Czym jest pierwsze spotkanie?

Czym jest pierwsze spotkanie? 

Krótka odpowiedź brzmi: pierwsze spotkanie może przybierać wiele różnych form. Może to być na przykład dołączenie do drużyny sportowej i udział w pierwszym treningu. Albo rozmowa przez Zoom z rekruterem na temat potencjalnej nowej pracy. Możliwości są nieograniczone.

Jeśli spojrzymy na to z biznesowego punktu widzenia, istnieje kilka standardowych zasad, o których warto pamiętać podczas pierwszego spotkania z kimś.

Niezależnie od tego, czy chodzi o klienta, czy o członków Twojego zespołu, warto poświęcić chwilę na zaplanowanie tego, o czym chcesz porozmawiać. Jakie tematy przychodzą Ci do głowy? Co pomoże Ci posunąć sprawy do przodu?

Mając to na uwadze, zastanów się, ile czasu zajmie realizacja tego zadania i kto powinien w nim uczestniczyć, aby osiągnąć zamierzone wyniki. Zaproszenie całego zespołu może nie być najlepszym rozwiązaniem, jeśli kilka wybranych osób jest w stanie zająć się wszystkimi aspektami zadania.

Kiedy już wiesz, jaki jest cel spotkania i kto powinien w nim uczestniczyć, przygotuj porządek obrad, w którym nakreślisz tematy oraz przewidywany czas poświęcony na każdy z nich. Pamiętaj, aby umieścić sprawy o najwyższym priorytecie na początku listy, tak aby na pewno zostały omówione.

Prześlij program wydarzenia swoim gościom i daj im możliwość wyrażenia opinii. Nigdy nie wiadomo, może coś ważnego przeoczyłeś.

W dniu spotkania pamiętaj, że być może spotkasz się z kimś po raz pierwszy lub odbędzie się pierwsze spotkanie w ramach nowego projektu. Zacznij od ćwiczenia przełamującego pierwsze lody, aby wszyscy poczuli się swobodnie i chętnie włączyli się do rozmowy.

Jeśli pełnisz rolę przewodniczącego, postaraj się poznać opinie wszystkich uczestników na omawiane tematy. Nie pozwól, by jedna osoba zdominowała dyskusję. Staraj się również ściśle trzymać się harmonogramu obrad. Możesz również zaplanować kolejne spotkanie, jeśli jakaś kwestia wymaga dalszej dyskusji.

Na zakończenie spotkania pamiętaj, aby ustalić konkretne zadania, tak aby każdy wiedział, co ma zrobić przed następnym spotkaniem.

Jak zorganizować pierwsze spotkanie

Niezależnie od tego, czy spotykasz się z kimś po raz pierwszy, czy organizujesz pierwsze spotkanie w ramach nowego projektu, chcesz wywrzeć doskonałe wrażenie. Nie zawsze jest to łatwe, gdy próbujesz zebrać dużą grupę osób i utkniesz w niekończącej się wymianie e-maili. Właśnie wtedy Doodle może pomóc.

Z Group Poll Wystarczy nadać spotkaniu nazwę, określić miejsce i wybrać terminy, w których chcesz się spotkać. Twoi goście wybierają wtedy terminy, które im odpowiadają, a Ty ustalasz najlepszy czas spotkania szybciej, niż zajmuje zaparzenie kawy.

Jeśli spotykasz się z klientami po raz pierwszy, Doodle Professional pozwala nadać zaproszeniom elegancki wygląd, usuwa reklamy oraz umożliwia wysyłanie przypomnień i ustalanie terminów. Dodatkowo możesz dodać swoje ulubione narzędzia do wideokonferencji.

Korzystanie z Doodle zapewni Twoim gościom doskonałe pierwsze wrażenie – niezależnie od tego, czy spotykasz się z jedną osobą, czy z 5000 osób. Wypróbuj już dziś za darmo – nie musisz podawać danych karty kredytowej.