Die Kunst der effektiven Sitzungsplanung: Tipps für vielbeschäftigte Führungskräfte

Als Führungskraft wissen Sie, wie wichtig Besprechungen sind, um Ihr Team zusammenzubringen, Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen voranzubringen. Angesichts der vielen Anforderungen, die an Ihre Zeit gestellt werden, ist die effektive Planung von Besprechungen jedoch eine der größten Herausforderungen für die meisten CEOs und leitenden Angestellten, die es zu meistern gilt. Wie können wir also Zeit für vielbeschäftigte Führungskräfte schaffen?

Laut einer Umfrage der University of North Carolina gaben die meisten an, dass bis zu einem Drittel der Besprechungen unproduktiv sind. Dies ist ein weiterer wichtiger Punkt. Jeder in einem Unternehmen, und nicht nur die Führungskräfte, muss seine Zeit optimal nutzen.

Terminplanungs-Tools wie Doodle sind nur eine der Möglichkeiten, wie Menschen den Lärm reduzieren und mehr Kontrolle über ihren Tag zurückgewinnen, aber um Ihnen weiter zu helfen, finden Sie hier einige Produktivitäts-Hacks für vielbeschäftigte Führungskräfte, die Sie zu einem Terminplanungs-Profi machen.

Beginnen Sie mit einem klaren Ziel

Bevor Sie mit der Planung einer Besprechung beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über den Zweck der Besprechung nachzudenken und zu überlegen, was Sie erreichen wollen. So können Sie feststellen, wer teilnehmen muss und wie viel Zeit benötigt wird.

Am besten ist es, wenn Sie eine Übersicht über die Besprechung erstellen. Dieser unterscheidet sich insofern von einer Tagesordnung, als es hier eher darum geht, Erwartungen, Ziele und Zielsetzungen auf hoher Ebene festzulegen oder zu erarbeiten. Das muss nicht unbedingt etwas Formelles sein oder viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was Sie erreichen müssen.

Laden Sie die richtigen Leute ein

Nicht an jeder Sitzung muss das gesamte Team teilnehmen. Überlegen Sie, wer aufgrund seines Fachwissens, seines Beitrags oder seiner Entscheidungsbefugnis wirklich anwesend sein muss. Zu viele Personen einzuladen, kann Zeit verschwenden und das Gespräch verwässern, während die Nichteinladung der richtigen Personen den Fortschritt behindern kann.

Überlegen Sie bei der Planung des Treffens, wer für das Treffen von Nutzen sein wird, und stellen Sie sicher, dass es nach dem Treffen klare nächste Schritte geben wird.

Festlegen einer bestimmten Tagesordnung

Sobald Sie den Zweck des Treffens kennen und wissen, wer daran teilnehmen soll, erstellen Sie eine spezifische Tagesordnung mit klaren Zielen und Vorgaben. So weiß jeder, was besprochen wird und was von ihm erwartet wird. Außerdem wird auf diese Weise sichergestellt, dass das Treffen auf dem richtigen Weg bleibt und nicht in unzusammenhängende Themen abdriftet.

Es ist auch wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die Leistungen des Teams zu würdigen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um das Team für seine hervorragende Arbeit zu loben. Das wird Ihr Team motivieren und die Stimmung in der Sitzung heben.

Wählen Sie die richtige Zeit und den richtigen Ort

Berücksichtigen Sie bei der Planung eines Meetings die Verfügbarkeit aller Teilnehmer und wählen Sie eine Zeit, die für alle passt. Hier kann ein Tool wie Doodle den Prozess vereinfachen. Wenn Sie eine Gruppe zusammenbringen müssen, versuchen Sie es mit einer Einladung zu einer Gruppenumfrage und finden Sie eine Zeit, die für alle passt.

Denken Sie auch an den Ort und daran, ob Sie persönlich oder online sein müssen, um eine produktive Diskussion zu führen. Für eine größere Gruppe eignet sich beispielsweise ein Konferenzraum besser, während ein persönliches Treffen in einem Café stattfinden könnte.

Technologie berücksichtigen

Mit Videokonferenzen sind heute ein wichtiger Bestandteil der meisten Unternehmen ist es einfacher denn je, Besprechungen mit Personen abzuhalten, die sich nicht am selben Ort wie Sie befinden. Es ist eine der besten Zeitmanagementtechniken für vielbeschäftigte Führungskräfte, die sie sich zunutze machen können.

Dies kann auch eine großartige Option für Remote-Teams oder für die Einladung von externen Experten zur Teilnahme an der Diskussion sein. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Technologie im Voraus testen, die Zeitzonen berücksichtigen und klare Anweisungen geben, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu gewährleisten.

Follow-up nach der Sitzung

Einer der größten Fehler, der bei Besprechungen gemacht wird, besteht darin, dass man es versäumt, Maßnahmen und Entscheidungen nachzuverfolgen.

Nehmen Sie sich nach der Besprechung Zeit, um die Notizen durchzugehen und eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte zu verschicken, sowie die nächsten Schritte und wer was zu tun hat. Dies hilft jeder bleibt auf dem richtigen Weg und ist verantwortlich für seinen Anteil an der Erreichung der Ziele der Besprechung.

Eine effektive Besprechungsplanung kann ein Schlüsselfaktor für den Erfolg Ihres Unternehmens sein. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen produktiv, effizient und wertvoll für Ihr Team sind.

Um diese Tipps für ein effektives Zeitmanagement zusammenzufassen, denken Sie daran, mit einem klaren Ziel zu beginnen, die richtigen Personen einzuladen, eine bestimmte Tagesordnung aufzustellen, die richtige Zeit und den richtigen Ort zu wählen, die Technologie wie z. B. Videokonferenzen in Betracht zu ziehen und nach der Besprechung nachzubereiten. Auf diese Weise können Sie Ihre Zeit optimal nutzen und Ihre Ziele effektiver erreichen.