De kunst van het succesvol delegeren

Delegeren is waarschijnlijk een van de belangrijkste vaardigheden die elke bedrijfsleider moet leren.

Als je het goed aanpakt, verhoog je de productiviteit, geef je het moreel een boost en maak je een goede kans om je doelen te halen. Doe je het slecht of helemaal niet, dan zullen zowel jij als je team daaronder lijden.

Laten we eens kijken hoe je je team flink kunt verbeteren door middel van succesvolle delegatie.

Wat is delegeren?

Delegeren betekent dat je een bepaalde taak of verantwoordelijkheid aan iemand toewijst, en het is een essentieel onderdeel van effectief leiderschap. Het biedt zowel leiders als hun teams verschillende voordelen.

Door taken te delegeren kun je je tijd efficiënter indelen, waardoor je je kunt concentreren op taken op hoger niveau waarvoor je expertise nodig is. Dit kan op zijn beurt de prestaties en het moreel van je team verbeteren, omdat je team zich gesterkt voelt om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen en bij te dragen aan het succes van je bedrijf.

Dat klinkt misschien makkelijk, maar sommige leiders hebben moeite met delegeren. Dit kan niet alleen een negatieve invloed hebben op je team, maar ook het risico vergroten dat burn-out.

Een van de redenen hiervoor is een gebrek aan vertrouwen in de capaciteiten van het team. Dat gebrek aan vertrouwen merken de mensen onder je. Zonder dat je ze de ruimte geeft en verantwoordelijkheid toekent, zul je al snel merken dat je team gedemotiveerd raakt en misschien wel op zoek gaat naar kansen elders.

Communicatie en besluitvorming zijn andere veelvoorkomende problemen bij het delegeren. Als leidinggevende moet je duidelijk zijn over je verwachtingen, haalbare doelen stellen en ervoor zorgen dat je team over de nodige middelen beschikt om te doen wat je vraagt. Zorg ervoor dat je kom eens regelmatig langs samen met hen en bied ondersteuning waar nodig – zonder de taak zelf over te nemen.

Hoe je taken goed delegeert

Er zijn een aantal ‘best practices’ die ervoor kunnen zorgen dat je de controle behoudt en consistent blijft in de manier waarop je taken delegeert.

Ten eerste: bepaal welke taken je kunt delegeren. Maak een prioriteitenlijst en bedenk wie in je team de vaardigheden heeft om taken uit te voeren die je niet zelf hoeft te doen.

Ten tweede: wees duidelijk in je communicatie. Geef aan welke taak er moet worden uitgevoerd, wat je verwachtingen en doelen zijn en wat de deadlines zijn. Een ticketsysteem waarmee je de voortgang kunt bijhouden, is een geweldig hulpmiddel om dit voor elkaar te krijgen.

Ten derde: geef feedback. Daarbij gaat het niet alleen om je team te laten weten op welke punten ze zich kunnen verbeteren, maar ook om ze te ondersteunen bij het uitvoeren van hun taken, advies te geven en te erkennen wanneer iets goed is gedaan.

Ten vierde: evalueren en verder bouwen. Zorg ervoor dat je met je team bij elkaar komt nadat ze hun taak hebben afgerond, bespreek de sterke en zwakke punten en bekijk hoe je ze kunt helpen zich in hun functie verder te ontwikkelen.

Voorbeeld: Hoe Bezos bij Amazon taken delegeerde

De voormalige CEO van Amazon Jeff Bezos is een geweldig praktijkvoorbeeld van effectief delegeren.

Bezos hechtte veel waarde aan testen, en dat gold ook voor de manier waarop hij taken aan zijn medewerkers delegeerde. Hij testte of de mensen in zijn team bepaalde taken aankonden, beoordeelde hun prestaties en paste de aanpak waar nodig aan.

Als CEO was hij er sterk van overtuigd dat je je teams de ruimte moest geven om verantwoordelijkheid te nemen voor projecten en beslissingen te nemen. Hij zei altijd dat falen bij groei hoort, dus hij accepteerde dat dingen soms niet gaan zoals je had verwacht. Maar als manager weet je hoe je daarop moet inspelen, het moet evalueren en je team moet helpen om verder te gaan.