7 redenen waarom je met een planningsprogramma meer B2B-leads zult genereren

Ik weet niet of je het al gehoord hebt, maar automatisering is best wel een grote zaak. Zo’n beetje de allergrootste zaak die er is. Nu we hebben geaccepteerd dat AI en machine learning niet betekenen dat de robots komen om de wereld over te nemen, of zelfs ons broodwinning, kunnen we volop inzetten op geautomatiseerde oplossingen die ons werk echt bevredigender maken. Dat komt doordat ze die eentonige en repetitieve taken van ons overnemen die ons werkleven zo veel minder leuk maken. Het mooie is dat ze deze taken ook nog eens veel sneller en met minder fouten uitvoeren dan wij vervelende mensen ooit hebben gekund.

Geen wonder dus dat de werelden van MarTech, CommsTech en SalesTech staan vol met duizenden tools die gebaseerd zijn op machine learning en die betere bedrijfsprocessen en resultaten beloven.

Met zo’n groot aanbod aan tools, waarvan er veel specifiek op de B2B-sector zijn gericht, raken bedrijven vaak verlamd door de keuze. Maar door je aan een paar simpele vragen te houden, kunnen organisaties van elke omvang beter beslissen of, wat en hoe ze moeten automatiseren:

1. Welk percentage van ons personeelsbestand zou baat hebben bij deze oplossing?

2. Zou het een merkbaar verschil of een verbetering betekenen voor hun dagelijkse werk?

3. Is het makkelijk te integreren en te implementeren?

4. Levert het een duidelijke ROI op?

Als je jezelf die vragen stelt, zijn we er vrij zeker van dat planningshulpmiddelen voor bijna alle bedrijven een no-brainer zijn. Doodle is bijvoorbeeld heel eenvoudig in je organisatie te implementeren en helpt alle medewerkers – vooral die essentiële, omzetgenererende medewerkers die in contact staan met klanten – om productiever te zijn en uiteindelijk meer omzet te genereren. Laten we eens kijken hoe dat precies werkt.

1. De reactietijd is cruciaal, maar…

Aangezien de vaak aangehaalde een uur studeren Sinds het artikel in 2011 in de Harvard Business Review verscheen, zijn de meest effectieve en efficiënte verkoopteams helemaal gefixeerd geraakt op de reactietijden op leads. Zo erg zelfs dat de ‘één-uur-regel’ inmiddels de ‘vijf-minuten-regel’ is geworden. Verkoopteams zijn 100 keer meer kans om te bereiken en de kans is 21 keer zo groot dat ze een nieuwe inkomende lead binnen de eerste vijf minuten na binnenkomst succesvol kwalificeren, dan wanneer ze dat pas een half uurtje later zouden doen. Waarom die haast om contact op te nemen? Nou, bijna 80% van de leads zullen uiteindelijk kopen bij het bedrijf dat als eerste op hun interesse heeft gereageerd.

Maar een razendsnelle reactietijd op lead-aanvragen alleen is niet genoeg om de deal binnen te halen. Er is meer nodig gemiddeld acht aanrakingen Om leads om te zetten in klanten, moeten er vervolgafspraken worden ingepland, wat betekent dat de hele verkoopcyclus snel en efficiënt moet worden afgerond. Met een online planningstool kun je snel en makkelijk geschikte tijdstippen vinden voor alle betrokkenen en besluitvormers voor vervolgafspraken, demo’s, offertes en trainingen. Geen eindeloze e-mailwisselingen meer – waarbij je dagenlang heen en weer e-mailt over beschikbaarheid. Door de verkoopcyclus te verkorten, kan het verkoopteam extra leads genereren, terwijl het marktaandeel toeneemt en het bedrijf groeit.

2. Niet opkomen dagen en dubbele boekingen brengen kosten met zich mee

Leads die niet op afspraken komen opdagen of op het laatste moment afzeggen vanwege een dubbele boeking, zijn hartverscheurend voor verkoopteams. Het betekent niet alleen een gemiste of flink uitgestelde kans, maar ook dat alle tijd en moeite die je hebt gestoken in het vinden van een geschikte dag, tijd en locatie voor de afspraak, voor niets is geweest of opnieuw moet worden gedaan. Tijd voor de robots!

Met geautomatiseerde planningstools kun je no-shows en dubbele boekingen voorkomen, want:

• Gebruik functies zoals de Boekingspagina, kunnen potentiële klanten zelf het moment kiezen dat hen het beste uitkomt. Dit betekent niet alleen dat ze minder snel een tijdstip kiezen dat niet haalbaar is, maar doordat ze zelf de regie krijgen, zijn ze ook meer betrokken bij de afspraak.

• Dankzij diezelfde functies is de kans groter dat je snel een geschikt tijdstip vindt, waardoor de interesse van de lead in je product of dienst groot blijft.

• Soms zijn afzeggingen en dubbele boekingen gewoon een geval van vergeetachtigheid op een ongelukkig moment. Veel planningstools kunnen automatische herinneringen versturen, zodat je nooit meer zomaar in de steek wordt gelaten.

3. Uitstel wordt over het hoofd gezien

Mensen zijn druk. Te druk voor hun eigen bestwil. Er moeten ’s ochtends trainingen worden gedaan. De kinderen eten geven, aankleden en naar school brengen, en soms moet je datzelfde ook nog eens doen voor je partner. Er zijn boodschappenlijstjes, huishoudelijke klusjes, maaltijden die klaargemaakt moeten worden, en dan wordt er ook nog van ons verwacht dat we een sociaal leven hebben en een goede, ondersteunende vriend zijn. We moeten bedrijven laten groeien, KPI’s halen, deadlines halen, nieuwe vaardigheden leren en medewerkers begeleiden. Er zijn honderden e-mails per dag, tientallen vergaderingen per week. Oh, en vergeet niet om wat tijd voor jezelf te nemen!

Pfff, geen wonder dat we soms te veel hooi op onze vork nemen en een afspraak of twee moeten afzeggen. Helaas raken uitgestelde afspraken vaak in de vergetelheid, omdat het hele heen-en-weer-gemail en het agenda-Tetris dan weer helemaal opnieuw moet beginnen. Na een paar legitieme uitstelverzoeken van de lead, kan het voor verkoopteams makkelijk zijn om het op te geven en hun aandacht ergens anders op te richten.

Geautomatiseerde planningsoplossingen maken vrijwel helemaal een einde aan het verlies van leads, omdat tools zoals Doodle links voor het verzetten van afspraken direct in de uitnodiging voor de vergadering hebben staan. Mocht een lead je afspraak niet kunnen halen, dan is het voor hem of haar net zo makkelijk om de vergadering te verzetten en een geschikt tijdstip te kiezen als om je een e-mail te sturen.

4. Meer en betere vergaderingen

Het inplannen van afspraken met een online planningstool is net alsof je een lasergestuurd geweer gebruikt, vergeleken met de ‘handvol stenen gooien’-aanpak van die gebruikelijke e-mailchaos. Daardoor kost het veel minder tijd om afspraken met leads in te plannen, waardoor je meer tijd overhoudt om aan andere nieuwe leads en potentiële klanten te werken.

Sommige planningstools hebben functies waarmee de organisator van de vergadering vragen kan stellen aan de deelnemers voordat er een tijdstip wordt gekozen of een uitnodiging wordt geaccepteerd. Met deze functies kunnen verkoopteams wat extra informatie verzamelen over de uitdagingen waarmee hun potentiële klanten te maken hebben; of ze kunnen er gewoon voor zorgen dat alle deelnemers de tijd hebben gehad om de agenda en eventuele achtergrondinformatie door te nemen, zodat de vergadertijd optimaal wordt benut.

5. Zorg dat alle besluitvormers aanwezig zijn

Wie de uitdrukking ‘alsof je katten moet hoeden’ heeft bedacht, had duidelijk wel eens geprobeerd een vergadering te plannen met een aantal topmanagers van een ander bedrijf. Een geschikt moment vinden voor een vergadering met meerdere mensen is altijd een uitdaging; hoe hoger de functie van de betrokkenen, hoe moeilijker het wordt – bijna onmogelijk. Maar stel dat je de vergadering toch doorzet terwijl er een paar deelnemers ontbreken. Je kunt er zeker van zijn dat er een vervolgvergadering met de afwezigen nodig zal zijn voordat er een besluit kan worden genomen.

Een planningsprogramma met een peilingfunctie lost dat probleem op. Geef een reeks mogelijke data en tijden aan en laat deelnemers de opties kiezen die voor hen het beste uitkomen. Terwijl deelnemers reageren, kunnen andere aanwezigen ook zien welke opties het populairst zijn en bestaande afspraken met lagere prioriteit daarop aanpassen. Uiteindelijk heeft de organisator van de vergadering meteen een overzicht van de tijden die het beste uitkomen en kan hij de uitnodiging direct versturen. Als alle besluitvormers in de vergaderruimte of aan de lijn zitten, wordt de verkoopcyclus een stuk korter.

6. Potentiële klanten kunnen jou vinden

Wat is het droomscenario voor alle B2B-verkoopteams? Juist ja — een verkooptrechter die zichzelf vult. Door een online planningstool te gebruiken, kom je al een stap of twee dichter bij het waarmaken van die droom. Zoals we eerder al bespraken: hoe sneller je contact legt en een afspraak inplant, hoe groter de kans dat een potentiële klant bij jouw bedrijf aanklopt voor de oplossing die hij nodig heeft. Dus waarom zou je de tussenpersoon niet overslaan en afspraken inplannen terwijl hun interesse nog op zijn hoogtepunt is?

Met planningssoftware kun je de boekbare agenda’s van je verkoopteam, of links naar die agenda’s, insluiten in allerlei soorten media en platforms waar je potentiële klanten waarschijnlijk op stuiten als ze zelf op onderzoek uitgaan.

• Landingspagina’s waar mensen via je Google-zoekadvertenties naartoe worden geleid.

• E-mailcampagnes

• Berichten en advertenties op sociale media

• Chatbots op je website of sociale media

• Standaardwebpagina’s

Of het nu dag of nacht is, waar ter wereld ze zich ook bevinden: potentiële klanten kunnen je aanbod bekijken en een afspraak maken op het moment dat het voor jullie beiden het beste uitkomt. Nu is het aan je B2B-verkoopteam om ze te screenen en de deal te sluiten.

7. Een geweldige klantervaring zorgt voor onverslaanbare mond-tot-mondreclame

Als het gaat om het werven van nieuwe leads voor je B2B-bedrijf, zijn traditionele marketingtactieken – van conferenties en evenementen tot e-mails, sociale media en webinars – onmisbaar. Maar vergeet vooral niet de kracht van goede, ouderwetse mond-tot-mondreclame. Mensen vertrouwen andere mensen, en daarom zijn platforms zoals Capterra, GetApp, G2 Crowd en Gartner Peer bestaan ook.

Door een online planningstool te gebruiken om snel en makkelijk vergaderingen te organiseren, met uitnodigingen die automatisch de Zoom-vergaderdetails en links bevatten om de vergadering gemakkelijk te verzetten, gevolgd door herinneringen over de tijd, locatie en eventuele voorbereidingsmateriaal – dit alles zorgt samen voor een geweldige klantervaring die het leven van je klanten een stuk makkelijker maakt.

Zorg ervoor dat je die ervaring altijd weer consistent biedt, en je kunt er zeker van zijn dat je klanten je bedrijf binnen de kortste keren aan hun netwerk aanbevelen, wat op zijn beurt weer nieuwe leads oplevert. Natuurlijk kunnen verkoopteams ook proactiever zijn en tevreden klanten vragen om je door te verwijzen naar andere bedrijven die baat zouden kunnen hebben bij jouw oplossing. Als je klantbeleving helemaal klopt, zullen ze je zonder problemen aanbevelen.

Bepalen welke tools echt een verschil maken

Nogmaals: als het erom gaat te beslissen waar en hoe je automatisering in je sales- en marketingstack wilt invoeren, hoeft die keuze nu niet meer zo overweldigend te zijn. Een planningsprogramma maakt de werkuren van al je verkoop- en marketingmedewerkers aangenamer, productiever en efficiënter. Planningsprogramma’s zijn moeiteloos in je organisatie te implementeren, zonder dat er bijna geen technische kennis of training voor nodig is. En wat betreft het rendement? Nou, je weet nu dat een planningsprogramma zijn gewicht in leads waard is.

Heb je last van no-shows en dubbele boekingen? Wij hebben een paar tips om ervoor te zorgen dat ze tot het verleden behoren