Het belang van regelmatig even bij je team informeren hoe het gaat

De meesten van ons zullen het erover eens zijn dat we in een stressvolle wereld leven. Daarom is het belangrijker dan ooit om even bij je medewerkers te informeren hoe het met ze gaat, vooral als ze op afstand overal ter wereld kunnen werken. We spraken met Elena Filippi, onze People Operations Experience Lead hier bij Doodle, om te horen welk advies ze heeft.

Dus Elena, kun je uitleggen waarom het zo belangrijk is om regelmatig even bij je medewerkers te informeren om een tevreden team te hebben?

Als degene die bij Doodle de werknemerservaring vormgeeft, is het een essentieel onderdeel van mijn werk om goed in de gaten te houden hoe het met de mensen gaat. Of ze tevreden zijn met hun werk, zich op een positieve manier uitgedaagd voelen en een visie op persoonlijke groei hebben die hen motiveert.

Het is ook mijn taak om een kader te creëren waarin mensen dit kunnen bereiken zonder uitgeput te raken of het gevoel te hebben dat hun mentale welzijn de prijs is die ze daarvoor moeten betalen. Integendeel, nu meer dan ooit zijn bedrijven verantwoordelijk voor het bieden van een veilige en gezonde werkomgeving. De eerste eenvoudige stap die je in deze richting kunt zetten, is gewoon even praten met de mensen die bij je bedrijf werken.  Hoewel we regelmatig waardevolle gegevens verzamelen via medewerkersenquêtes, merk ik dat ‘Stay Talks’ of ‘Leads-People Ops-chats’ me de gedetailleerde inzichten geven die ik nodig heb om op eventuele kwesties te anticiperen voordat ze een probleem worden. Zo blijf ik dicht bij de medewerkers en begrijp ik wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

Wat is de beste manier om de gesprekken met medewerkers te organiseren?

Dat hangt echt af van de bedrijfscultuur. Bij Doodle hechten we veel waarde aan een ‘remote first’-mentaliteit, dus voordat ik een vergadering inplan, vraag ik mezelf af wat ik hieruit wil halen.

Zodra ik weet wat mijn doel is, ga ik aan de slag met het opzetten van de vergadering. Zo hebben we eerder dit jaar bijvoorbeeld een terugkerende vergadering met leidinggevenden ingevoerd, die elke zes maanden plaatsvindt. Waarom? Op basis van de gegevens uit eerdere enquêtes merkten we dat dit een bijzonder uitdagende functie is. Daarom hebben we een format ontworpen waarin leidinggevenden kunnen praten over hoe het gaat in hun functie, over situaties die ze als leidinggevende kunnen tegenkomen, de meest voorkomende uitdagingen voor managers en natuurlijk ook de successen.

Ons doel is om hen te ondersteunen en duidelijkheid te geven over elk onderwerp dat ze ter sprake brengen. Omdat we ons realiseren hoe kostbaar ieders tijd is, is het gesprek zo gepland dat het maar 15 minuten duurt – maar in mijn agenda heb ik wel wat speling ingebouwd, zodat ik de komende 15 minuten nog geen andere afspraak heb, voor het geval de manager meer tijd nodig heeft.

De belangrijkste check-ins zijn echter die met je directe leidinggevende. Het is geen geheim dat tevreden medewerkers meestal een goede werkrelatie met hun leidinggevende hebben. De truc is om je check-ins niet alleen te gebruiken om over werk te praten. De revolutie van de eeuw op HR-gebied is volgens mij dat medewerkers niet langer als ‘medewerkers’ worden gezien, maar als mensen (vandaar dat we hier bij Doodle de naam People Ops gebruiken) en dat het mijn taak als leidinggevende is om voor hun welzijn te zorgen.

De tijd nemen om te vragen naar hun welzijn, de balans tussen werk en privé, stress en hun algehele welbevinden maakt dus deel uit van deze transformatie. Voor deze gesprekken moet je meer dan 15 minuten inplannen. Ik doe het zo dat ik 45 minuten uittrek om uitdagingen te bespreken en diepere gesprekken op gang te brengen die verder gaan dan alleen statusupdates (dankzij het format dat wordt aangeboden door Culture Amp).

Mijn teamleden regelen dit altijd van tevoren, zodat we tijd hebben voor de belangrijke gesprekken (die over geluk, groei en ja, welzijn)

Hoe ziet de toekomst van People Ops en medewerkergesprekken eruit?

Een van de grootste uitdagingen is om trends in het huidige wereldwijde werklandschap te voorspellen (en bovendien de belangrijke trends te onderscheiden van de minder belangrijke).

Bijvoorbeeld: is ‘quiet quitting’ een trend? Niet echt, het beschrijft iets wat in People Ops bekend staat als ‘disengagement’.

Maar is werken op afstand een blijvertje? Zeker weten! We hebben allemaal gezien hoe de pandemie een complete ommekeer teweegbracht in hoe we werk zien, en in de waarde en betekenis die we eraan hechten. Mensen hebben hun prioriteiten op een betere manier herschikt, maar dit betekende ook dat People Ops in de frontlinie stonden van deze transformatie (het managen van de overgang naar volledig werken op afstand en tekorten aan talent, om maar een paar uitdagingen te noemen). Wat ik echter zeker weet, is dat we een bepaalde mindset nodig hebben als we willen dat onze bedrijven en mensen floreren.

Dat betekent in de eerste plaats dat je je moet kunnen aanpassen aan een omgeving die voortdurend verandert. Je flexibel houden om je voor te bereiden op verschillende scenario’s betekent ook dat je de manier waarop je tot nu toe hebt gewerkt in twijfel moet trekken: ik vraag me soms af of 1-op-1-gesprekken wel blijvend zijn. Hoewel er een gezonde trend is om dankzij technologie meer asynchroon te werken, blijven mensen mensen en hebben ze die menselijke band nodig om zich betrokken, gemotiveerd en gelukkig te voelen op het werk. Dus hoewel technologie ons kan helpen om veel aspecten van de werknemerservaring te automatiseren, blijft de belangrijkste trend dat mensen centraal staan.

Als je meer wilt horen van Doodle, Je vindt onze artikelen hier