Enkla strategier för att motverka silotänkande

Har du någonsin hört talas om ett informationssilo? I grund och botten är det vad som händer när information och idéer stängs in, precis som spannmål som lagras i ett silo. Inifrån silot är informationen lättillgänglig, men om du befinner dig utanför silot – ja, då har du otur. På arbetsplatsen uppstår en silotänkande när olika avdelningar, team eller kontor fungerar som informationssilor.

Om du inte känner igen dig i den här beskrivningen av silotänkande, så är det ju jättebra! Då arbetar du troligen i en kommunikativ och samarbetsinriktad miljö. Men om du nickar instämmande behöver du inte förtvivla. Det finns massor av beprövade strategier för att bekämpa silotänkande, och vi har hittat fyra av de bästa.

Förfina och lyft fram ditt företags uppdrag

En anledning till att stora företag så ofta är uppdelade i ”silos” är att olika avdelningar kan arbeta mot helt olika mål. IT-avdelningen på ett e-handelsföretag kan till exempel vara inriktad på att åtgärda buggar i backend-systemet, medan kundtjänstteamet är upptaget med att hantera kundförfrågningar och returer. Varje team arbetar mot ett annat mål, med olika processer och kompetensområden, för att uppnå olika incitament. Enligt Entreprenör, ”För att skapa sammanhållning måste teammedlemmarna ges en övertygande anledning att vara en del av företagets uppdrag.” Det är därför det är så viktigt att hitta ett företagsuppdrag som knyter samman dessa till synes skilda mål. Ett uttalande som ”Vårt uppdrag är att skapa en minnesvärd onlineupplevelse inom den oberoende designbranschen” knyter på ett elegant sätt samman olika avdelningars mål. När du väl har formulerat och förfinat företagets uppdrag, återkom till det under möten mellan avdelningarna: det hjälper alla att vara på samma våglängd.

Uppmuntra ”gränslöst beteende”

Jack Welch, den legendariske VD:n som ledde GE från 1981 till 2001, avskydde silotänkandet och förespråkade istället en ”gränslös organisation” – ett begrepp han själv myntade. En gränslös organisation uppstår när barriärerna mellan hierarkiska nivåer, avdelningar och arbetsuppgifter bryts ned, vilket innebär att medarbetarna kan samarbeta över teamgränserna och inneha flera olika roller. Det är en strategi som kanske fungerar bättre på vissa arbetsplatser än på andra, men nästan alla arbetsplatser skulle kunna dra nytta av att anamma en av Welchs gränslösa taktiker: den Träning. Kort sagt innebär ”Work-Out” att man anordnar flerdagars arbetssessioner där arbetsgrupper, bestående av medarbetare från olika avdelningar samt andra intressenter, fokuserar på att lösa problem eller genomföra en ny strategi. Dessa sessioner hålls med 30 dagars mellanrum under en period på 90 dagar. Welch anser att det faktum att man samlar en mångsidig grupp medarbetare för att fokusera på ett gemensamt mål uppmuntrar till ”gränslöst beteende”, vilket i sin tur leder till organisatorisk förändring och hjälper ”vilket företag som helst, oavsett storlek, att agera och kännas som ett mindre, smidigare och mer motståndskraftigt företag”. I slutet av processen redogör arbetsgruppen för sina resultat inför hela företaget vid ett allmänt möte. På tal om det…

Prova ett öppet möte

Town Hall-mötet liknar ett allmänt möte, i det avseendet att alla i företaget bör vara närvarande, men med en enkel skillnad: det ger betydligt större utrymme för feedback. När det gäller formatet är det inspirerat av möten där kommunfullmäktigeledamöter samtalar med sina väljare, vilket öppnar upp kommunikationskanalerna för att be om synpunkter och ta itu med deras frågor. Workopolis ger några tips för att genomföra ett effektivt Town Hall-möte, bland annat: skicka ut allt material i god tid; ge medarbetarna möjlighet att skicka in frågor anonymt; dela ut feedbackformulär i slutet av mötet. Du behöver inte hålla ett Town Hall-möte varje vecka eller varje månad: med tanke på hur mycket förberedelser som krävs för att genomföra ett framgångsrikt Town Hall-möte rekommenderar vi faktiskt att du planerar in dem sparsamt. Men när det genomförs på rätt sätt bör ett bra Town Hall-möte skapa en känsla av gemenskap och ett gemensamt syfte på din arbetsplats. Det bästa av allt är att det visar ditt team att ledningen tar feedback, kommunikation och samarbete på allvar. Forskning visar att silotänkande ofta sipprar ner från ledningen; ett Town Hall-möte ger cheferna möjlighet att föregå med gott exempel när det gäller en samarbetsinriktad arbetskultur.

Glöm inte de geografiska silorna

När du håller det där medborgarmötet finns det en sak som du verkligen Man bör inte glömma att inkludera alla som arbetar på distans eller utanför huvudkontoret, liksom alla team som arbetar på olika kontor. I takt med att distansarbete blir allt mer accepterat och företag etablerar flera kontor runt om i världen är det lätt att det också uppstår geografiska informationssilor: mer än någonsin tidigare är det troligt att företag bedriver verksamhet på olika platser och i olika tidszoner. Lyckligtvis kan samma teknik som möjliggör distans- och externarbete användas för att motverka geografiska informationssilor: skapa en Slack-grupp för medarbetare på flera platser och anordna regelbundna Skype-möten eller videokonferenser (se till att ta hänsyn till olika tidszoner (med hänsyn tagen till) mellan anställda på plats och utanför arbetsplatsen.

Silo-mentalitet försvårar samarbete och kommunikation: lyckligtvis kan man motverka dess negativa effekter och skapa en sundare arbetskultur genom att utforma en företagsövergripande vision, uppmuntra gränslöst beteende och förfina sin mötestrategi.