3 manieren waarop online afsprakenplannen het succes en de klantbinding van je advocatenkantoor kan verbeteren

Het rechtssysteem is sterk afhankelijk van vergaderingen. De grootste advocatenkantoren kunnen bijvoorbeeld wel 2.000 advocaten in dienst hebben, verspreid over 20 kantoren wereldwijd, en houden meer dan 50.000 vergaderingen in één jaar. Dat is geen klein aantal.

Dit kunnen bijvoorbeeld kantoorbrede vergaderingen zijn, vergaderingen met administratief personeel, vergaderingen met senior partners, kennismakingsgesprekken met cliënten of vergaderingen om getuigen te verhoren, om maar een paar voorbeelden te noemen. In al deze gevallen is het cruciaal dat de vergaderingen snel en efficiënt worden ingepland, zodat er geen onnodige vertragingen of problemen ontstaan bij lopende zaken. Maar als het inplannen van de vergaderingen in ieders agenda een traag, vervelend en ingewikkeld proces is, kan dat de reputatie van je advocatenkantoor en het behoud van klanten schaden.

Dit is waar een een technologie-tool voor planning op bedrijfsniveau komt in beeld. Het helpt je om de werkprocessen binnen je advocatenkantoor te stroomlijnen, belangrijke vergaderingen sneller (en efficiënter) in te plannen, en je teams in staat te stellen zich te richten op het winnen van zaken en het behouden van hoogwaardige cliënten. Al deze voordelen zorgen ervoor dat je advocatenkantoor niet alleen de huidige crisis zal overleven, maar ook nog lang daarna zal groeien en bloeien.

Maak het makkelijker om met verschillende partijen op meerdere locaties af te spreken

Er is een heel team nodig om rechtszaken op te bouwen en te winnen. Bij een middelgroot tot groot advocatenkantoor zijn er waarschijnlijk meer dan 30 mensen betrokken bij het onderzoek, de voorbereiding en het opstellen van juridische stukken. Zodra die stukken zijn opgesteld, moet je ze laten nakijken en goedkeuren door de senior partners van je kantoor. En natuurlijk moet je iedereen bij elkaar roepen voordat je naar de rechtbank gaat om je strategie te bepalen, verantwoordelijken aan te wijzen voor specifieke taken en ervoor te zorgen dat je op alle mogelijke scenario’s bent voorbereid. Maar ik durf te wedden dat al die senior partners, advocaten, onderzoeksassistenten, juridisch medewerkers en administratief personeel niet die in hetzelfde kantoor zitten. Ze zitten waarschijnlijk in verschillende steden, staten en zelfs landen – dat kan betekenen dat je agenda’s in tien verschillende tijdzones op elkaar moet afstemmen. Als ik dit scenario in één woord zou moeten omschrijven, zou dat ‘ingewikkeld’ zijn.

Hoewel sommigen dit misschien als een klein, onschuldig probleem zien, ben ik het daar niet mee eens. Proberen om vergaderingen te plannen met meer dan 30 belanghebbenden verspreid over meer dan 10 tijdzones kan in feite rampzalige gevolgen hebben voor je advocatenkantoor. Als een belangrijke vergadering 30 dagen wordt uitgesteld, simpelweg omdat je niet iedereen bij elkaar kon krijgen om cruciale beslissingen te nemen, kan de zaak van je cliënt vertraging oplopen. Dit kan het vertrouwen van je cliënt in je vermogen om de zaak te beheren aantasten. Het kan ook leiden tot miscommunicatie tussen je interne teams, wat kan resulteren in een slechte uitvoering van je juridische strategie en uiteindelijk tot een negatieve uitkomst van de zaak.

Het punt is dat het plannen van afspraken bij juridische bijeenkomsten veel meer is dan alleen een administratieve taak. Omdat vergaderingen essentieel zijn voor het succes van rechtszaken, vind ik het ontzettend belangrijk. Maar vaker wel dan niet staat het je in de weg bij het opzetten en uitvoeren van je juridische strategieën voor cliënten. Hoe kunnen advocatenkantoren dan een online tool voor het plannen van vergaderingen gebruiken om de complexiteit van vergaderingen met verschillende partijen op meerdere locaties te vereenvoudigen?

• Maak een unieke URL aan, ook wel ‘Bookable Calendar’ genoemd

• Breng elke week alle senior partners van je advocatenkantoor bij elkaar om de groei van het kantoor en de voortgang van specifieke zaken te bespreken door ze uit te nodigen voor een groepsvergadering. Laat iedereen kiezen uit een aantal vergaderdagen en -tijden (op basis van de beschikbaarheid in ieders gekoppelde agenda). Kijk vervolgens hoe de stemmen binnenstromen voor het beste tijdstip en kies je definitieve optie. Wat normaal gesproken meer dan 30 e-mails zou kosten en wel 30 dagen zou kunnen duren, kun je nu in een paar minuten regelen.

• Een individu aanmaken één-op-één-gesprekken met je belangrijkste klanten om te peilen hoe tevreden ze zijn, het succes van je juridische strategie te beoordelen en doorlopend feedback te geven.

Verbeter de communicatie en transparantie met klanten

Communicatie is waar het allemaal om draait. Wat je zegt, hoe je het zegt, wanneer je het zegt en waar je het zegt, kan een groot verschil maken in hoe de boodschap overkomt. Dit geldt vooral voor advocatenkantoren. Ook al ben je een advocatenkantoor, vergeet niet dat je cliënten niet juridische experts. Dus als het tijd is om met ze te communiceren, doe dat dan regelmatig en vermijd ingewikkeld juridisch jargon. Hoe makkelijker je het voor je klanten maakt om je boodschap te begrijpen, hoe kleiner de kans op misverstanden, verwarring en frustratie. Dat zijn geen emoties die je bij je klanten wilt opwekken.

Hoewel je ongetwijfeld een expert bent op juridisch gebied, moet je dat niet in de weg laten staan om naar je klanten te luisteren. Als je een online groepsvergadering organiseert met 10 belanghebbenden van een van je belangrijkste klanten, vraag dan iedereen om zichzelf op mute te zetten (tenzij ze aan het woord zijn). Zorg ook voor natuurlijke pauzes en wat ruimte, zodat mensen tussendoor vragen, opmerkingen of feedback kunnen geven.

Minder tijd besteden aan administratieve taken betekent meer tijd en aandacht voor klanten

Factureerbare uren zijn de levensader van advocatenkantoren. Dit zijn de uren die advocaten maken en waarvoor cliënten rechtstreeks betalen. Het is ook iets waar advocatenkantoren veel tijd en energie in steken om te meten en bij te houden, omdat het direct invloed kan hebben op de winst van je advocatenkantoor.

Niet-factureerbare uren zijn echter uren die je niet rechtstreeks aan klanten kunt factureren. Taken zoals agenda’s bijhouden, nadenken en netwerken vallen zonder meer onder de categorie niet-factureerbare uren. Dit vormt voor veel advocatenkantoren een klein dilemma. Vergaderingen zijn essentieel voor je succes. En je kunt die afspraken niet in de agenda krijgen zonder het planningsproces. Maar dat planningsproces valt buiten het bereik van factureerbare uren. Als het planningsproces echter traag, inefficiënt en te ingewikkeld is, kan het ten koste gaan van je factureerbare uren.

Aangezien planning niet wordt beschouwd als werk waarvoor je uren kunt factureren, maar wel direct invloed kan hebben op hoe je je zaken beheert, kan het niet zomaar doorgaan zoals het nu gaat. Dat is gewoon geen haalbare oplossing. Het levert je advocatenkantoor noch je cliënten iets op. Dus hoe kan jouw advocatenkantoor planningstechnologie gebruiken om al je planningsbehoeften af te handelen, zonder tijd te verspillen, en die tijd en aandacht juist aan je cliënten besteden?

• Als je advocatenkantoor Slack gebruikt als interne chat voor al je teams, dan wordt het binnenkort een stuk makkelijker voor je. Slack heeft onlangs ‘Shortcuts’ gelanceerd, waarmee gebruikers via ingebouwde, razendsnelle functies veelvoorkomende taken en workflows kunnen starten. Je kunt deze openen en gebruiken Doodle Bot in het snelkoppelingenmenu van Slack vergadertijden voorstellen, de juiste deelnemers selecteren, de beste vergaderdata en -tijden kiezen en het allemaal in stemming brengen – en dat kun je allemaal volledig binnen Slack doen.

• Gebruik de AI-functie van Doodle Bot, Boek het maar!. Deze functie geeft slimme suggesties voor de beste vergadermomenten op basis van de beschikbaarheid in ieders agenda’s, en je kunt de vergadering rechtstreeks vanuit Slack boeken. Zorg er wel voor dat je De agenda is al gekoppeld naar Doodle en jouw Je Doodle-account is gekoppeld aan je Slack-werkruimte.

• Aangezien het zelden voorkomt dat alle deelnemers op dezelfde plek zitten, maakt jouw advocatenkantoor waarschijnlijk vaak gebruik van Zoom voor online vergaderingen. Een van de meest voorkomende fouten bij online vergaderingen is natuurlijk dat je vlak voor het begin van de vergadering pas beseft dat de Zoom-link ontbreekt. Dat is mij zeker al meer dan eens overkomen. Dit leidt er vaak toe dat vergaderingen te laat beginnen of dat er zelfs deelnemers wegblijven. Maar met Doodle kun je dit probleem oplossen. Je kunt Koppel je Zoom-account aan je Doodle-account dus jij hoef je je geen zorgen te maken dat je vergeet de link naar je Zoom-vergadering te kopiëren en in je agenda-uitnodiging te plakken.

   

Dit lijken misschien kleine en onbelangrijke stapjes, maar ik verzeker je dat dat niet zo is. Elk van deze aanbevelingen kan je een flinke hoeveelheid tijd besparen. En zoals we hebben gezien in onze het recente rapport over de stand van zaken op het gebied van vergaderingen, 26 procent van de professionals zei dat slecht georganiseerde vergaderingen hun relatie met klanten beïnvloeden, terwijl 44 procent vindt dat het hun vermogen om hun werk daadwerkelijk te doen beïnvloedt.

Hoe minder tijd je advocatenkantoor besteedt aan niet-factureerbare taken, zoals planning, hoe meer tijd je kunt besteden aan het opbouwen van een sterke zaak voor je cliënten en, uiteindelijk, je cliënten kunt imponeren met je werkethiek en prestaties. Dat zorgt er hopelijk voor dat cliënten terugkomen naar je advocatenkantoor voor meer opdrachten en dat er een vertrouwensband ontstaat die bijdraagt aan de groei van je winst.

Als je meer wilt weten over hoe een technologieplatform voor afsprakenbeheer de werkwijze van je advocatenkantoor kan stroomlijnen en het succes van je cliënten kan verbeteren, Download onze whitepaper: ‘De uitgebreide gids voor planningsplatforms’.