Digital anpassning av rekrytering och introduktion till COVID-19

Har covid-19-pandemin ställt till det för er verksamhet? Har ni fortfarande ett stort antal ”viktiga” tjänster som behöver tillsättas just nu? Är era HR och driftsteamen som har bråttom att tillsätta dessa tjänster och har kommit igång så att ditt företag inte tappar fart? Känner du dig överväldigad och osäker på var du ska börja och vilka verktyg du ska använda? Du är inte ensam. De flesta HR- och driftsteam befinner sig i samma situation.

Om coronapandemin har visat något, så är det att företag måste vara tillräckligt flexibla och anpassningsbara för att kunna ställa om, anpassa sig och lyckas under turbulenta och oförutsägbara omständigheter. Men som vår undersökning ”Rekrytering och introduktion av medarbetare på distans” visade finns det en stor klyfta mellan den ökande digitaliseringen av arbetsplatsen och HR-avdelningarnas förmåga att ställa om och anpassa sina processer för att bli 100 % virtuella.

Här är tre av de mest uppseendeväckande resultaten och trenderna från vår undersökning bland över 300 HR-specialister i USA.

1: HR står inför ett framtidsrelaterat problem: man är inte rustad för att övergå till 100 % distansarbete i en situation med social distansering.

Det kan finnas hundratals sökande per ledig tjänst, över 10 steg, flera interna intressenter och dussintals verktyg som ingår i rekryteringsprocessen. Så var det redan långt innan coronapandemin tvingade miljontals anställda att arbeta på distans på obestämd tid. Men enligt en färsk Artikel i Fast Company Jag funderade på om detta omfattande experiment med distansarbete kan fungera även efter att utbrottet har avtagit och livet återgår till det normala (eller åtminstone något som liknar det)?

När jag läste artikeln i Fast Company var min första tanke: ”Självklart är det genomförbart.” Men sedan tittade jag på resultaten från vår undersökning och insåg att organisationerna har en lång väg kvar innan de är fullt förberedda att ställa om, anpassa sig och lyckas med virtuella rekryterings- och introduktionsprocesser. Till exempel uppgav nästan hälften (44 procent) av de tillfrågade HR-cheferna att de vanligtvis genomför alla introduktionssessioner enbart genom personliga möten. Ännu värre är att 17 procent av de tillfrågade medgav att de inte var förberedda alls, medan ytterligare 31 procent sa att de bara var ”något förberedda”.

Jag lyfter fram dessa resultat, inte för att skapa panik eller sätta press på organisationerna, utan för att uppmuntra HR-avdelningarna att fundera över var de ska börja och Vilka verktyg, medarbetare och processer krävs för att göra dem mer flexibla och bättre rustade att anpassa sig till turbulenta, oförutsägbara situationer som coronapandemin? När jag tog upp detta med vår VD, Renato Profico, hade han en tydlig vision om hur organisationer – och deras HR-team – kan bli mer flexibla för att anpassa sig och blomstra både under och efter att COVID-19 har avklingat.

”Det första steget är att få ledningens stöd. För att lyckas med detta måste HR-avdelningarna visa sambandet mellan medarbetarnas tillfredsställelse, engagemang och produktivitet å ena sidan och kundnöjdhet, kundlojalitet och omsättningstillväxt å andra sidan. Det här är fördelar som ledningen kommer att uppskatta, prioritera och godkänna när det gäller budgetfördelningen.”

Nästa steg är att sätta igång. Istället för att försöka genomföra en total omställning av alla processer, börja i liten skala och fokusera först på ett eller två HR-områden. Eftersom rekrytering och introduktion direkt påverkar medarbetarnas tillfredsställelse, engagemang, produktivitet och omsättningstillväxt, rekommenderar jag att HR-teamen börjar med just dessa två områden. Därefter bör HR-teamen göra en fullständig analys och utvärdering av sin personal, sina verktyg och processer för att få en helhetsbild av vad som fungerar bra, vad som bromsar dem och var de kan förenkla, automatisera och förbättra.”

Renato Profico, VD, Doodle

2: Misslyckad virtuell introduktion: ett recept på låg arbetsmoral och tidig personalomsättning.

En av de största missuppfattningarna just nu är att all rekrytering har frysts eller skjutits upp. Det stämmer helt enkelt inte. Även om det säkert gäller för vissa företag (och beror på deras affärsmodeller och hur deras intäkter har påverkats), finns det andra branscher som går full fart framåt med sina rekryteringsplaner. I vissa fall, som hos Amazon, har rekryteringsplanerna utökats och påskyndats för att hinna med den kraftiga ökningen av beställningar till följd av coronautbrottet.

När kandidaterna väl har anställts, hur ska HR-avdelningarna anpassa sin helt virtuella introduktionsprocess så att den blir lika dynamisk, engagerande och effektiv som om introduktionen skedde genom personliga möten? Resultaten från vår studie tyder på att HR-avdelningar, som står inför uppgiften att virtuellt introducera tusentals medarbetare, kan komma att uppleva en ökning av personalomsättningen i början. Och orsaken kan mycket väl vara HR-avdelningarnas oförmåga att genomföra introduktionen av nya medarbetare virtuellt på ett sätt som är lika informativt, dynamiskt och engagerande som om den skedde personligen.

Som vår undersökning visade har 17 procent av personalcheferna svårt att få distansarbetare att känna sig som en del av teamet. Dessutom upplever 15 procent att det svåraste är att integrera distansarbetare i företagskulturen. Jag ville höra vår VD Renato Proficos syn på dessa resultat. Här är vad han hade att säga.

”För nyanställda råder just nu stor osäkerhet och panik kring anställningstryggheten. Det kan leda till ökad stress och ångest, vilket i sin tur kan påverka medarbetarnas arbetsmoral negativt och få distansarbetare att tappa kontakten och engagemanget gentemot sina kollegor. HR-avdelningarna måste förutse dessa negativa effekter och integrera rätt verktyg, personal och processer i sina virtuella introduktionsprogram för att undvika dem.”

Renato Profico, VD, Doodle

Med tanke på att gruppmöten (t.ex. allmänna möten och personalmöten) är ett viktigt sätt att hålla alla medarbetare informerade om nyheter inom företaget, teamets framsteg och milstolpar, är det betryggande att se att 12 procent av HR-teamen anstränger sig för att göra gruppmötena mer välorganiserade och effektiva. Detta kommer att bli ännu viktigare nu, eftersom den här typen av virtuella gruppmöten kommer att visa sig vara avgörande för att hålla de anställda informerade om hur coronautbrottet kan påverka verksamheten (och deras roller), samt att få dem att känna sig som en del av teamet och integreras i företagskulturen.

3: Trots en kraftig ökning av antalet virtuella möten har verktyg för distansmöten lägst prioritet i HR-budgetarna.

Enligt uppgifter från vår plattform ökade antalet virtuella möten med 47 procent under första kvartalet 2020 jämfört med föregående kvartal. Dessutom var de tre mest populära verktygen för videokonferenser bland de som bokade möten på Doodle under första kvartalet 2020: Zoom (34 procent), Skype (14 procent) och Google Hangouts (4 procent). Detta är inte förvånande med tanke på att de flesta företag införde obligatoriska riktlinjer för distansarbete i mars. Att man inte kunde träffa vänner, familj och kollegor fysiskt (på obestämd tid) har säkert bidragit till denna ökning av virtuella afterwork-träffar.

Om det finns en sak som covid-19-pandemin har visat, så är det att HR inte har råd att fortsätta som vanligt när det gäller fördelningen av verktyg och resurser i sin budget. Så även om vissa verktyg för samarbete på arbetsplatsen, såsom Microsoft Teams, Zoom och Doodle Även om dessa funktioner en gång kanske betraktades som valfria och ”trevliga att ha”, måste de nu flyttas upp till toppen av prioriteringslistan. Trots den ökade efterfrågan på verktyg för distansarbete just nu visar vår studie på en allvarlig motsättning mellan vad som behövs och vad som finns tillgängligt. I synnerhet verktyg för videokonferenser (vägt genomsnitt 1,88) och schemaläggningsteknik (vägt genomsnitt 1,90) hamnade båda mycket långt ner på prioriteringslistan i budgetarna för rekrytering och introduktion av nyanställda.

Ladda ner hela rapporten för att ta reda på hur din HR-avdelning kan anpassa rekryteringen och introduktionen digitalt under COVID-19-pandemin.