Hur CDA samordnar över 50 frivilliga tandläkare med ett varumärkesanpassat och säkert bokningssystem
Doodle hjälper den kanadensiska tandläkarföreningen att hantera tandläkteamens fullspäckade scheman.
Är du redo att få ut mer av din tid? Diskutera saken med en Doodle-expert.
Den kanadensiska tandläkarföreningen är en ideell organisation bestående av 50 frivilliga tandläkare och tandvårdspersonal som representerar över 20 000 tandläkare i Kanada. De fungerar som en gemensam röst för tandvården genom att hantera viktiga frågor inom munhälsa och samordna informationskampanjer om tandhälsa som når ut till 37 miljoner kanadensare.
De erbjuder dessutom en rad tjänster och stöd både till verksamma tandläkare och tandläkarstudenter. Teamet på Doodle pratade med Dean Smith, IT-chef vid CDA, om utmaningarna med att boka möten med ett team av upptagna tandläkare.
Att samordna ett team av tandläkare kan vara en utmaning
CDA har en personalstyrka bestående av volontärer som, eftersom de är tandläkare, inte sitter framför en dator hela dagen. De är upptagna med att ta emot patienter; deras arbetstider är oförutsägbara. Det arbete de utför för CDA sker vanligtvis på kvällar och helger. Dean berättade för oss att det vanligtvis ingår 20 tandläkare i varje utskott, och innan Doodle infördes krävdes det mycket fram och tillbaka för att få alla att samlas.
Han minns att de brukade skicka ut ett e-postmeddelande med fem möjliga tidpunkter till gruppen och sedan samordna alla svar. Nu, när vi skickar ut en Doodle-omröstning för att organisera ett kommittémöte, är det enkelt att se vilket tidsalternativ som passar bäst för alla i den praktiska tabellvyn. Dean säger: ”För oss är det verkligen tidsbesparande. Det ökar effektiviteten.”
Doodle är perfekt för både stora grupper och enskilda möten
Precis som alla organisationer bygger även CDA:s verksamhet på dagliga enskilda möten och utbildningar. För dessa regelbundna möten är Doodle 1:1 det perfekta verktyget. Med Doodle 1:1 kan du välja flera tidsalternativ och skicka ut dem till valfritt antal deltagare. När ett tidsintervall har valts bokas det automatiskt in i både din och deltagarens kalender.
För övriga inbjudna visas inte detta tidsintervall längre, så du behöver aldrig oroa dig för dubbelbokningar. Förutom att det är enkelt att planera 1:1-möten i två steg är Doodle perfekt för att boka möten med personer utanför din organisation, vars kalender du kanske inte har tillgång till. Dean säger att det är ”avgörande” att använda Doodle i sådana situationer.
Utvecklad för både stora och små team
I sin roll som IT-chef kan Dean hantera sitt teams 50 olika Doodle-konton centralt från sin Doodle-instrumentpanelen. Hela teamet tycker om Premiumfunktioner till exempel tidsfrister för omröstningar, automatiska påminnelser och professionella mötesinbjudningar med företagets färger och CDA:s logotyp.
Doodle erbjuder dessutom företagskunder säkerhet i världsklass och autentisering via enkel inloggning. Doodle kan även integrera med Zapier och tusentals applikationer som företag använder varje dag, vilket minskar det administrativa arbetet kring schemaläggningen till noll.
Användningsfall: Teammöten, externa intressenter, enskilda samtal, utbildningar, evenemang