Como gerenciar sessões de suporte VIP e workshops

As equipes de suporte lidam com muita coisa, equilibrando as solicitações de muitos clientes todos os dias. Mas os clientes VIP merecem mais do que apenas respostas rápidas, eles esperam atenção pessoal, respeito pelo seu tempo e uma maneira fácil de agendar suporte que se adapte às suas agendas lotadas. Seja uma sessão de ajuda individual para um problema urgente ou um workshop em grupo pequeno para aprofundar o conhecimento do produto, a maneira como você lida com o agendamento pode fazer toda a diferença entre uma experiência frustrante e uma experiência perfeita.

A obtenção do suporte VIP correto não é apenas uma questão de velocidade, mas também de fazer com que eles se sintam valorizados e garantir que a sua equipe possa oferecer o serviço sem caos. Veja como gerenciar as reservas de suporte VIP de uma forma que pareça fácil, tanto para você quanto para seus clientes.

O suporte VIP precisa de mais do que apenas respostas rápidas

Se alguém é um cliente de alto nível, provavelmente paga mais, usa muito o seu produto ou influencia outras pessoas em sua rede. Portanto, quando ele precisa de ajuda, você não quer atrasos ou falhas de comunicação, mas lidar com reservas manualmente? Isso não é eficiente. É arriscado, consome muito tempo e pressiona a sua equipe. Além disso, não é a experiência que os VIPs esperam.

O que dificulta o agendamento de sessões VIP

O agendamento tradicional significa correr atrás de e-mails, fazer ping no Slack, alternar entre calendários e torcer para que nada passe despercebido. E quando sua equipe está lidando com vários VIPs ao mesmo tempo? As coisas ficam confusas. É fácil fazer uma reserva dupla, oferecer o horário errado ou esquecer quem precisa do quê.

Use uma página de reserva para sessões de suporte individual

Quando um VIP precisa de suporte individual, a maneira mais simples é usar uma página de reserva. Você escolhe os horários que deseja oferecer, envia um link e eles reservam um horário que seja adequado para eles. Você não precisa de e-mails. Sem lembretes. Você não precisa ficar trocando mensagens.

Exemplo:

Um cliente está tendo problemas com a configuração. Você envia a ele sua página de agendamento. Ele escolhe um horário que se encaixe em sua agenda. Vocês dois recebem um convite do calendário e estão prontos para começar.

Use uma planilha de inscrição para workshops VIP

Você está organizando um treinamento em grupo ou um webinar para seus VIPs? Uma planilha de inscrição é a melhor opção. Você decide quantas vagas estão disponíveis, define o horário e compartilha o link. Você não precisa de planilhas. Você não precisa receber e-mails de última hora do tipo "Ainda posso participar?".

Exemplo:

Você está organizando um workshop sobre "Recursos do Power para usuários avançados". Você cria uma planilha de inscrição com 10 vagas. Os VIPs pegam seus lugares e você não precisa gerenciar os RSVPs manualmente.

Compare a página de reserva com a planilha de inscrição

Prepare-se e faça o acompanhamento para obter sucesso VIP

O agendamento é apenas o começo. Se você quiser que suas sessões VIP causem um impacto real, seja intencional antes, durante e depois da chamada.

Exemplo:

Depois de ajudar um cliente com a configuração avançada, você envia a ele um e-mail de acompanhamento com os principais links, um resumo da sessão e uma pesquisa de satisfação com uma pergunta. Uma semana depois, ele responde pedindo para participar do seu próximo workshop, porque a experiência foi realmente útil.

Facilite as coisas com o Doodle

Não importa se você está oferecendo ajuda prática ou organizando um workshop para um grupo de VIPs, o agendamento não deve atrasá-lo. Com o Doodle, você pode criar páginas de agendamento e planilhas de inscrição em minutos - assim você se mantém organizado e seus clientes se sentem valorizados. Você pode configurá-lo uma vez. Compartilhe seu link. Permita que seus VIPs reservem tempo sem complicações.

Experimente o Doodle hoje mesmo e torne o suporte VIP mais fácil para todos.