10 métodos comprovados para priorizar tarefas

Ser produtivo no trabalho não significa manter-se ocupado - significa manter o foco no que é mais importante. Com inúmeras tarefas, e-mails e reuniões, saber priorizar bem pode ser a diferença entre o progresso e o esgotamento. A priorização dá estrutura aos nossos esforços e nos ajuda a investir tempo onde é importante.

Mas como você decide o que fazer primeiro? Quais tarefas realmente são importantes e quais podem esperar? É aí que entram os métodos de priorização de tarefas. A seguir, exploramos dez abordagens bem conhecidas, cada uma com seus pontos fortes. Não importa se você precisa de um sistema visual, de uma pontuação baseada em dados ou de uma maneira melhor de começar o dia, você encontrará um método que se adapta à sua forma de trabalhar.

Por que a priorização é importante

O trabalho rapidamente se torna reativo sem um sistema claro para decidir em que se concentrar. Você acaba respondendo à mensagem mais recente ou à voz mais alta, e não à tarefa que impulsiona o progresso. Esse tipo de foco disperso cria ineficiências, aumenta o estresse e, com o tempo, contribui para o esgotamento.

A priorização oferece uma maneira de retomar o controle do seu tempo. Ela reduz a fadiga das decisões, ajudando-o a saber no que trabalhar em seguida. Ela permite que você canalize sua energia para as tarefas mais valiosas em vez de se dispersar por tudo. Com o método certo, a priorização pode ajudá-lo a reservar tempo para o trabalho profundo - aqueles trechos ininterruptos em que ocorre um progresso significativo.

1. Método Kanban

O método Kanban usa quadros visuais (digitais ou físicos) para representar o fluxo de tarefas em vários estágios, como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído".

Esse método é excelente para gerenciar tarefas em vários projetos ou equipes. Ele ajuda a ver os gargalos rapidamente e incentiva os limites de trabalho em andamento, o que evita que você se sobrecarregue.

Se você prefere estrutura, mas não quer blocos de tempo rígidos, organizar suas tarefas com o Kanban proporciona clareza sem pressão.

2. Modelo de pontuação RICE

O método de pontuação RICE é frequentemente usado no desenvolvimento de produtos, mas é igualmente valioso para a tomada de decisões em marketing, operações ou planejamento de conteúdo. RICE significa Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).

Cada tarefa ou ideia recebe uma pontuação com base no número de pessoas que ela afetará (Alcance), na escala do resultado (Impacto), na sua certeza (Confiança) e no tempo que levará (Esforço). A pontuação final o ajuda a comparar objetivamente as prioridades concorrentes.

Quando sua lista de tarefas inclui vários itens "importantes", o método RICE pode ajudá-lo a priorizar as ideias com base nos resultados potenciais, não apenas na urgência.

3. Coma o sapo

Se a primeira coisa que você fizer a cada dia for a tarefa mais desafiadora ou mais importante, tudo o que vier depois parecerá mais fácil. Essa é a ideia por trás de "Eat the Frog" (Coma o sapo)uma frase popularizada por Brian Tracy. O "sapo" é a tarefa mais assustadora - você a realiza antes que e-mails, reuniões ou distrações o atrapalhem.

Esse método é benéfico se você estiver procrastinando grandes metas. Começar o dia com uma vitória aumenta o foco e o ímpeto. Comer o sapo ajuda a eliminar a evasão e a criar disciplina ao priorizar o que é importante.

4. Princípio de Pareto (Regra 80/20)

Nomeado em homenagem ao economista Vilfredo Pareto, esse princípio descreve como 80% de seus resultados vêm de 20% de sua contribuição. Em termos de trabalho, um pequeno número de tarefas geralmente é responsável pela maioria de seus resultados.

O desafio é identificar essas ações de alto impacto e dar-lhes prioridade. Você está escrevendo relatórios que ninguém lê? Uma ligação de cinco minutos poderia substituir uma reunião de duas horas?

Ao aplicar a regra 80/20 ao gerenciamento de tarefas você começa a fazer as perguntas certas - e a alocar seu esforço onde ele oferece valor real.

5. Método MoSCoW

Essa técnica organiza as tarefas em quatro categorias: Deve ter, Deveria ter, Poderia ter e Não terá (por enquanto). O método MoSCoW é útil para planejar sprints, recursos ou agendas de reuniões em que é necessário fazer concessões.

Em vez de ver sua lista de tarefas como um longo fluxo, esse método incentiva o pensamento crítico: O que deve ser feito hoje? Se estiver liderando uma equipe ou gerenciando projetos, o método MoSCoW é uma estrutura prática para tornar visíveis e compartilhadas as decisões difíceis.

6. Método ABCDE

Esse método simples, mas poderoso, criado pelo especialista em gerenciamento de tempo Brian Tracy, ajuda a classificar suas tarefas por prioridade usando cinco letras:

A = precisa fazer B = deve fazer C = bom fazer D = delegar E = eliminar

O que torna esse método tão eficaz é sua clareza. Você não está listando tarefas - está organizando-as em um nível de consequência. É uma maneira rápida e intuitiva de criar ordem a partir do caos.

O método ABCDE dá estrutura à sua lista e o ajuda a agir com intenção.

7. Método OHIO (Only Handle It Once)

Pequenas tarefas podem se acumular rapidamente. O método OHIO aborda isso incentivando-o a lidar com uma tarefa na primeira vez em que tocá-la, especialmente se puder fazê-lo imediatamente. Pense em limpar sua caixa de entrada: se a leitura de um e-mail leva 30 segundos, mas você o revisita cinco vezes, você gastou mais tempo do que economizou ao adiar. A OHIO trata de ações eficientes e da minimização da desordem.

Quando aplicado de forma consistente, o método OHIO reduz o retrabalho e a carga mental, ajudando você a se manter mentalmente claro e focado na tarefa.

8. Getting Things Done (GTD)

O Getting Things Done é um sistema poderoso para gerenciar a sobrecarga e liberar seu cérebro.

Criado por David Allen, o GTD é uma abordagem abrangente para organizar todas as suas tarefas, ideias e projetos em um sistema confiável. Inclui a captura de tudo o que precisa ser feito, o processamento nas próximas etapas, a organização dessas etapas, a revisão regular e a execução do que é acionável. É ideal para profissionais do conhecimento ou para qualquer pessoa que esteja lidando com responsabilidades complexas.

A GTD leva algum tempo para ser implementada, mas, uma vez implantada, ela lhe dá a confiança de que nada está sendo esquecido.

9. Método Ivy Lee

No final de cada dia, escreva as seis coisas mais importantes que você precisa fazer amanhã. Classifique-as em ordem. Quando o dia seguinte começar, comece com a tarefa nº 1 e siga em frente somente quando ela estiver concluída.

Esse método força a priorização e o ajuda a evitar a multitarefa. Ele funciona bem para pessoas que querem começar o dia com clareza e foco. O método Ivy Lee cria um impulso diário, ajudando você a começar com propósito e terminar com clareza.

10. Técnica Pomodoro

Esse método de bloqueio de tempo divide seu trabalho em sprints de 25 minutos (Pomodoros) seguidos de pequenos intervalos de 5 minutos. Depois de quatro Pomodoros, você faz uma pausa mais longa, o que funciona bem para tarefas que exigem concentração profunda, mas em que a energia diminui com o tempo. Ela também dá ao cérebro espaço para reiniciar sem perder o fluxo. A técnica Pomodoro estimula o foco e evita a fadiga, especialmente em ambientes remotos ou com muita digitalização.

Priorize melhor com o Doodle

O Doodle é uma plataforma de agendamento criada para ajudar indivíduos e equipes a simplificar o processo de planejamento de reuniões e eventos. Ao reduzir o tempo gasto na coordenação de calendários, o Doodle lhe dá mais liberdade para se concentrar em suas tarefas mais importantes.

Com a Booking Page, você pode permitir que outras pessoas reservem um horário com você com base apenas na sua disponibilidade em tempo real - sem a necessidade de ficar trocando e-mails. As enquetes de grupo facilitam a localização do melhor horário para reuniões com vários participantes, enquanto o agendamento 1:1 permite que você compartilhe uma seleção selecionada de horários disponíveis.

Se você estiver realizando workshops ou sessões sensíveis ao tempo, as folhas de inscrição ajudam a gerenciar a participação e a manter tudo organizado. O Doodle se conecta a ferramentas que você já usa, como o Google Calendar, o Microsoft Outlook e o Zoom. Você pode até mesmo integrar o Stripe para coletar pagamentos durante o agendamento. Esse nível de automação mantém sua agenda alinhada com suas prioridades, reduz a alternância de contexto e apoia um fluxo de trabalho mais focado e produtivo.

Escolha o método que funciona para você e deixe o Doodle cuidar do quando.