Wat is een taskforce-vergadering?

Wat is een taskforce?

Taskforces zijn werkgroepen die meestal bestaan uit specialisten op bepaalde gebieden, die zijn samengesteld om een specifiek doel te bereiken. Meestal worden ze weer ontbonden zodra ze de toegewezen taak hebben volbracht.

Een werkgroep die bijvoorbeeld is opgericht om nieuwe kantoren voor een bedrijf te vinden, kan bestaan uit een makelaar in bedrijfsvastgoed, een taxateur, een bestuurslid, een administratief medewerker en iemand die goed weet wat de organisatie nodig heeft. Iedereen in het team moet zijn of haar specifieke taak uitvoeren.

Taskforces worden door heel veel verschillende organisaties ingezet en zijn er dus in allerlei soorten en maten. Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat je de juiste mensen voor de klus hebt. Te veel mensen – vooral als ze niet bijdragen aan je uiteindelijke doel – zorgen er alleen maar voor dat het allemaal trager gaat.

Wat gebeurt er tijdens een vergadering van de taskforce?

De bijeenkomsten van de taskforce zijn cruciaal om het einddoel te bereiken. Dat komt omdat ze de basis vormen voor het opbouwen van relaties, leren, het oplossen van problemen, het bijleggen van conflicten, innovatie en het vieren van successen.

Een vergadering van de werkgroep moet een gastvrije omgeving zijn waar het naar voren brengen van ideeën en zorgen actief wordt aangemoedigd.

Als de bijeenkomst eraan komt, is de kans groot dat niet iedereen elkaar kent. Begin met een ijsbreker, zodat iedereen zich kan voorstellen en eventuele zenuwen wat kan wegwerken.

Zorg ervoor dat je werkgroep regelmatig bijeenkomt. Dat kan maandelijks of wekelijks. Als je elke week hetzelfde tijdstip en dezelfde dag vastlegt, is de kans groter dat het ook echt gebeurt.

Aangezien elk lid van de werkgroep er is vanwege zijn of haar eigen expertisegebied, ga je om de beurt de ronde door de kamer en laat je iedereen vertellen hoe het ermee staat en of er nog knelpunten zijn.

Zorg ervoor dat iemand aantekeningen maakt en bepaal, als de vergadering ten einde loopt, welke actiepunten er voor de volgende vergadering moeten worden afgehandeld. Soms is daarvoor een kleinere vergadering met slechts een paar leden nodig. Neem in dat geval altijd contact met hen op om de stand van zaken te bespreken.

Hoe plan je de vergadering van je werkgroep in?

Je werkgroep zal waarschijnlijk bestaan uit mensen uit verschillende delen van je bedrijf, of misschien zelfs uit externe kringen. Het kan een uitdaging zijn om een vast tijdstip te vinden waarop ze bij elkaar kunnen komen, maar dat is precies waar Doodle komt erbij.

Met onze Groepspoll Met deze tool stel je in een mum van tijd je werkgroep samen. Kies gewoon een aantal tijdstippen waarop je beschikbaar bent en stuur die naar je deelnemers. Zij kiezen wat voor hen uitkomt en binnen enkele minuten heb je een tijdstip vastgelegd.

A Doodle Professional Een teamplan kan je werkgroep ook naar een hoger niveau tillen. Elk lid zal dan in staat zijn om één-op-één met elkaar of met externe belanghebbenden, creëer onbeperkte Boekingspagina's om hun agenda te automatiseren en je bedrijfslogo aan uitnodigingen voor vergaderingen toe te voegen.

Doodle Hiermee kun je je werkgroep in slechts een paar klikken samenstellen. Geen heen-en-weer-gemail, geen stress meer, gewoon meer vrije tijd voor jou om je op belangrijkere dingen te concentreren. Probeer het vandaag nog gratis uit.