Goede voornemens voor het nieuwe jaar: betere vergaderingen houden in 2019

We zijn nu een maand onderweg in 2019 – hoe gaat het met je goede voornemens? Als je je eraan hebt gehouden, gefeliciteerd! Zo niet, maak je dan geen zorgen. Vaak zijn we veel te ambitieus met onze doelen: we nemen ons voor om elke dag te sporten, te stoppen met roken, Mandarijn te leren… Maar er is iets wat je moet weten: minder dan 10% van de mensen die goede voornemens maken, houdt zich er daadwerkelijk langer dan een maand aan. De reden? We stellen onszelf vaak onrealistische doelen en geven ze vervolgens op als het moeilijk blijkt om ze vol te houden. Psychologen raden aan dat we, om onszelf voor te bereiden op succes in het nieuwe jaar, onze grote ambities moeten opsplitsen in kleinere, haalbare doelen. Je voornemen om binnen 12 maanden vloeiend Mandarijn te spreken, is vragen om mislukking; je voornemen om je in te schrijven voor een wekelijkse Mandarijnles voor beginners zet je juist op weg naar succes.

Hetzelfde geldt voor je goede voornemens op het werk: stel onrealistische, veel te ambitieuze doelen, en de kans is groot dat je ze al voor 31 januari weer opgeeft. Als je je daarentegen vastlegt op realistische, meetbare voornemens, is de kans veel groter dat je blijvende positieve veranderingen op je werk teweegbrengt. Het is allemaal goed en wel om je voor te nemen om in 2019 betere vergaderingen te houden, maar door dit op te splitsen in haalbaardere doelen – en slim gebruik te maken van de speciale functies van Doodle Premium – zorg je er het beste voor dat je je aan je doel houdt. We zetten de bal aan het rollen met een paar positieve veranderingen die je in het nieuwe jaar kunt doorvoeren:

Resolutie 1: Vergaderzaken regelen, en snel!

Aangezien je hier bent en de Doodle-blog leest, gaan we er maar even vanuit dat je al afscheid hebt genomen van die eindeloze e-mailketens waarin je probeert een tijdstip en locatie voor je volgende vergadering af te spreken – met andere woorden: je bent al een Doodle-gebruiker! In 2019 kun je al het administratieve gedoe rond het regelen van een vergadering nog verder stroomlijnen met de handige deadline-functie van Doodle Premium. Stel een deadline in waarbinnen deelnemers op je uitnodiging moeten reageren, en zet die vergadering zo snel mogelijk in je agenda!

Voornemen 2: Wees voorbereid!

Wees eerlijk: zitten de vergaderingen op jouw werk vol met deelnemers die zich perfect hebben voorbereid? Of is de helft van de mensen in de zaal druk bezig met het doorlezen van e-mails en PowerPoint-presentaties, in een poging te begrijpen wat er aan de hand is? Zorg ervoor dat je vergaderingen in 2019 een succes worden door een berichtje toe te voegen aan je Doodle Premium-uitnodigingen: een vriendelijke herinnering dat iedereen zich van tevoren moet verdiepen in de cijfers van het afgelopen kwartaal, zou het onproductieve 'eh' en 'ah' tijdens de vergadering zelf flink moeten verminderen.

Voornemen 3: Blijf in contact

Een succesvolle vergadering is er een met een zinvolle opvolging: laat de contacten die je hebt gelegd of de ideeën die je hebt bedacht niet achter in de vergaderruimte. Met Doodle Premium kun je, op het moment dat je een uitnodiging voor een vergadering verstuurt, de deelnemers vragen om hun gewenste contactgegevens toe te voegen. Na de vergadering kun je de contactgegevens van de deelnemers eenvoudig onder hen doorsturen. Zo kunnen deelnemers het gesprek voortzetten, zelfs als ze elkaar nog niet kenden.

Voornemen 4: Regelmatige 1-op-1-gesprekken houden

Terwijl je je vergaderprocessen voor 2019 aan het stroomlijnen bent, vergeet dan niet dat enkele van de allerbelangrijkste vergaderingen de één-op-één-gesprekken zijn die je binnen je team voert. Door individueel met belangrijke collega’s af te spreken, bouw je aan jullie werkrelatie, houd je elkaars verwachtingen in de gaten en blijf je op koers bij het behalen van gezamenlijke doelen. Nu, alles Doodle-gebruikers kunnen 1-op-1-vergaderverzoeken sturen naar iedereen in hun netwerk en zo net zo makkelijk en efficiënt individuele vergaderingen organiseren als bij een gewoon Doodle-vergaderverzoek.

Daar heb je het dan: een korte, overzichtelijke lijst met doelen die je op weg helpen naar succes volgend jaar. We hebben stiekem het gevoel dat je vergaderingen in 2019 je beste ooit gaan worden!