Digital tilpasning af rekruttering og onboarding til COVID-19

Har COVID-19-pandemien sat spørgsmålstegn ved, hvordan din virksomhed fungerer? Har du stadig et stort antal "vigtige" stillinger, der skal besættes lige nu? Er dine HR og driftsteams i tidsnød for at få ansat og disse roller, så din virksomhed ikke mister momentum? Føler du dig overvældet og forvirret over, hvor du skal begynde, og hvilke værktøjer du skal bruge? Du er ikke alene. De fleste HR- og driftsteams er i samme båd.

Hvis der er noget, som coronavirus-pandemien har bevist, er det, at virksomheder skal være smidige og fleksible nok til at justere, tilpasse sig og få succes under turbulente og uforudsigelige omstændigheder. Men som vores undersøgelse "Recruiting and Onboarding Employees From a Distance" viste, er der en stor forskel mellem den voksende digitalisering af arbejdspladsen og HR's evne til at dreje og tilpasse sine processer til at blive 100 % virtuelle.

Her er tre af de mest opsigtsvækkende resultater og tendenser baseret på vores undersøgelse blandt over 300 HR-fagfolk i USA.

1: HR har et fremtidssikret problem: dårligt rustet til at gå 100 % virtuelt midt i den sociale distancering.

Der kan være hundredvis af kandidater pr. ledig stilling, 10+ trin, flere interne interessenter og snesevis af værktøjer involveret i rekrutteringsprocessen. Dette var tilfældet længe før udbruddet af coronavirus tvang millioner af medarbejdere til at arbejde eksternt på ubestemt tid. Men som en nylig Fast Company-artikel overvejede, kan dette massive eksperiment med hjemmearbejde fungere, efter at udbruddet har lagt sig, og livet er vendt tilbage til det normale (eller noget, der ligner det)?

Da jeg læste Fast Company-artiklen, var min første tanke "selvfølgelig er det levedygtigt". Men så kiggede jeg på resultaterne af vores undersøgelse og indså, at organisationer har lang vej igen, før de er helt klar til at dreje, tilpasse sig og få succes med virtuelle rekrutterings- og onboarding-processer. For eksempel sagde næsten halvdelen (44 procent) af de adspurgte HR-fagfolk, at de typisk gennemfører alle onboarding-sessioner udelukkende ved hjælp af personlige møder. Endnu værre er det, at 17 procent af de adspurgte indrømmede, at de slet ikke er forberedt, mens yderligere 31 procent sagde, at de kun er "lidt forberedt".

Jeg fremhæver disse resultater, ikke for at skabe panik eller stresse organisationer, men i stedet for at motivere HR-teams til at tænke over, hvor de skal starte og hvilke værktøjer, mennesker og processer der er nødvendige for at gøre dem mere fleksible og i stand til at tilpasse sig turbulente, uforudsigelige situationer som coronavirus. Da jeg bragte dette op med vores CEO, Renato Profico, havde han en klar vision om, hvordan organisationer - og deres HR-teams - kan gøre sig mere agile til at tilpasse sig og trives under og efter COVID-19 er faldet til ro.

"Det første skridt er at få opbakning fra ledelsen. For at gøre dette skal HR-teams forbinde punkterne fra medarbejdertilfredshed, engagement og produktivitet til kundetilfredshed, fastholdelse og vækst i omsætningen. Det er fordele, som ledelsen vil sætte pris på, prioritere og godkende, når det gælder budgettildelinger.

Det næste skridt er at komme i gang. I stedet for at forsøge at foretage en fuldstændig revision af alle processer, så start i det små og fokuser først på et eller to HR-områder. Da rekruttering og onboarding har direkte indflydelse på medarbejdertilfredshed, engagement, produktivitet og vækst i omsætningen, vil jeg anbefale, at HR-teams starter med disse to områder først. Derfra bør HR-teams foretage en fuldstændig analyse og vurdering af deres HR-medarbejdere, værktøjer og processer for at få et fuldstændigt billede af, hvad der fungerer godt, hvad der bremser dem, og hvor de kan forenkle, automatisere og forbedre."

Renato Profico, CEO, Doodle

2: Virtual onboarding fail: en opskrift på lav medarbejdermoral og tidlig udskiftning.

En af de største misforståelser lige nu er, at alle ansættelser er blevet fastfrosset eller forsinket. Det er simpelthen ikke sandt. Selv om det helt sikkert er sandt for nogle virksomheder (og afhænger af deres forretningsmodeller og påvirkede indtægter), er der andre brancher, der går i fuld fart med deres ansættelsesplaner. I nogle tilfælde, som f.eks. hos Amazon, er ansættelsesplanerne blevet mangedoblet og fremskyndet for at kunne følge med den kraftige stigning i antallet af ordrer som følge af udbruddet af coronavirus.

Når kandidaterne er ansat, hvordan vil HR-teams så tilpasse deres fuldt virtuelle onboarding-proces, så den bliver lige så dynamisk, engagerende og effektiv, som hvis onboarding blev gennemført ved personlig interaktion? Resultaterne af vores undersøgelse viser, at HR-teams, som står over for at skulle indsluse tusindvis af medarbejdere virtuelt, kan opleve en stigning i den tidlige omsætning. Og den skyldige kunne meget vel være HR's manglende evne til virtuelt at introducere nye medarbejdere på en måde, der er lige så informativ, dynamisk og engagerende, som hvis det blev udført personligt.

Som vores undersøgelse viste, kæmper 17 procent af HR-medarbejderne med at få fjernarbejdere til at føle sig som en del af teamet. Desuden finder 15 procent det yderst vanskeligt at integrere fjernmedarbejdere i virksomhedskulturen. Jeg ville gerne have vores CEO Renato Proficos perspektiv på disse resultater. Her er, hvad han havde at sige.

"For nyansatte er der lige nu en masse usikkerhed og panik omkring jobsikkerhed. Det kan føre til øget stress og angst, hvilket kan have en negativ indvirkning på medarbejdernes moral og få fjernarbejdere til at afbryde forbindelsen til deres kolleger og gå fra dem. HR-teams skal forudse disse negative virkninger og indbygge de rigtige værktøjer, personer og processer i deres virtuelle onboarding-programmer for at undgå dem. "

Renato Profico, CEO, Doodle

Når man ved, at gruppemøder (dvs. town halls, all-hands) er en vigtig måde at holde alle medarbejdere informeret om opdateringer fra virksomheden, teamets fremskridt og milepæle på, er det betryggende at se, at 12 procent af HR-teams gør en indsats for at gøre gruppemøder mere organiserede og effektive. Dette vil være endnu vigtigere nu, da disse typer af virtuelle gruppemøder vil vise sig at være afgørende for at holde medarbejderne informeret om, hvordan udbruddet af coronavirus kan påvirke virksomheden (og deres roller) samt få dem til at føle sig som en del af teamet og integrere sig i virksomhedskulturen.

3: På trods af en stigning i antallet af virtuelle møder er værktøjer til fjernmøder den laveste prioritet i HR-budgetterne.

Ifølge data fra vores platform var der en stigning på 47 procent i antallet af virtuelle møder i 1. kvartal 2020 sammenlignet med det foregående kvartal. Hertil kommer, at de tre mest populære videokonferenceværktøjer, der blev brugt af personer, der planlagde møder på Doodle i 1. kvartal 2020, var: Zoom (34 procent), Skype (14 procent) og Google Hangouts (4 procent). Det giver mening, når man tager i betragtning, at de fleste virksomheder indførte obligatoriske politikker for fjernarbejde i marts. At være ude af stand til fysisk at interagere med venner, familie og kolleger (på ubestemt tid) har helt sikkert bidraget til denne stigning i virtuelle happy hours.

Hvis der er én ting, som COVID-19-udbruddet har vist, er det, at HR ikke har råd til at vedtage en "business as usual"-tilgang til at tildele værktøjer og ressourcer i sit budget. Så selv om visse samarbejdsværktøjer på arbejdspladsen som Microsoft Teams, Zoom og Doodle måske engang har været betragtet som valgfrie og rare at have, skal de nu op på toppen af prioriteringslisten. På trods af den stigende efterspørgsel efter værktøjer til fjernarbejde lige nu fremhæver vores undersøgelse en alvorlig modsigelse mellem det, der er behov for, og det, der er tilgængeligt. Især videokonferenceværktøjer (vægtet gennemsnit, 1,88) og planlægningsteknologi (vægtet gennemsnit, 1,90) rangerede begge meget lavt på prioriteringslisten i budgetterne for rekruttering og onboarding.

Hvis du vil vide, hvordan dit HR-team kan tilpasse din rekruttering og onboarding digitalt under COVID-19, kan du downloade hele undersøgelsen for at lære, hvordan du kan tilpasse din rekruttering og onboarding digitalt.