कोविड-19 के लिए भर्ती और ऑनबोर्डिंग को डिजिटल रूप से अनुकूलित करना

क्या COVID-19 महामारी ने आपके व्यवसाय के संचालन में बाधा डाली है? क्या आपको अभी भी बड़ी संख्या में 'आवश्यक' भूमिकाएँ भरनी हैं? क्या आपके मानव संसाधन और इन भूमिकाओं को भर्ती करने के लिए समय की तंगी का सामना कर रही संचालन टीमें और क्या आपने अपने व्यवसाय की गति बनाए रखने के लिए ऑनबोर्डिंग की है? क्या आप यह सोचकर अभिभूत और भ्रमित महसूस कर रहे हैं कि कहां से शुरू करें और कौन से उपकरणों का उपयोग करें? आप अकेले नहीं हैं। अधिकांश एचआर और संचालन टीमें भी इसी स्थिति में हैं।

अगर कोरोनावायरस महामारी ने कुछ साबित किया है, तो वह यह है कि कंपनियों को अशांत और अनिश्चित परिस्थितियों में समायोजित होने, अनुकूलित होने और सफल होने के लिए पर्याप्त चुस्त और फुर्तीला होने की आवश्यकता है। लेकिन जैसा कि हमारे "दूर से कर्मचारियों की भर्ती और ऑनबोर्डिंग" शोध अध्ययन में पाया गया, कार्यस्थल में बढ़ती डिजिटलकरण और एचआर की अपनी प्रक्रियाओं को 100% वर्चुअल बनाने के लिए बदलने और अनुकूलित करने की क्षमता के बीच एक बड़ी असमानता है।

यहाँ संयुक्त राज्य अमेरिका में 300 से अधिक एचआर पेशेवरों के हमारे सर्वेक्षण पर आधारित तीन सबसे चौंकाने वाले निष्कर्ष और रुझान हैं।

1: एचआर के पास एक भविष्य-सुरक्षित समस्या है: सामाजिक दूरी के बीच 100% वर्चुअल होने के लिए यह सुसज्जित नहीं है।

भर्ती प्रक्रिया में प्रति नौकरी उद्घाटन सैकड़ों उम्मीदवार, 10+ चरण, कई आंतरिक हितधारक और दर्जनों उपकरण शामिल हो सकते हैं। कोरोनावायरस के प्रकोप से पहले भी ऐसा ही था, जिसने लाखों कर्मचारियों को अनिश्चितकाल तक दूरस्थ रूप से काम करने के लिए मजबूर कर दिया था। लेकिन एक हालिया फास्ट कंपनी लेख सोचा, क्या इस बड़े पैमाने पर घर से काम करने के प्रयोग को महामारी थमने और जीवन सामान्य (या कुछ हद तक सामान्य) होने के बाद भी जारी रखा जा सकता है?

जब मैंने फास्ट कंपनी का लेख पढ़ा, तो मेरा पहला विचार था 'बेशक, यह संभव है।' लेकिन फिर मैंने हमारे शोध अध्ययन के निष्कर्षों को देखा और महसूस किया कि संगठनों को वर्चुअल भर्ती और ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं में मोड़ लेने, अनुकूलन करने और सफल होने के लिए पूरी तरह तैयार होने में अभी लंबा रास्ता तय करना है। उदाहरण के लिए, सर्वेक्षण किए गए एचआर पेशेवरों में से लगभग आधे (44 प्रतिशत) ने कहा कि वे आम तौर पर सभी ऑनबोर्डिंग सत्र केवल आमने-सामने की बैठकों के माध्यम से ही आयोजित करते हैं। इससे भी बुरी बात यह है कि 17 प्रतिशत उत्तरदाताओं ने स्वीकार किया कि वे बिल्कुल भी तैयार नहीं हैं, जबकि अन्य 31 प्रतिशत ने कहा कि वे केवल 'थोड़ा सा तैयार' हैं।

मैं इन निष्कर्षों को उजागर कर रहा हूँ, ताकि संगठन घबराएं या तनाव में आएं नहीं, बल्कि HR टीमों को यह सोचने के लिए प्रेरित करूँ कि कहाँ से शुरुआत करनी है। और कोरोनावायरस जैसी अशांत, अप्रत्याशित परिस्थितियों के अनुकूल होने के लिए उन्हें अधिक चुस्त और सक्षम बनाने हेतु किन उपकरणों, लोगों और प्रक्रियाओं की आवश्यकता है। जब मैंने यह बात हमारे सीईओ, रेनाटो प्रोफिको के सामने रखी, तो उनके पास इस बात की एक स्पष्ट दृष्टि थी कि संगठन – और उनकी एचआर टीमें – COVID-19 के कम होने के दौरान और बाद में अनुकूलन करने और फलने-फूलने के लिए खुद को कैसे अधिक चुस्त बना सकते हैं।

पहला कदम कार्यकारी टीम से सहमति प्राप्त करना है। इसके लिए, एचआर टीमों को कर्मचारी संतुष्टि, जुड़ाव और उत्पादकता से ग्राहक संतुष्टि, प्रतिधारण और राजस्व वृद्धि तक के संबंध स्थापित करने होंगे। ये ऐसे लाभ हैं जिन्हें सी-सुइट बजट आवंटन के समय सराहेंगे, प्राथमिकता देंगे और मंजूर करेंगे।

अगला कदम शुरू करना है। हर प्रक्रिया में पूरी तरह से बदलाव करने की कोशिश करने के बजाय, छोटे स्तर से शुरू करें और पहले एक या दो एचआर क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करें। चूंकि भर्ती और ऑनबोर्डिंग सीधे तौर पर कर्मचारी संतुष्टि, जुड़ाव, उत्पादकता और राजस्व वृद्धि को प्रभावित करते हैं, मैं एचआर टीमों को पहले इन्हीं दो क्षेत्रों से शुरुआत करने की सलाह दूंगा। उसके बाद, एचआर टीमों को अपने एचआर लोगों, उपकरणों और प्रक्रियाओं का एक पूर्ण विश्लेषण और मूल्यांकन करना चाहिए ताकि यह पूरी तस्वीर मिल सके कि क्या अच्छी तरह से काम कर रहा है, क्या उन्हें धीमा कर रहा है और वे कहाँ सरलीकरण, स्वचालन और सुधार कर सकते हैं।"

रेनाटो प्रोफिको, सीईओ, Doodle

2: वर्चुअल ऑनबोर्डिंग की विफलता: कम कर्मचारी मनोबल और जल्दी नौकरी छोड़ने का नुस्खा।

इस समय सबसे बड़ी गलतफहमियों में से एक यह है कि सभी भर्तियों को रोक दिया गया है या उसमें देरी की गई है। यह बिल्कुल सच नहीं है। हालांकि यह कुछ कंपनियों के लिए निश्चित रूप से सच है (और यह उनके व्यावसायिक मॉडलों और प्रभावित राजस्व पर निर्भर करता है), लेकिन अन्य उद्योग भी हैं जो अपनी भर्ती योजनाओं के साथ पूरी गति से आगे बढ़ रहे हैं। कुछ मामलों में, जैसे कि अमेज़ॅन के साथ, कोरोनावायरस के प्रकोप के परिणामस्वरूप ऑर्डर में आई भारी वृद्धि के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए भर्ती योजनाओं को कई गुना बढ़ाया और तेज़ किया गया है।

एक बार उम्मीदवारों की भर्ती हो जाने के बाद, एचआर टीमें अपनी पूरी तरह से वर्चुअल ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को कैसे अनुकूलित करेंगी ताकि यह उतनी ही गतिशील, आकर्षक और प्रभावी हो जितनी कि यह आमने-सामने की बातचीत के माध्यम से ऑनबोर्डिंग करने पर होती? हमारे अध्ययन के निष्कर्ष बताते हैं कि एचआर टीमें, जिन्हें वर्चुअल रूप से हजारों कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करना होता है, शुरुआती टर्नओवर में वृद्धि देख सकती हैं। और दोषी HR की यह अक्षमता हो सकती है कि वह नए कर्मचारियों को वर्चुअल रूप से उसी तरह से ऑनबोर्ड नहीं कर पा रहा है जो व्यक्तिगत रूप से ऑनबोर्डिंग के दौरान होती, अर्थात् जानकारीपूर्ण, गतिशील और आकर्षक।

जैसा कि हमारे अध्ययन में पाया गया, 17 प्रतिशत एचआर पेशेवर दूरस्थ कर्मचारियों को टीम का हिस्सा महसूस कराने में संघर्ष करते हैं। साथ ही, 15 प्रतिशत को दूरस्थ कर्मचारियों को कंपनी की संस्कृति में समाहित करना सबसे कठिन लगता है। मैं इन निष्कर्षों पर हमारे सीईओ रेनाटो प्रोफिको का दृष्टिकोण जानना चाहता था। उन्होंने जो कहा, वह यह है।

"नए कर्मचारियों के लिए इस समय नौकरी की सुरक्षा को लेकर बहुत अनिश्चितता और घबराहट है। इससे तनाव और चिंता का स्तर बढ़ सकता है, जो कर्मचारियों के मनोबल पर नकारात्मक प्रभाव डालता है और दूरस्थ कर्मचारियों को अपने सहकर्मियों से अलग-थलग और असंबद्ध कर सकता है। एचआर टीमों को इन नकारात्मक प्रभावों का पूर्वानुमान लगाना चाहिए और इन्हें रोकने के लिए अपने वर्चुअल ऑनबोर्डिंग कार्यक्रमों में सही उपकरण, लोग और प्रक्रियाएँ शामिल करनी चाहिए।

रेनाटो प्रोफिको, सीईओ, Doodle

यह जानते हुए कि समूह बैठकें (जैसे टाउन हॉल, ऑल-हैंड्स) सभी कर्मचारियों को कंपनी के अपडेट, टीम की प्रगति और मील के पत्थर से अवगत रखने का एक महत्वपूर्ण तरीका हैं, यह जानकर आश्वस्त होता है कि 12 प्रतिशत एचआर टीमें प्रयास करती हैं समूह बैठकों को अधिक संगठित और प्रभावी बनाएँयह अब और भी महत्वपूर्ण हो जाएगा क्योंकि इस प्रकार की आभासी समूह बैठकें आवश्यक साबित होंगी। कर्मचारियों को सूचित रखना इस बात पर कि कोरोनावायरस का प्रकोप व्यवसाय (और उनकी भूमिकाओं) को कैसे प्रभावित कर सकता है, साथ ही उन्हें टीम का हिस्सा महसूस कराने और कंपनी की संस्कृति में समाहित करने पर।

3: वर्चुअल मीटिंग्स में वृद्धि के बावजूद, रिमोट मीटिंग टूल्स एचआर बजट में सबसे कम प्राथमिकता पर हैं।

हमारे प्लेटफ़ॉर्म के डेटा के अनुसार, पिछली तिमाही की तुलना में Q1 2020 में वर्चुअल मीटिंग्स की संख्या में 47 प्रतिशत की वृद्धि हुई। इसके अलावा, Q1 2020 में Doodle पर बैठकें निर्धारित करने वाले लोगों द्वारा उपयोग किए गए तीन सबसे लोकप्रिय वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल थे: ज़ूम (34 प्रतिशत), स्काइप (14 प्रतिशत) और गूगल हैंगआउट्स (4 प्रतिशत)। यह बात समझ में आती है, क्योंकि मार्च में अधिकांश व्यवसायों ने अनिवार्य रूप से दूरस्थ कार्य नीतियां लागू की थीं। दोस्तों, परिवार और सहकर्मियों के साथ शारीरिक रूप से बातचीत न कर पाने (अनिश्चित काल के लिए) ने निश्चित रूप से वर्चुअल हैप्पी आवर्स में इस वृद्धि में योगदान दिया है।

अगर COVID-19 के प्रकोप ने एक बात साबित की है, तो वह यह है कि एचआर अपने बजट में उपकरणों और संसाधनों को आवंटित करने के लिए "बिजनेस एज़ यूज़ुअल" (जैसा चलता आ रहा है) वाला दृष्टिकोण अपनाने का जोखिम नहीं उठा सकता। इसलिए जबकि कुछ कार्यस्थल सहयोग उपकरण जैसे माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, ज़ूम और Doodle जो कभी वैकल्पिक और 'हो तो अच्छा' जैसी सुविधाएँ मानी जाती थीं, उन्हें अब प्राथमिकता सूची में सबसे ऊपर रखना होगा। दूरस्थ कार्य उपकरणों की मांग में वर्तमान में वृद्धि के बावजूद, हमारे अध्ययन में आवश्यकताओं और उपलब्ध संसाधनों के बीच एक गंभीर विरोधाभास उजागर हुआ है। विशेष रूप से, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण (भारित औसत, 1.88) और शेड्यूलिंग तकनीक (भारित औसत, 1.90) दोनों ही भर्ती और ऑनबोर्डिंग बजट में प्राथमिकता सूची में बहुत निचले स्थान पर रहे।

यह जानने के लिए कि आपकी एचआर टीम COVID-19 के दौरान अपनी भर्ती और ऑनबोर्डिंग को डिजिटल रूप से कैसे अनुकूलित कर सकती है, पूरा अध्ययन डाउनलोड करें।