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As equipes de suporte lidam com muita coisa, equilibrando as solicitações de muitos clientes todos os dias. Mas os clientes VIP merecem mais do que apenas respostas rápidas, eles esperam atenção pessoal, respeito pelo seu tempo e uma maneira fácil de agendar suporte que se adapte às suas agendas lotadas. Seja uma sessão de ajuda individual para um problema urgente ou um workshop em grupo pequeno para aprofundar o conhecimento do produto, a maneira como você lida com o agendamento pode fazer toda a diferença entre uma experiência frustrante e uma experiência perfeita.
A obtenção do suporte VIP correto não é apenas uma questão de velocidade, mas também de fazer com que eles se sintam valorizados e garantir que a sua equipe possa oferecer o serviço sem caos. Veja como gerenciar as reservas de suporte VIP de uma forma que pareça fácil, tanto para você quanto para seus clientes.
O suporte VIP precisa de mais do que apenas respostas rápidas
Se alguém é um cliente de alto nível, provavelmente paga mais, usa muito o seu produto ou influencia outras pessoas em sua rede. Portanto, quando ele precisa de ajuda, você não quer atrasos ou falhas de comunicação, mas lidar com reservas manualmente? Isso não é eficiente. É arriscado, consome muito tempo e pressiona a sua equipe. Além disso, não é a experiência que os VIPs esperam.
O que dificulta o agendamento de sessões VIP
O agendamento tradicional significa correr atrás de e-mails, fazer ping no Slack, alternar entre calendários e torcer para que nada passe despercebido. E quando sua equipe está lidando com vários VIPs ao mesmo tempo? As coisas ficam confusas. É fácil fazer uma reserva dupla, oferecer o horário errado ou esquecer quem precisa do quê.
Use uma página de reserva para sessões de suporte individual
Quando um VIP precisa de suporte individual, a maneira mais simples é usar uma página de reserva. Você escolhe os horários que deseja oferecer, envia um link e eles reservam um horário que seja adequado para eles. Você não precisa de e-mails. Sem lembretes. Você não precisa ficar trocando mensagens.
Exemplo:
Um cliente está tendo problemas com a configuração. Você envia a ele sua página de agendamento. Ele escolhe um horário que se encaixe em sua agenda. Vocês dois recebem um convite do calendário e estão prontos para começar.
Use uma planilha de inscrição para workshops VIP
Você está organizando um treinamento em grupo ou um webinar para seus VIPs? Uma planilha de inscrição é a melhor opção. Você decide quantas vagas estão disponíveis, define o horário e compartilha o link. Você não precisa de planilhas. Você não precisa receber e-mails de última hora do tipo "Ainda posso participar?".
Exemplo:
Você está organizando um workshop sobre "Recursos do Power para usuários avançados". Você cria uma planilha de inscrição com 10 vagas. Os VIPs pegam seus lugares e você não precisa gerenciar os RSVPs manualmente.
Compare a página de reserva com a planilha de inscrição
Recurso | Página de reserva (1:1) | Folha de registro (grupo) |
Caso de uso | Sessão de suporte VIP privada | Workshop ou treinamento em grupo |
Método de reserva | O cliente escolhe uma vaga em seu calendário | O cliente escolhe uma vaga em uma lista de assentos limitados |
Limites de assentos | Uma pessoa por vaga | Várias pessoas por vaga (você define o limite) |
Ideal para | Ajuda personalizada | Sessões em grupo eficientes |
Esforço de configuração | Baixo | Baixo |
Ferramenta de Doodle para usar | Página de reserva | Folha de registro |
Prepare-se e faça o acompanhamento para obter sucesso VIP
O agendamento é apenas o começo. Se você quiser que suas sessões VIP causem um impacto real, seja intencional antes, durante e depois da chamada.
O que você deve fazer | Por que isso é importante |
Venha preparado | Tenha o contexto do cliente, os detalhes da configuração e os recursos úteis prontos para serem usados. |
Tenha água por perto | Chamadas longas podem se arrastar. Mantenha-se confortável e concentrado. |
Comece com uma rápida recapitulação | Estabelece expectativas e ajuda todos a se alinharem com as metas da sessão. |
Peça para gravar a sessão | Com permissão, as gravações podem servir de apoio para treinamentos internos ou acompanhamentos. |
Faça anotações ao vivo | Captura os principais pontos problemáticos, perguntas e quaisquer acompanhamentos prometidos. |
Observe os limites de tempo | Respeite o tempo do cliente, mantendo a sessão focada e no caminho certo. |
Envie um resumo de acompanhamento | Reforça as próximas etapas e mantém todos responsáveis. |
Inclua links úteis | Forneça guias curtos, vídeos ou links para a documentação abordada na chamada. |
Peça feedback | Uma breve pesquisa ou um e-mail rápido ajuda a melhorar as sessões futuras. |
Registre os aprendizados internamente | Compartilhe as lições aprendidas com a equipe mais ampla para melhorar o suporte em geral. |
Exemplo:
Depois de ajudar um cliente com a configuração avançada, você envia a ele um e-mail de acompanhamento com os principais links, um resumo da sessão e uma pesquisa de satisfação com uma pergunta. Uma semana depois, ele responde pedindo para participar do seu próximo workshop, porque a experiência foi realmente útil.
Facilite as coisas com o Doodle
Não importa se você está oferecendo ajuda prática ou organizando um workshop para um grupo de VIPs, o agendamento não deve atrasá-lo. Com o Doodle, você pode criar páginas de agendamento e planilhas de inscrição em minutos - assim você se mantém organizado e seus clientes se sentem valorizados. Você pode configurá-lo uma vez. Compartilhe seu link. Permita que seus VIPs reservem tempo sem complicações.
Experimente o Doodle hoje mesmo e torne o suporte VIP mais fácil para todos.
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