Maak een boekingspagina met je eigen huisstijl voor je bedrijf

Met een boekingspagina in je eigen huisstijl kunnen klanten makkelijk een afspraak bij je maken en erop vertrouwen dat ze op de juiste plek zijn. Het bespaart je team tijd, vermindert het heen-en-weer-gepraat en beschermt je agenda.

Als accountant houd je je bezig met belastingaangiften, adviesgesprekken en het controleren van de loonadministratie. Je dag kan snel vol raken met e-mailconversaties, gemiste telefoontjes en het verzetten van afspraken. Al die rommel gaat ten koste van je factureerbare uren en de klantervaring.

In deze handleiding leer je hoe je een Boekingspagina met je eigen huisstijl voor je bedrijf kunt opzetten, wat je daarin moet opnemen voor het belastingseizoen en daarna, en hoe Doodle je kan helpen bij het regelen van afspraken, betalingen en herinneringen – met praktische stappen en echte voorbeelden.

De uitdaging waar boekhouders voor staan

Accountants hebben het hele jaar door te maken met allerlei soorten afspraken – van adviesgesprekken met nieuwe klanten tot telefoontjes om documenten op te halen, kwartaalbeoordelingen en gesprekken over berichten van de belastingdienst. Elke afspraak heeft een andere duur, vereist andere voorbereiding en brengt een ander risico op no-shows met zich mee.

Veelvoorkomende knelpunten

• Eindeloze e-maildiscussies om een tijdstip te vinden

• Klanten die het verkeerde vergadertype boeken

• Dubbele boekingen als agenda’s niet met elkaar zijn gekoppeld

• No-shows tijdens drukke periodes zoals maart en april

• Onbetaalde consulten die kostbare uren verspillen

Deze zaken zorgen voor verborgen kosten. Die tien minuten hier en daar lopen al snel op tot uren per week. Met een duidelijke Boekingspagina in je eigen huisstijl kun je de stroom van boekingen in de gaten houden, verwachtingen scheppen en je agenda overzichtelijk houden.

Waarom dit belangrijk is voor accountants

Planning moet de omzet beschermen – en niet juist doen dalen. Een goed opgezette boekingsstructuur zorgt voor:

• Tijdmanagement door overlapping en verrassingen op het laatste moment te voorkomen

• Vertrouwen van klanten door middel van een consistente huisstijl en duidelijke instructies

• Inkomstenbescherming door advieskosten of aanbetalingen te innen

• Nauwkeurigheid van de kalender met automatische reserveringen en herinneringen

• Teamcoördinatie wanneer meerdere medewerkers dezelfde soorten vergaderingen delen

Als klanten op één plek een tijdstip kunnen kiezen en betalen, zorg je ervoor dat het proces soepeler verloopt en dat meer mensen daadwerkelijk komen opdagen. Tijdens het belastingseizoen kan dat het verschil betekenen tussen rustige dagen en chaos.

Stel je eigen Boekingspagina met je merkidentiteit samen

Begin met een simpel plan. Bepaal wat je te bieden hebt en wanneer je wilt afspreken.

Geef je soorten vergaderingen weer

Bepaal voor elk type vergadering:

• Duur en buffertijd

• Locatie (fysiek of via video)

• Gastheer (partner of medewerker)

• Wat je moet regelen (documenten of formulieren)

• Kosten (indien bij het boeken betaald)

Breng je agendaregels in kaart

Klanten zouden alleen de vensters moeten zien die jij toestaat:

• Reserveer tijd voor diepgaand werk in verband met aangiften en controles

• Bied alleen afspraken aan als je er klaar voor bent

• Beperk de beschikbaarheid tijdens de drukste maanden

• Zorg voor wat speling voor en na elke vergadering

Met Doodle kun je Google Calendar, Microsoft Outlook of Apple Calendar koppelen. Doodle verbergt automatisch de momenten waarop je bezet bent en toont alleen je beschikbare tijdvakken.

Stel je instructies op

Voorkom verwarring met duidelijke opmerkingen op de boekingspagina:

• Wat je mee moet nemen (bijv. belastingaangiften van de afgelopen twee jaar, recente loonstrookjes)

• Hoe deel je bestanden (link naar beveiligd portaal)

• Regels voor het verzetten van afspraken en bij te laat komen

• Eventuele voorbereidingsformulieren of benodigde gegevens

Met de AI-vergaderbeschrijvingen van Doodle Pro kun je deze tekst snel opstellen – pas gewoon de toon aan, zodat die bij de stijl van je bedrijf past.

Maak je boekingspagina in Doodle

Je kunt binnen enkele minuten een boekingspagina met je eigen huisstijl opzetten.

1. Maak je Doodle-account aan en koppel je agenda

   • Kies Google Calendar, Outlook of Apple Calendar

   • Schakel synchronisatie in, zodat drukke momenten worden verborgen

   • Voeg je videotool toe (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Cisco)

2. Boekingstypen aanmaken

   • Voeg elk vergadertype toe dat je hebt opgesomd

   • Stel de duur, buffers en limieten in

   • Kies of je het persoonlijk of via video wilt doen

   • Voeg intakevragen toe (bijv. soort bedrijf, belastingjaar, doelen)

   • Annuleringsregels instellen

3. Betalingen toevoegen met Stripe

   • Vraag een vergoeding voor consulten of afspraken buiten kantooruren

   • Betaal een aanbetaling of het volledige bedrag bij het boeken

   • Stel terugbetalingsregels in

4. Pas je huisstijl toe

   • Upload je logo in Doodle Pro of Doodle Teams

   • Kies de kleuren van je bedrijf

   • Voeg een kort welkomstbericht toe

5. Deel je link

   • Voeg het toe aan je website en je e-mailhandtekening

   • Zet een QR-code op gedrukte brieven

   • Deel het in de welkomstmails

6. Zet herinneringen aan

   • Stuur 24 uur en 2 uur van tevoren een herinnering per e-mail

   • Gebruik Zapier om, als je dat wilt, sms-herinneringen te versturen

   • Herinner klanten eraan om bestanden vóór de vergadering te uploaden

Brandingdetails die vertrouwen opbouwen

Je boekingspagina moet net zo aanvoelen als je website:

• Gebruik hetzelfde logo, dezelfde kleuren en dezelfde toon

• Zorg ervoor dat de titels van vergaderingen duidelijk zijn (bijv., Kennismakingsgesprek met een nieuwe klant)

• Voeg een slogan toe (bijv., Duidelijk belastingadvies voor kleine bedrijven)

• Link naar je privacybeleid

Met Doodle Pro kun je je eigen huisstijl toevoegen en advertenties verwijderen, zodat de aandacht volledig op je bedrijf blijft gericht.

Zet grenzen op om je tijd te beschermen

Kleine regels maken een groot verschil tijdens de belastingperiode:

• Je moet 12 tot 24 uur van tevoren reserveren

• Beperk hoe ver van tevoren klanten kunnen reserveren

• Beperk het aantal dagelijkse afspraken per soort (bijv. drie telefoontjes met nieuwe klanten per dag)

• Vraag de betaling alvast aan om te voorkomen dat mensen niet komen opdagen

Doodle zorgt hier automatisch voor – je hoeft je inbox niet in de gaten te houden.

Zorg dat het makkelijk is om elkaar online te ontmoeten

Voor klanten op afstand hoef je je videotool maar één keer in te stellen. Doodle voegt de link automatisch toe aan elke boeking. Klanten krijgen een uitnodiging met de gegevens voor Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Cisco – je hoeft verder niets te doen.

Praktische tips voor accountants

• Maak thema’s voor doordeweekse dagen – Groepeer soortgelijke vergaderingen om je focus te behouden.

• Bied korte en lange opties aan – Help klanten bij het kiezen van wat bij hun behoeften past.

• Gebruik de vragen bij de eerste kennismaking – Voorkom verrassingen door te vragen naar het type entiteit of de software.

• Voeg spoedopties toe met bijbehorende kosten – Zorg dat je genoeg tijd overhoudt tijdens drukke maanden.

• Stel deadlines voor documenten vast – Vraag om bestanden 48 uur voor de vergaderingen in te sturen.

• Deel een teampagina – Gebruik Doodle Teams voor het opstellen van een round-robin-schema.

• Bied telefonische consulten aan – Voeg ‘telefonisch’ toe als vergaderoptie.

• Gebruik 1:1 voor VIP’s – Stuur zorgvuldig geselecteerde tijdvakken naar belangrijke klanten.

• Gebruik inschrijflijsten – Organiseer workshops of clinics met een beperkt aantal plaatsen.

• Groepspolls gebruiken – Je kunt makkelijk afstemmen met verschillende betrokkenen.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

• Vage namen voor vergaderingen – Dat leidt tot verwarring en verkeerde boekingen.

• Open agenda zonder beperkingen – Veroorzaakt vermoeidheid en chaos.

• Geen kosten voor consulten – Er zijn meer no-shows.

• Ontbrekende buffertijden – Dat zorgt ervoor dat je te laat begint.

• Handmatige videolinks – Dat leidt tot meer fouten; automatiseer ze dus.

• Geen herinneringen – De opkomst daalt.

• Eén link voor alles – Klanten hebben duidelijke, aparte boekingspagina's nodig.

Tools en oplossingen met Doodle

Voorbeelden uit de praktijk

Aantal aanvragen tijdens het belastingseizoen

• Probleem: Honderden boekingsmails.

• Oplossing: Maak een type ‘Intake belastingaangifte’ aan met een Stripe-storting, een deadline voor het uploaden en herinneringen.

• Resultaat: Klanten die goed voorbereid zijn en minder no-shows.

Nieuwe klanten werven

• Probleem: Er komen op elk moment leads binnen.

• Oplossing: Deel een link voor een kennismakingsgesprek van 20 minuten via de ‘round robin’-functie van Doodle Teams.

• Resultaat: Snellere reactie op leads.

Driemaandelijkse adviesbijeenkomsten

• Probleem: Er wordt te weinig gevolg gegeven aan planningsgesprekken.

• Oplossing: Bied opties van 60 minuten en 30 minuten aan, inclusief voorbereidingsformulieren.

• Resultaat: Meer geboekte sessies.

Instellen van de salarisadministratie

• Probleem: Overbelasting halverwege de maand.

• Oplossing: Maak een tijdvak van 45 minuten vrij voor het instellen van de salarisadministratie, inclusief wat speling.

• Resultaat: Een soepele workflow.

Bestuursvergaderingen aan het einde van het jaar

• Probleem: Drukke agenda’s op elkaar afstemmen.

• Oplossing: Stuur een groepspoll met verschillende tijdopties.

• Resultaat: Met één klik inplannen voor alle deelnemers.

Trainingsworkshop

• Probleem: Beperkte capaciteit.

• Oplossing: Gebruik een Inschrijflijst met een maximum aantal deelnemers.

• Resultaat: Volgepakte sessies, geen chaos.

Belangrijkste punten

• Een boekingspagina met je eigen huisstijl bespaart je tijd en versterkt het imago van je bedrijf

• Stel duidelijke vergadertypen vast, inclusief regels en tarieven

• Koppel je agenda voor realtime nauwkeurigheid

• Gebruik de Doodle-tools voor branding, betalingen en herinneringen

• Combineer de Boekingspagina, 1-op-1-gesprekken, Groepspolls en Inschrijflijsten voor een complete aanpak

Ga aan de slag met betere planning

Een boekingspagina met je eigen huisstijl voorkomt heen-en-weer-gepraat, verhoogt het aantal afspraken en zorgt ervoor dat klanten zich vanaf de eerste klik goed verzorgd voelen. Met Doodle kun je je logo toevoegen, je agenda koppelen en betalingen innen via Stripe – allemaal op één plek.

Klaar om de afspraken voor je accountantskantoor op de automatische piloot te zetten? Maak binnen enkele minuten je eerste Boekingspagina aan en ontdek hoe accountants elke week uren tijd besparen.