Digitale Anpassung von Rekrutierung und Onboarding an COVID-19

Hat die COVID-19-Pandemie die Arbeitsweise Ihres Unternehmens durcheinander gebracht? Müssen Sie im Moment noch eine große Anzahl von "wichtigen" Stellen besetzen? Stehen Ihre HR und Betriebsteams unter Zeitdruck, um diese Rollen einzustellen und zu besetzen, damit Ihr Unternehmen nicht an Schwung verliert? Fühlen Sie sich überfordert und sind verwirrt, wo Sie anfangen sollen und welche Tools Sie verwenden sollen? Sie sind nicht allein. Die meisten Personal- und Betriebsteams sitzen im selben Boot.

Wenn die Coronavirus-Pandemie etwas bewiesen hat, dann, dass Unternehmen flink und beweglich genug sein müssen, um sich anzupassen und unter turbulenten und unvorhersehbaren Umständen erfolgreich zu sein. Doch wie unsere Studie "Recruiting and Onboarding Employees From a Distance" zeigt, gibt es eine große Diskrepanz zwischen der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes und der Fähigkeit der Personalabteilung, ihre Prozesse zu drehen und anzupassen, um 100% virtuell zu werden.

Hier sind drei der aufschlussreichsten Ergebnisse und Trends, die sich aus unserer Umfrage unter mehr als 300 Personalfachleuten in den Vereinigten Staaten ergeben haben.

**1: Die Personalabteilung hat ein zukunftssicheres Problem: Sie ist nicht in der Lage, 100 % virtuell zu arbeiten, da sie sich sozial distanziert.

Es kann Hunderte von Bewerbern pro offener Stelle geben, 10+ Schritte, mehrere interne Stakeholder und Dutzende von Tools, die in den Einstellungsprozess involviert sind. Dies war schon der Fall, bevor der Ausbruch des Coronavirus Millionen von Mitarbeitern dazu zwang, auf unbestimmte Zeit aus der Ferne zu arbeiten. In einem kürzlich erschienenen Fast Company-Artikel wurde die Frage aufgeworfen, ob dieses groß angelegte Experiment, von zu Hause aus zu arbeiten, auch dann noch funktionieren kann, wenn die Epidemie abgeklungen ist und das Leben wieder zur Normalität zurückkehrt (oder zu einem gewissen Anschein davon).

Als ich den Fast Company-Artikel las, war mein erster Gedanke: "Natürlich, das ist machbar". Aber dann habe ich mir die Ergebnisse unserer Studie angesehen und festgestellt, dass die Unternehmen noch einen weiten Weg vor sich haben, bevor sie vollständig darauf vorbereitet sind, sich umzustellen, anzupassen und mit virtuellen Einstellungs- und Onboarding-Prozessen erfolgreich zu sein. So gab beispielsweise fast die Hälfte (44 Prozent) der befragten Personalverantwortlichen an, dass sie alle Onboarding-Sitzungen in der Regel nur in persönlichen Gesprächen durchführen. Noch schlimmer ist, dass 17 Prozent der Befragten zugaben, überhaupt nicht vorbereitet zu sein, während weitere 31 Prozent sagten, sie seien nur "leicht vorbereitet".

Ich weise auf diese Ergebnisse hin, nicht um Panik zu verbreiten oder die Unternehmen unter Stress zu setzen, sondern um die HR-Teams zu motivieren, darüber nachzudenken, wo sie ansetzen und welche Instrumente, Mitarbeiter und Prozesse sie benötigen, um flexibler zu werden und sich an turbulente, unvorhersehbare Situationen wie das Coronavirus anpassen zu können. Als ich dies mit unserem CEO Renato Profico besprach, hatte er eine klare Vorstellung davon, wie Organisationen - und ihre HR-Teams - sich flexibler machen können, um sich während und nach dem Abklingen von COVID-19 anzupassen und erfolgreich zu sein.

Der erste Schritt besteht darin, die Zustimmung der Führungsebene einzuholen. Dazu müssen die HR-Teams den Bogen von der Mitarbeiterzufriedenheit, dem Engagement und der Produktivität zu Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und Umsatzwachstum spannen. Dies sind Vorteile, die die Unternehmensleitung zu schätzen weiß, die sie priorisieren und die sie bei der Budgetvergabe genehmigen wird.

Der nächste Schritt besteht darin, anzufangen. Anstatt zu versuchen, jeden Prozess komplett zu überarbeiten, sollten Sie klein anfangen und sich zunächst auf ein oder zwei HR-Bereiche konzentrieren. Da die Einstellung und das Onboarding direkten Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit, das Engagement, die Produktivität und das Umsatzwachstum haben, empfehle ich den HR-Teams, zunächst mit diesen beiden Bereichen zu beginnen. Danach sollten die HR-Teams eine vollständige Analyse und Bewertung ihrer Mitarbeiter, Tools und Prozesse durchführen, um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, was gut funktioniert, was sie bremst und wo sie vereinfachen, automatisieren und verbessern können."

Renato Profico, CEO, Doodle

2: Virtuelles Onboarding scheitert: ein Rezept für niedrige Mitarbeitermoral und frühe Fluktuation.

Eines der größten Missverständnisse im Moment ist, dass alle Neueinstellungen eingefroren oder verzögert wurden. Das ist einfach nicht wahr. Während dies für einige Unternehmen sicherlich zutrifft (und von ihren Geschäftsmodellen und den damit verbundenen Einnahmen abhängt), gibt es andere Branchen, die ihre Einstellungspläne mit Volldampf vorantreiben. In einigen Fällen, wie z. B. bei Amazon, wurden die Einstellungspläne vervielfacht und beschleunigt, um mit dem Auftragsanstieg infolge des Ausbruchs des Coronavirus Schritt zu halten.

Wie können die HR-Teams nach der Einstellung der Kandidaten ihren vollständig virtuellen Onboarding-Prozess so anpassen, dass er genauso dynamisch, ansprechend und effektiv ist, wie wenn das Onboarding von Angesicht zu Angesicht stattfinden würde? Die Ergebnisse unserer Studie deuten darauf hin, dass HR-Teams, die mit dem virtuellen Onboarding von Tausenden von Mitarbeitern konfrontiert sind, einen Anstieg der frühzeitigen Fluktuation feststellen könnten. Und der Schuldige könnte sehr wohl die Unfähigkeit der Personalabteilung sein, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter virtuell genauso informativ, dynamisch und ansprechend zu gestalten, wie es der Fall wäre, wenn sie persönlich durchgeführt würde.

Unsere Studie ergab, dass 17 Prozent der Personalverantwortlichen Schwierigkeiten damit haben, Mitarbeitern aus dem Ausland das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein. Und 15 Prozent der Befragten finden es am schwierigsten, Remote-Mitarbeiter in die Unternehmenskultur zu integrieren. Ich wollte die Meinung unseres CEO Renato Profico zu diesen Ergebnissen hören. Hier ist, was er zu sagen hatte.

*Bei Neueinstellungen herrscht derzeit große Unsicherheit und Panik über die Sicherheit des Arbeitsplatzes. Das kann zu erhöhtem Stress und Angst führen, was sich negativ auf die Arbeitsmoral auswirkt und dazu führt, dass sich Remote-Mitarbeiter von ihren Kollegen abwenden und nicht mehr mit ihnen zusammenarbeiten. HR-Teams müssen diese negativen Auswirkungen vorhersehen und die richtigen Tools, Mitarbeiter und Prozesse in ihre virtuellen Onboarding-Programme einbauen, um sie zu vermeiden.

Renato Profico, CEO, Doodle

Da Gruppentreffen (z. B. Town Halls, All-Hands) ein wichtiges Mittel sind, um alle Mitarbeiter über Unternehmensupdates, Teamfortschritte und Meilensteine auf dem Laufenden zu halten, ist es beruhigend zu sehen, dass 12 Prozent der HR-Teams sich bemühen, Gruppentreffen besser zu organisieren und effektiver zu gestalten. Dies wird jetzt noch wichtiger, denn diese Art von virtuellen Gruppentreffen wird sich als wesentlich erweisen, um die Mitarbeiter darüber zu informieren, wie sich der Ausbruch des Coronavirus auf das Unternehmen (und ihre Aufgaben) auswirken könnte, und um ihnen das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein und sich in die Unternehmenskultur zu integrieren.

**3: Trotz der Zunahme virtueller Meetings haben Remote-Meeting-Tools in den HR-Budgets die geringste Priorität.

Den Daten unserer Plattform zufolge ist die Zahl der virtuellen Meetings im ersten Quartal 2020 im Vergleich zum vorangegangenen Quartal um 47 Prozent gestiegen. Darüber hinaus waren die drei beliebtesten Videokonferenz-Tools, die von Personen genutzt wurden, die im ersten Quartal 2020 Meetings auf Doodle geplant haben: Zoom (34 Prozent), Skype (14 Prozent) und Google Hangouts (4 Prozent). Dies macht Sinn, wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmen im März obligatorische Richtlinien für Fernarbeit eingeführt haben. Die Tatsache, dass man nicht in der Lage ist, sich mit Freunden, Familie und Kollegen (auf unbestimmte Zeit) zu treffen, hat sicherlich zu dieser Zunahme der virtuellen Happy Hour beigetragen.

Wenn der COVID-19-Ausbruch eines gezeigt hat, dann, dass die Personalabteilung es sich nicht leisten kann, bei der Zuweisung von Tools und Ressourcen in ihrem Budget nach dem Motto "Business as usual" zu verfahren. Während also bestimmte Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie Microsoft Teams, Zoom und Doodle früher als optional und "nice-to-have" betrachtet wurden, müssen diese jetzt ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Trotz der steigenden Nachfrage nach Fernarbeitstools zeigt unsere Studie einen gravierenden Widerspruch zwischen dem, was benötigt wird, und dem, was verfügbar ist. Insbesondere Videokonferenz-Tools (gewichteter Durchschnitt, 1,88) und Terminplanungstechnologie (gewichteter Durchschnitt, 1,90) rangieren beide sehr weit unten auf der Prioritätenliste bei den Budgets für die Einstellung und das Onboarding.

Um zu erfahren, wie Ihr HR-Team Ihre Personalbeschaffung und Ihr Onboarding während der COVID-19 digital anpassen kann, laden Sie die vollständige Studie herunter.