Adaptar digitalmente la contratación y la incorporación a COVID-19

¿La pandemia de COVID-19 ha puesto patas arriba el funcionamiento de su empresa? ¿Todavía tiene que cubrir un gran número de puestos "esenciales"? ¿Sus equipos de RRHH y de operaciones están apurados de tiempo para contratar y incorporar* estos puestos para que su empresa no pierda impulso? ¿Se siente abrumado y confuso sobre por dónde empezar y qué herramientas utilizar? No es el único. La mayoría de los equipos de RR.HH. y operaciones se encuentran en la misma situación.

Si la pandemia de coronavirus ha demostrado algo, es que las empresas necesitan ser lo suficientemente ágiles para ajustarse, adaptarse y tener éxito en circunstancias turbulentas e impredecibles. Sin embargo, tal y como se desprende de nuestro estudio de investigación "Recruiting and Onboarding Employees From a Distance", existe una gran disparidad entre la creciente digitalización del lugar de trabajo y la capacidad de RR.HH. para pivotar y adaptar sus procesos para pasar a ser 100% virtuales.

He aquí tres de las conclusiones y tendencias más reveladoras basadas en nuestra encuesta a más de 300 profesionales de RR.HH. en Estados Unidos.

**1: RRHH tiene un problema de futuro: no está preparado para ser 100% virtual en medio del distanciamiento social.

Puede haber cientos de candidatos por oferta de empleo, más de 10 pasos, múltiples partes interesadas internas y docenas de herramientas implicadas en el proceso de contratación. Este era el caso mucho antes de que el brote de coronavirus obligara a millones de empleados a trabajar a distancia, indefinidamente. Pero, como se planteaba en un reciente artículo de Fast Company (https://www.fastcompany.com/90481356/were-in-the-midst-of-a-massive-work-from-home-experiment-what-if-it-works?partner=rss), ¿podrá funcionar este experimento masivo de trabajo desde casa una vez que el brote haya remitido y la vida vuelva a la normalidad (o a algo que se le parezca)?

Cuando leí el artículo de Fast Company, lo primero que pensé fue "por supuesto, es viable". Pero entonces me fijé en las conclusiones de nuestro estudio de investigación y me di cuenta de que a las organizaciones les queda un largo camino por recorrer antes de estar plenamente preparadas para pivotar, adaptarse y tener éxito con los procesos de contratación e incorporación virtuales. Por ejemplo, casi la mitad (44%) de los profesionales de RR.HH. encuestados afirmaron que normalmente llevan a cabo todas las sesiones de incorporación únicamente mediante reuniones presenciales. Peor aún, el 17% de los encuestados admitió no estar preparado en absoluto, mientras que otro 31% dijo estar sólo "ligeramente preparado".

Subrayo estos resultados no para causar pánico o estresar a las organizaciones, sino para motivar a los equipos de RRHH a pensar por dónde empezar y qué herramientas, personas y procesos son necesarios para hacerlos más ágiles y capaces de adaptarse a situaciones turbulentas e impredecibles como el coronavirus. Cuando hablé de esto con nuestro Director General, Renato Profico, tenía una visión clara de cómo las organizaciones -y sus equipos de RRHH- pueden hacerse más ágiles para adaptarse y prosperar durante y después de que el COVID-19 haya remitido.

"El primer paso es conseguir la implicación del equipo ejecutivo. Para ello, los equipos de RR.HH. deben conectar los puntos de la satisfacción, el compromiso y la productividad de los empleados con la satisfacción de los clientes, la retención y el crecimiento de los ingresos. Estos son los beneficios que los directivos apreciarán, priorizarán y aprobarán a la hora de asignar presupuestos.

El siguiente paso es empezar. En lugar de intentar hacer una revisión completa de todos los procesos, empiece poco a poco y céntrese primero en una o dos áreas de RR.HH. Dado que la contratación y la incorporación influyen directamente en la satisfacción de los empleados, el compromiso, la productividad y el crecimiento de los ingresos, recomiendo que los equipos de RR.HH. empiecen por estas dos áreas en primer lugar. A partir de ahí, los equipos de RR.HH. deberían realizar un análisis y una evaluación completos de su personal, herramientas y procesos de RR.HH. para obtener una imagen completa de lo que funciona bien, lo que les está ralentizando y dónde pueden simplificar, automatizar y mejorar."

Renato Profico, CEO, Doodle

2: El fracaso de la incorporación virtual: una receta para la baja moral de los empleados y la rotación temprana.

Una de las mayores ideas falsas en este momento es que todas las contrataciones se han congelado o retrasado. Eso no es cierto. Si bien es cierto para algunas empresas (y depende de sus modelos de negocio y los ingresos impactados), hay otras industrias que se están moviendo a toda máquina con sus planes de contratación. En algunos casos, como el de Amazon, los planes de contratación se han multiplicado y acelerado para hacer frente al aumento de pedidos como consecuencia del brote de coronavirus.

Una vez contratados los candidatos, ¿cómo personalizarán los equipos de RR.HH. su proceso de incorporación totalmente virtual para que sea tan dinámico, atractivo y eficaz como lo sería si la incorporación se llevara a cabo mediante interacciones cara a cara? Las conclusiones de nuestro estudio indican que los equipos de RR.HH., que se enfrentan a la incorporación virtual de miles de empleados, podrían sufrir un aumento de la rotación temprana. Y el culpable podría ser la incapacidad de RR.HH. para incorporar virtualmente a los nuevos empleados de una forma tan informativa, dinámica y atractiva como si se realizara en persona.

Según nuestro estudio, el 17% de los profesionales de RR.HH. tienen dificultades para hacer que los trabajadores remotos se sientan parte del equipo. Además, al 15 por ciento le resulta más difícil integrar a los trabajadores remotos en la cultura de la empresa. Quería conocer la opinión de nuestro CEO, Renato Profico, sobre estos resultados. Esto es lo que tiene que decir.

"Para los recién contratados ahora mismo, hay mucha incertidumbre y pánico sobre la seguridad laboral. Esto puede conducir a un aumento de los niveles de estrés y ansiedad, lo que puede afectar negativamente a la moral de los empleados y hacer que los trabajadores remotos se desconecten y se desvinculen de sus compañeros. Los equipos de RR.HH. deben anticiparse a estos efectos negativos e incorporar las herramientas, las personas y los procesos adecuados a sus programas de incorporación virtual para evitarlos ".

Renato Profico, CEO, Doodle

Sabiendo que las reuniones de grupo (por ejemplo, asambleas, reuniones de todos los empleados) son una forma fundamental de mantener a todos los empleados informados de las actualizaciones de la empresa, el progreso del equipo y los hitos, es tranquilizador ver que el 12% de los equipos de RR.HH. hacen un esfuerzo para hacer que las reuniones de grupo sean más organizadas y eficaces. Esto será aún más importante ahora, ya que este tipo de reuniones virtuales de grupo resultarán esenciales para mantener informados a los empleados sobre cómo el brote de coronavirus puede afectar a la empresa (y a sus funciones), así como para hacerles sentir parte del equipo e integrarse en la cultura de la empresa.

3: A pesar del auge de las reuniones virtuales, las herramientas de reunión a distancia son la prioridad más baja en los presupuestos de RRHH.

Según datos de nuestra plataforma, hubo un aumento del 47% en el número de reuniones virtuales en el primer trimestre de 2020, en comparación con el trimestre anterior. Además de esto, las tres herramientas de videoconferencia más populares utilizadas por las personas que programaron reuniones en Doodle en el 1T 2020 fueron: Zoom (34 por ciento), Skype (14 por ciento) y Google Hangouts (4 por ciento). Esto tiene sentido teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas instituyeron políticas obligatorias de trabajo remoto en marzo. El hecho de no poder interactuar físicamente con amigos, familiares y compañeros (de forma indefinida) seguro que ha contribuido a este aumento de las happy hours virtuales.

Si algo ha demostrado el brote de COVID-19 es que RRHH no puede permitirse el lujo de adoptar un enfoque "de siempre" a la hora de asignar herramientas y recursos en su presupuesto. Así pues, aunque algunas herramientas de colaboración en el lugar de trabajo, como Microsoft Teams, Zoom y Doodle, pueden haberse considerado opcionales y agradables de tener, ahora tendrán que pasar a encabezar la lista de prioridades. A pesar del aumento de la demanda de herramientas de trabajo a distancia en estos momentos, nuestro estudio pone de manifiesto una grave contradicción entre lo que se necesita y lo que está disponible. En concreto, las herramientas de videoconferencia (media ponderada, 1,88) y la tecnología de programación de horarios (media ponderada, 1,90) ocupan puestos muy bajos en la lista de prioridades de los presupuestos de contratación e incorporación.

Para saber cómo su equipo de RR.HH. puede adaptar digitalmente su contratación e incorporación durante COVID-19, descargue el estudio completo.