Cyfrowe dostosowanie procesów rekrutacji i wdrażania nowych pracowników do sytuacji związanej z COVID-19

Czy pandemia COVID-19 zakłóciła funkcjonowanie Twojej firmy? Czy nadal masz do obsadzenia dużą liczbę stanowisk „niezbędnych” w obecnej sytuacji? Czy Twoje HR oraz zespoły operacyjne, które mają mało czasu na obsadzenie tych stanowisk oraz wdrożone, aby Twoja firma nie straciła tempa? Czy czujesz się przytłoczony i nie wiesz, od czego zacząć i jakich narzędzi użyć? Nie jesteś sam. Większość zespołów HR i operacyjnych znajduje się w podobnej sytuacji.

Jeśli pandemia koronawirusa cokolwiek udowodniła, to fakt, że firmy muszą być na tyle elastyczne i zwinne, by potrafić dostosowywać się, adaptować i odnosić sukcesy w burzliwych i nieprzewidywalnych okolicznościach. Jednak, jak wykazało nasze badanie „Rekrutacja i wdrażanie pracowników na odległość”, istnieje znaczna rozbieżność między postępującą cyfryzacją miejsca pracy a zdolnością działów HR do zmiany kierunku działania i dostosowania swoich procesów tak, aby przejść w 100% na tryb wirtualny.

Oto trzy najbardziej zaskakujące wnioski i trendy wynikające z naszej ankiety przeprowadzonej wśród ponad 300 specjalistów ds. kadr w Stanach Zjednoczonych.

1: Dział kadr boryka się z problemem, który może mieć długofalowe konsekwencje: nie jest przygotowany do przejścia w tryb w 100% wirtualny w obliczu konieczności zachowania dystansu społecznego.

Na jedno ogłoszenie o pracę może przypadać setki kandydatów, a proces rekrutacji może obejmować ponad 10 etapów, wielu wewnętrznych interesariuszy oraz dziesiątki narzędzi. Tak wyglądała sytuacja na długo przed tym, jak pandemia koronawirusa zmusiła miliony pracowników do pracy zdalnej na czas nieokreślony. Jednak jak wynika z niedawnego Artykuł w magazynie „Fast Company” Zastanawiałem się, czy ten ogromny eksperyment z pracą zdalną może się sprawdzić po ustąpieniu epidemii i powrocie do normalności (lub czegoś, co przypomina normalność)?

Kiedy przeczytałem artykuł w „Fast Company”, moją pierwszą myślą było: „Oczywiście, że to wykonalne”. Potem jednak przyjrzałem się wynikom naszego badania i zdałem sobie sprawę, że organizacje mają przed sobą długą drogę, zanim będą w pełni gotowe do zmiany kierunku, dostosowania się i odniesienia sukcesu w zakresie wirtualnych procesów rekrutacji i wdrażania nowych pracowników. Na przykład prawie połowa (44 procent) ankietowanych specjalistów ds. HR stwierdziła, że zazwyczaj wszystkie sesje wdrażające przeprowadza wyłącznie w formie spotkań twarzą w twarz. Co gorsza, 17 procent respondentów przyznało, że nie jest w ogóle przygotowanych, a kolejne 31 procent stwierdziło, że jest „tylko w niewielkim stopniu przygotowanych”.

Podkreślam te ustalenia nie po to, by wywołać panikę lub przysporzyć organizacjom stresu, ale po to, by zmotywować zespoły HR do zastanowienia się, od czego zacząć oraz jakie narzędzia, ludzie i procesy są potrzebne, aby uczynić je bardziej zwinnymi i zdolnymi do dostosowywania się do burzliwych, nieprzewidywalnych sytuacji, takich jak pandemia koronawirusa. Kiedy poruszyłem tę kwestię z naszym dyrektorem generalnym, Renato Profico, miał on jasną wizję tego, w jaki sposób organizacje – oraz ich działy HR – mogą stać się bardziej elastyczne, aby dostosować się do sytuacji i prosperować zarówno w trakcie pandemii COVID-19, jak i po jej ustąpieniu.

„Pierwszym krokiem jest uzyskanie poparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla. Aby to osiągnąć, działy HR muszą wykazać związek między zadowoleniem pracowników, ich zaangażowaniem i wydajnością a zadowoleniem klientów, utrzymaniem klientów oraz wzrostem przychodów. Są to korzyści, które kierownictwo wyższego szczebla doceni, uzna za priorytetowe i zatwierdzi przy podziale środków budżetowych.”

Kolejnym krokiem jest rozpoczęcie działań. Zamiast próbować przeprowadzać gruntowną przebudowę wszystkich procesów, warto zacząć od drobnych kroków i skupić się najpierw na jednym lub dwóch obszarach HR. Biorąc pod uwagę, że rekrutacja i wdrażanie nowych pracowników mają bezpośredni wpływ na zadowolenie pracowników, ich zaangażowanie, wydajność oraz wzrost przychodów, zalecałbym, aby zespoły HR zaczęły właśnie od tych dwóch obszarów. Następnie zespoły HR powinny przeprowadzić kompleksową analizę i ocenę swoich pracowników, narzędzi oraz procesów, aby uzyskać pełny obraz tego, co działa dobrze, co spowalnia działania oraz gdzie można uprościć, zautomatyzować i usprawnić procesy.

Renato Profico, dyrektor generalny firmy Doodle

2: Nieudane wirtualne wdrożenie: przepis na niskie morale pracowników i ich szybką rotację.

Jednym z największych obecnie panujących błędnych przekonań jest to, że wszystkie procesy rekrutacyjne zostały wstrzymane lub opóźnione. To po prostu nieprawda. Chociaż z pewnością dotyczy to niektórych firm (i zależy od ich modeli biznesowych oraz wpływu pandemii na przychody), istnieją inne branże, które realizują swoje plany rekrutacyjne pełną parą. W niektórych przypadkach, jak na przykład w firmie Amazon, plany rekrutacyjne zostały zwiększone i przyspieszone, aby nadążyć za gwałtownym wzrostem liczby zamówień spowodowanym epidemią koronawirusa.

W jaki sposób działy HR, po zatrudnieniu kandydatów, dostosują proces wdrażania nowych pracowników – odbywający się całkowicie w trybie wirtualnym – tak, by był on równie dynamiczny, angażujący i skuteczny, jak w przypadku wdrażania opartego na bezpośrednich kontaktach? Wyniki naszego badania wskazują, że działy HR, które stoją przed wyzwaniem wirtualnego wdrożenia tysięcy pracowników, mogą odnotować wzrost wczesnej rotacji kadr. A przyczyną tego może być właśnie niezdolność działu HR do przeprowadzenia wirtualnego wdrożenia nowych pracowników w sposób równie bogaty w informacje, dynamiczny i angażujący, jak w przypadku wdrożenia stacjonarnego.

Jak wykazało nasze badanie, 17 procent specjalistów ds. kadr ma trudności z tym, by pracownicy zdalni czuli się częścią zespołu. Ponadto 15 procent uważa, że największym wyzwaniem jest włączenie pracowników zdalnych w kulturę firmy. Chciałem poznać opinię naszego dyrektora generalnego, Renato Profico, na temat tych wyników. Oto, co miał do powiedzenia.

„Wśród nowo zatrudnionych osób panuje obecnie duża niepewność i panika związana z bezpieczeństwem zatrudnienia. Może to prowadzić do wzrostu poziomu stresu i niepokoju, co z kolei może negatywnie wpłynąć na morale pracowników oraz spowodować, że osoby pracujące zdalnie stracą kontakt i zaangażowanie w relacjach ze współpracownikami. Działy HR muszą przewidywać te negatywne skutki i wdrażać odpowiednie narzędzia, osoby oraz procesy w ramach swoich wirtualnych programów wdrażania nowych pracowników, aby im zapobiegać.”

Renato Profico, dyrektor generalny firmy Doodle

Mając świadomość, że spotkania grupowe (tj. zebrania ogólne, spotkania wszystkich pracowników) stanowią kluczowy sposób informowania wszystkich pracowników o nowościach w firmie, postępach zespołów i osiągniętych celach, cieszy fakt, że 12 procent zespołów HR stara się sprawić, by spotkania grupowe były lepiej zorganizowane i bardziej efektywne. Będzie to miało teraz jeszcze większe znaczenie, ponieważ tego rodzaju wirtualne spotkania grupowe okażą się niezbędne w na bieżąco informowanie pracowników o tym, jak epidemia koronawirusa może wpłynąć na działalność firmy (i na ich role), a także o tym, jak sprawić, by poczuli się częścią zespołu i zintegrowali się z kulturą firmy.

3: Pomimo gwałtownego wzrostu liczby spotkań wirtualnych narzędzia do prowadzenia spotkań zdalnych mają najniższy priorytet w budżetach działów kadr.

Zgodnie z danymi z naszej platformy w pierwszym kwartale 2020 roku odnotowano 47-procentowy wzrost liczby spotkań wirtualnych w porównaniu z poprzednim kwartałem. Ponadto trzy najpopularniejsze narzędzia do wideokonferencji wykorzystywane przez osoby, które planowały spotkania w serwisie Doodle w pierwszym kwartale 2020 r., to: Zoom (34 procent), Skype (14 procent) oraz Google Hangouts (4 procent). Jest to zrozumiałe, biorąc pod uwagę, że w marcu większość firm wprowadziła obowiązkowe zasady dotyczące pracy zdalnej. Brak możliwości fizycznego kontaktu z przyjaciółmi, rodziną i współpracownikami (na czas nieokreślony) z pewnością przyczynił się do wzrostu popularności wirtualnych spotkań towarzyskich.

Jeśli jest coś, co pokazała pandemia COVID-19, to fakt, że dział kadr nie może sobie pozwolić na stosowanie podejścia typu „biznes jak zwykle” przy przydzielaniu narzędzi i zasobów w ramach swojego budżetu. Tak więc, choć niektóre narzędzia do współpracy w miejscu pracy, takie jak Microsoft Teams, Powiększ oraz Doodle Choć kiedyś mogły być uważane za opcjonalne i stanowiące miły dodatek, obecnie muszą znaleźć się na szczycie listy priorytetów. Pomimo obecnego wzrostu popytu na narzędzia do pracy zdalnej, nasze badanie wskazuje na poważną rozbieżność między tym, co jest potrzebne, a tym, co jest dostępne. W szczególności narzędzia do wideokonferencji (średnia ważona: 1,88) oraz technologie do planowania spotkań (średnia ważona: 1,90) znalazły się bardzo nisko na liście priorytetów w budżetach przeznaczonych na rekrutację i wdrażanie nowych pracowników.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób Twój zespół HR może dostosować procesy rekrutacji i wdrażania nowych pracowników do nowych warunków cyfrowych w czasie pandemii COVID-19, pobierz pełną wersję badania.