Metoda ABCDE: ustalaj priorytety zadań jak profesjonalista

Twoja lista zadań nieustannie się wydłuża, ale ilość czasu pozostaje taka sama. Bez jasnego systemu łatwo jest dać się wciągnąć w pracę, która wydaje się pilna, ale w rzeczywistości nie przybliża cię do celu.

Metoda ABCDE to prosta metoda ustalania priorytetów, która pozwala oddzielić ziarno od plew. Zamiast zajmować się zadaniami w sposób przypadkowy, metoda ta pomaga ustalać priorytety w oparciu o ważność i pilność.

Efekt? Skupiasz się na tym, co naprawdę ma znaczenie, delegujesz zadania lub eliminujesz czynniki rozpraszające uwagę i osiągasz więcej — bez poczucia przytłoczenia.

Czym jest metoda ABCDE?

Opracowana przez autora książek poświęconych samorozwojowi, Briana Tracy’ego, metoda ABCDE stanowi usystematyzowany sposób klasyfikowania zadań:

• A – Co trzeba zrobić: Te zadania mają kluczowe znaczenie. Jeśli ich nie wykonasz, poniesiesz realne konsekwencje. Przykład: Przygotowanie do prezentacji dla klienta.

• B – Powinno się: Są to ważne zadania, ale konsekwencje ich niewykonania nie są tak natychmiastowe. Przykład: Podjęcie dalszych działań w sprawie potencjalnego klienta.

• C – Fajnie byłoby to zrobić: Pominięcie tych zadań nie pociąga za sobą żadnych rzeczywistych konsekwencji. Przykład: Udział w opcjonalnym webinarium.

• D – Delegować: Zadania, które nie wymagają Twojego osobistego udziału i które możesz powierzyć komuś innemu.

• E – Wyeliminować: Czynności, które tylko marnują czas i nie wnoszą żadnej wartości. Na przykład sprawdzanie mediów społecznościowych z przyzwyczajenia.

Jak stosować metodę ABCDE w codziennym życiu

Zacznij od sporządzenia listy wszystkich zadań, które musisz wykonać. Na razie nie selekcjonuj ani nie porządkuj — po prostu zapisz wszystko. Gdy już masz listę, przejrzyj każde zadanie i przypisz mu literę A, B, C, D lub E.

Następnie realizuj zadania według priorytetów. Zadania z kategorii A mają pierwszeństwo; nie przechodź do zadań z kategorii B, dopóki nie wykonasz wszystkich zadań z kategorii A. Zadania z kategorii C należy uwzględnić dopiero po zakończeniu zadań z kategorii A i B, co często oznacza, że w ogóle nie zostaną zrealizowane — i to jest w porządku.

Delegowanie zadań i eliminowanie ich są równie ważne. Jeśli możesz coś delegować, powierz to komuś innemu lub skorzystaj z narzędzia, które wykona za Ciebie najtrudniejsze zadania.

Jeśli jest to litera „E”, usuń ją całkowicie ze swojej listy.

Na koniec pamiętaj, by codziennie na nowo oceniać swoje priorytety. To, co dzisiaj było ważnym zadaniem, jutro może stać się pilne lub nabrać innego znaczenia. Zachowaj elastyczność, ale też dyscyplinę.

Praktyczne przykłady zastosowania metody ABCDE

Freelancer: Współpraca z klientami i rozwój działalności

Freelancer ma na głowie wiele projektów. Dotrzymanie terminu wyznaczonego przez klienta to priorytet – nie ma tu miejsca na negocjacje, ponieważ niedotrzymanie terminu mogłoby zaszkodzić jego reputacji i dochodom. Skontaktowanie się z byłym klientem w sprawie przyszłej współpracy to sprawa drugorzędna. Jest to ważne dla rozwoju działalności, ale nie ma bezpośredniego wpływu na sytuację.

Aktualizacja portfolio na stronie internetowej to zadanie klasy C. Fajnie jest to zrobić, ale nie wpłynie to na dzisiejsze obciążenie pracą. Zadania administracyjne, takie jak fakturowanie, to zadania klasy D, ponieważ może się nimi zająć wirtualny asystent lub narzędzie do automatyzacji.

I wreszcie, poświęcenie godziny na dopracowywanie logo to w niektórych przypadkach po prostu „E”. Wydaje się to produktywne, ale nie generuje przychodów.

Kierownik zespołu: Równowaga między strategią, spotkaniami i innymi zadaniami

Kierownik zespołu musi podejmować decyzje na wysokim szczeblu, pozostając jednocześnie zaangażowanym w bieżącą działalność. Dlatego przygotowanie propozycji strategicznej na posiedzenie kierownictwa zasługuje na ocenę A — ma to kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu.

Udzielanie indywidualnych informacji zwrotnych członkom zespołu to ocena B. Jest to cenne, ale można to zaplanować strategicznie, zamiast robić to od razu. Udział w dobrowolnym wydarzeniu networkingowym to ocena C. To miłe, ale pominięcie go nie pociągnie za sobą żadnych poważnych konsekwencji.

Zarządzanie harmonogramem dla całego zespołu to ocena D — lepiej zautomatyzować ten proces za pomocą narzędzia do planowania, takiego jak Doodle. Uczestnictwo w spotkaniu, które nie wymaga ich wkładu? To ocena E. Jeśli nie mogą wnieść żadnego znaczącego wkładu, to strata czasu.

Kolejny krok z Doodle

Metoda ABCDE pomaga określić, na czym należy się najpierw skupić — mądrze ustalaj priorytety i korzystaj z odpowiednich narzędzi, aby jeszcze bardziej ułatwić sobie pracę.

I tu właśnie z pomocą przychodzi Doodle. Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkania, ustalasz terminy rozmów indywidualnych, czy koordynujesz projekt z klientami, Doodle pomaga Ci zarezerwować czas na zadania typu A i B bez konieczności prowadzenia żmudnej wymiany e-maili.