Proste strategie zwalczania mentalności silosowej

Słyszałeś kiedyś o „silo informacyjnym”? Zasadniczo chodzi o sytuację, w której informacje i pomysły są odizolowane, podobnie jak ziarno przechowywane w silosie. Z wnętrza silosu informacje są łatwo dostępne, ale jeśli znajdziesz się poza nim – cóż, pech. W miejscu pracy mentalność silosowa pojawia się, gdy różne działy, zespoły lub biura funkcjonują jak silosy informacyjne.

Jeśli ten opis mentalności silosowej nie brzmi znajomo, to świetnie! Prawdopodobnie pracujesz w środowisku sprzyjającym komunikacji i współpracy. Jeśli jednak kiwasz głową z uznaniem, nie ma powodu do rozpaczy. Istnieje wiele sprawdzonych strategii pozwalających zwalczać mentalność silosową, a my wybraliśmy cztery najlepsze z nich.

Udoskonal i podkreśl misję swojej firmy

Jednym z powodów, dla których duże firmy tak często działają w izolacji, jest to, że różne działy mogą dążyć do realizacji bardzo różnych celów. Na przykład dział IT w firmie zajmującej się handlem elektronicznym może skupiać się na usuwaniu błędów w zapleczu systemowym, podczas gdy zespół obsługi klienta jest zajęty obsługą zgłoszeń i zwrotów od klientów. Każdy zespół dąży do innego celu, wykorzystując różne procesy i umiejętności, aby osiągnąć różne korzyści. Według Przedsiębiorca, „Aby zbudować spójność, członkowie zespołu muszą otrzymać przekonujący powód, by stać się częścią misji firmy”. Dlatego tak ważne jest znalezienie misji firmy, która połączy te pozornie niepasujące do siebie cele. Stwierdzenie typu: „Naszą misją jest zapewnienie niezapomnianych wrażeń z zakupów online w sektorze niezależnego designu” zgrabnie łączy różne cele poszczególnych działów. Gdy już sformułujesz i dopracujesz misję firmy, odwołuj się do niej podczas spotkań międzydziałowych: pomoże to wszystkim pozostać na tej samej stronie.

Zachęcaj do „zachowań bez granic”

Jack Welch, legendarny dyrektor generalny, który stał na czele GE w latach 1981–2001, nie znosił mentalności silosowej i zamiast tego opowiadał się za „organizacją bez granic” – jak sam to nazwał. Organizacja bez granic powstaje, gdy zniesione zostają bariery między szczeblami hierarchii, działami i stanowiskami, co oznacza, że pracownicy mogą współpracować między zespołami i pełnić kilka różnych ról. Jest to podejście, które w niektórych miejscach pracy może sprawdzać się lepiej niż w innych, ale niemal każde miejsce pracy mogłoby odnieść korzyści z zastosowania jednej z taktyk Welcha dotyczących organizacji bez granic: Trening. Krótko mówiąc, program „Work-Out” umożliwia organizację kilkudniowych sesji roboczych, podczas których grupy zadaniowe, składające się z pracowników z różnych działów oraz innych interesariuszy, skupiają się na rozwiązywaniu problemów lub wdrażaniu nowej strategii. Sesje te odbywają się w odstępach 30-dniowych w ciągu 90 dni. Welch uważa, że zgromadzenie zróżnicowanej grupy pracowników w celu skupienia się na wspólnym celu sprzyjało „zachowaniom bez granic”, co z kolei prowadzi do zmian organizacyjnych, pomagając „każdej firmie, niezależnie od wielkości, działać i funkcjonować jak mniejsze, bardziej zwinne i odporne przedsiębiorstwo”. Na zakończenie procesu zespół zadaniowy przedstawia sprawozdanie całej firmie podczas zebrania ogólnofirmowego. A skoro o tym mowa…

Spróbuj zorganizować spotkanie z mieszkańcami

Spotkanie w ratuszu przypomina zebranie ogólne, ponieważ powinni w nim uczestniczyć wszyscy pracownicy firmy, z jedną niewielką różnicą: daje ono znacznie większe możliwości wyrażania opinii. Pod względem formy wzoruje się na spotkaniach, podczas których radni rozmawiają ze swoimi wyborcami, otwierając kanały komunikacji, by zapytać ich o zdanie i odnieść się do ich obaw. Workopolis przedstawia kilka wskazówek dotyczących organizacji skutecznego spotkania typu „Town Hall”, m.in.: należy z odpowiednim wyprzedzeniem rozesłać wszystkie materiały; umożliwić pracownikom anonimowe zgłaszanie pytań; oraz rozdać formularze opinii na zakończenie spotkania. Nie ma potrzeby organizowania spotkań typu „Town Hall” co tydzień lub co miesiąc: biorąc pod uwagę nakład pracy związany z przygotowaniem udanego spotkania, sugerujemy organizować je z umiarem. Jednak dobrze przeprowadzone spotkanie typu „Town Hall” powinno budować poczucie wspólnoty i wspólnego celu w miejscu pracy. A co najważniejsze, pokazuje zespołowi, że kierownictwo poważnie traktuje opinie, komunikację i współpracę. Badania pokazują, że mentalność silosowa często spływa ze strony kierownictwa; spotkanie typu „Town Hall” pozwala menedżerom promować kulturę współpracy w miejscu pracy.

Nie zapominaj o podziałach geograficznych

Kiedy organizujesz to spotkanie z mieszkańcami, jest jedna rzecz, którą naprawdę Nie należy zapominać o jednym: należy połączyć pracowników zdalnych lub pracujących poza siedzibą firmy, a także zespoły działające w różnych biurach. W miarę jak praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna, a firmy otwierają liczne biura na całym świecie, łatwo dochodzi również do powstawania geograficznych „silosów informacyjnych”: bardziej niż kiedykolwiek wcześniej przedsiębiorstwa często działają w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Na szczęście ta sama technologia, która umożliwia pracę zdalną i poza siedzibą firmy, może zostać wykorzystana do zwalczania geograficznych silosów: utwórz grupę na Slacku dla pracowników z wielu lokalizacji i zorganizuj regularne spotkania na Skype’ie lub wideokonferencje (pamiętając o uwzględnieniu różnych strefy czasowe (z uwzględnieniem) różnic między pracownikami pracującymi na miejscu a pracownikami pracującymi zdalnie.

„Myślenie silosowe” utrudnia współpracę i komunikację: na szczęście opracowanie wizji obejmującej całą firmę, promowanie zachowań wykraczających poza granice działów oraz udoskonalenie strategii prowadzenia spotkań mogą przeciwdziałać jego negatywnym skutkom i przyczynić się do stworzenia zdrowszej kultury pracy.