O Método GTD: Como realmente fazer as coisas

Administrar uma empresa, gerenciar clientes, lidar com vários projetos e tudo o mais pode parecer uma sobrecarga. Quanto mais tarefas você tiver em sua cabeça, mais difícil será executá-las com eficiência.

Como David Allen, o criador do método Getting Things Done (GTD), declarou:

"Há uma relação inversa entre as coisas que estão em sua mente e as coisas que estão sendo feitas".

Em outras palavras, quanto mais desordenada for sua mente, mais difícil será se concentrar. O GTD é um sistema de gerenciamento de tempo simples, mas eficaz, que ajuda os profissionais a eliminar a sobrecarga mental e a agir de forma organizada - sem estresse.

O que é a estrutura GTD?

O método Getting Things Done (GTD) é um sistema de produtividade que ajuda os profissionais a gerenciar suas tarefas de uma forma que não os deixe sobrecarregados.

David Allen criou esse método com base na ideia de que nosso cérebro não foi feito para armazenar e organizar um fluxo interminável de tarefas, ideias e compromissos. Em vez de confiar na memória, o GTD incentiva a captura de tudo externamente, a organização das tarefas em categorias claras e o envolvimento com elas de forma sistemática.

A estrutura segue cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e envolver-se. Cada etapa serve a um propósito específico para reduzir a desordem mental e melhorar a execução. Em vez de reagir às tarefas à medida que elas surgem, a GTD permite que os profissionais processem as informações de forma estruturada e façam escolhas intencionais sobre o que fazer em seguida.

Como aplicar a GTD: Cinco etapas para fazer as coisas

1. Registre tudo o que precisa de atenção. Em vez de manter tarefas, ideias e compromissos em sua cabeça, anote-os em um local central. Quer você prefira um caderno, um aplicativo de gerenciamento de tarefas ou memorandos de voz, a chave é documentar tudo assim que vier à mente.

2. Esclareça o que precisa ser feito. Depois de capturar suas tarefas, revise-as e decida o que fazer com elas. Se uma tarefa exigir atenção imediata e levar menos de dois minutos, conclua-a imediatamente. Se for algo que você pode delegar, atribua-o a outra pessoa. Se não exigir ação agora, mas exigirá mais tarde, agende-a ou adicione-a a uma lista de tarefas. Se não for necessário de forma alguma, remova-o.

3. Organize as tarefas nas categorias certas. Coloque tudo o que requer uma ação em um sistema estruturado. As tarefas que precisam ser concluídas logo vão para uma lista de Próximas Ações. Acompanhe separadamente os projetos que exigem várias etapas. Coloque os itens que você está aguardando de outras pessoas em uma lista de Waiting For (Aguardando ), enquanto coloca as ideias de longo prazo em uma categoria Someday/Maybe (Algum dia/talvez ).

4. Reflita e revise seu sistema regularmente. Para manter-se no caminho certo, agende uma revisão semanal na qual você atualiza suas listas, verifica as tarefas delegadas e ajusta as prioridades. Isso evita o esquecimento de tarefas e garante que você esteja sempre trabalhando no que é mais importante.

5. Envolva-se com as tarefas com base na prioridade e no contexto.Em vez de alternar aleatoriamente entre projetos, use suas listas de tarefas para decidir no que trabalhar em seguida. Priorize as tarefas com base em prazos, urgência e recursos disponíveis. O sistema GTD ajuda você a se concentrar na execução em vez de se sentir sobrecarregado por pensamentos dispersos.

Use uma lista de verificação ou um fluxograma para tornar a GTD viável

Entender o GTD é apenas o primeiro passo - integrá-lo em sua rotina diária é o que o torna eficaz. Uma simples lista de verificação pode ajudar os profissionais a aplicar a GTD de forma consistente. O primeiro passo é reunir todas as tarefas, ideias e compromissos em um único lugar. Seja usando uma ferramenta digital ou um caderno de papel, a chave é anotar tudo assim que vier à mente.

Depois que todas as tarefas forem registradas, elas precisam ser classificadas em categorias com base no fato de exigirem ação imediata, delegação, agendamento ou de poderem ser eliminadas por completo.

Para garantir que nada se perca no processo, é útil visualizar o fluxo de trabalho do GTD usando um fluxograma simples. As tarefas entram no sistema por meio da fase de captura e passam por esclarecimento, organização e reflexão antes de serem executadas.

Se uma tarefa exigir menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente. Se puder ser delegada, deve ser atribuída à pessoa certa e monitorada para acompanhamento. Se exigir mais tempo, deve ser agendada ou adicionada a uma lista de projetos.

Ferramentas e tecnologia GTD

A aplicação eficaz da GTD requer as ferramentas certas - gerenciadores de tarefas como Trello, Todoist, Notion ou Evernote podem ajudar a manter o controle das listas de ações.

Um sistema de calendário bem organizado também ajuda a gerenciar reuniões, prazos e cronogramas de projetos.

Para aqueles que têm dificuldades com o agendamento, uma ferramenta como o Doodle simplifica o processo, eliminando a comunicação de ida e volta. Com as Booking Pages e Group Polls, é possível permitir que clientes, membros da equipe ou colaboradores agendem reuniões em horários disponíveis sem coordenação manual. É possível combinar o agendamento e outros fluxos de trabalho com o método GTD para que você possa gerenciar seu tempo com eficiência sem se distrair.

É hora de fazer as coisas

O método Getting Things Done (GTD) oferece uma maneira prática para aqueles que desejam organizar sua carga de trabalho e se concentrar na execução. A aplicação do GTD não precisa ser complicada.

Comece escrevendo tudo o que está em sua mente, processe cada tarefa sistematicamente e use ferramentas que apoiem seu fluxo de trabalho. E se a programação fizer parte de sua carga de trabalho diária, deixe que o Doodle cuide da logística enquanto você se concentra em fazer as coisas.