce que vous dites, comment vous le dites, quand vous le dites et où vous le dites peut faire une différence dans la façon dont le message est reçu. C'est particulièrement vrai pour les cabinets d'avocats. Même si vous êtes un cabinet d'avocats, n'oubliez pas que vos clients ne sont pas des juristes. Aussi, lorsque vous devez communiquer avec eux, faites-le fréquemment et évitez d'utiliser un jargon juridique compliqué. Plus il est facile pour vos clients de comprendre votre message, moins vous risquez d'avoir des problèmes de communication, de confusion et de frustration. Ce ne sont pas les émotions que vous voulez susciter chez vos clients.

Bien que vous soyez sans aucun doute un expert en droit, ne laissez pas cela vous empêcher d'être à l'écoute de vos clients. Si vous organisez une réunion de groupe en ligne avec dix intervenants de l'un de vos principaux clients, demandez à chacun de se mettre en sourdine (sauf s'il parle). De même, prévoyez des pauses naturelles et du temps libre pour que les participants puissent poser des questions, faire part de leurs réflexions ou de leurs commentaires.

Moins de temps consacré aux tâches administratives signifie plus de temps et de concentration sur les clients.

Les heures facturables sont l'élément vital des cabinets d'avocats. Ce sont les heures de travail des avocats que les clients paient directement. Ce sont également les heures pour lesquelles les cabinets d'avocats consacrent beaucoup de temps et d'énergie à la mesure et au suivi, car elles peuvent avoir un impact direct sur les résultats de votre cabinet.

Les heures non facturables, en revanche, sont des heures qui ne peuvent pas être facturées directement aux clients. Les tâches telles que l'établissement d'un calendrier, la réflexion et le réseautage entrent tout à fait dans la catégorie des heures non facturables. Cela pose un certain problème à de nombreux cabinets d'avocats. Les réunions sont essentielles à votre réussite. Et ces réunions ne peuvent être comptabilisées sans le processus de planification. Mais le processus de planification ne fait pas partie du domaine des heures facturables. Pourtant, si le processus de planification est lent, inefficace et trop compliqué, il risque d'entamer vos heures facturables.

Étant donné que la planification n'est pas considérée comme une partie des heures facturables, mais qu'elle peut aussi avoir un impact direct sur votre capacité à gérer vos dossiers, la planification ne peut pas simplement continuer comme avant. Ce n'est tout simplement pas une solution viable. Elle n'apportera rien de bon à votre cabinet d'avocats et à vos clients. Alors, comment votre cabinet d'avocats peut-il utiliser la technologie de planification pour répondre à tous vos besoins en matière de planification, sans avoir à perdre de temps, et consacrer ce temps à vos clients ?

Ces mesures peuvent sembler minimes et sans conséquence, mais je vous assure qu'elles ne le sont pas. Chacune de ces recommandations peut se traduire par un gain de temps considérable. Et comme nous l'avons constaté dans notre récent rapport sur l'état des réunions, 26 % des professionnels ont déclaré que des réunions mal organisées avaient un impact sur leurs relations avec les clients, tandis que 44 % estiment que cela a un impact sur leur capacité à faire leur travail.

Moins votre cabinet d'avocats consacre de temps à des tâches non facturables, telles que l'organisation de réunions, plus vous pourrez vous consacrer à la constitution d'un dossier solide pour vos clients et, en fin de compte, épater vos clients par votre éthique de travail et vos performances. Vous pourrez ainsi espérer que les clients reviendront vers votre cabinet pour des travaux supplémentaires et établir une relation de confiance qui contribuera à la croissance de vos résultats.

**Pour en savoir plus sur la façon dont une plateforme technologique de planification peut rationaliser les opérations de votre cabinet d'avocats et améliorer le succès de vos clients, téléchargez notre livre blanc, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms" (https://doodle.com/en/resources/best-practices/guide-to-scheduling-technology-platforms/).