7 powodów, dla których dzięki narzędziu do planowania spotkań zdobędziesz więcej potencjalnych klientów w sektorze B2B

Nie wiem, czy słyszeliście, ale automatyzacja to naprawdę poważna sprawa. Tak naprawdę – najważniejsza z możliwych. Skoro już pogodziliśmy się z tym, że sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe nie oznaczają, że roboty przybędą, by przejąć władzę nad światem, a nawet odebrać nam środki do życia, możemy postawić na zautomatyzowane rozwiązania, które sprawiają, że praca staje się bardziej satysfakcjonująca – dzięki temu, że przejmują one te monotonne i powtarzalne zadania, które sprawiają, że nasze życie zawodowe jest o wiele mniej przyjemne. Najważniejsze jest to, że wykonują te zadania znacznie szybciej i z mniejszą liczbą błędów niż nam, upartym ludziom, kiedykolwiek się to udawało.

Nic więc dziwnego, że światy MarTech, CommsTech oraz SalesTech są przepełnione tysiącami narzędzi, których podstawą jest uczenie maszynowe i które obiecują usprawnienie procesów biznesowych oraz poprawę wyników.

Przy tak szerokiej ofercie narzędzi, z których wiele jest wyraźnie ukierunkowanych na sektor B2B, firmy często nie potrafią podjąć decyzji z powodu nadmiaru możliwości. Jednak skupienie się na kilku prostych pytaniach może pomóc organizacjom każdej wielkości w podjęciu decyzji, czy, co i w jaki sposób zautomatyzować:

1. Jaki procent naszej kadry skorzystałby z tego rozwiązania?

2. Czy przyniosłoby to wymierną zmianę/poprawę w ich codziennej pracy?

3. Czy integracja i wdrożenie są łatwe?

4. Czy inwestycja ta przynosi wyraźny zwrot z inwestycji?

Jeśli zadajesz sobie te pytania, jesteśmy przekonani, że narzędzia do planowania spotkań to oczywisty wybór dla niemal wszystkich firm. Na przykład Doodle można w prosty sposób wdrożyć w Twojej organizacji i pomaga ono wszystkim pracownikom – zwłaszcza tym kluczowym, generującym przychody i mającym bezpośredni kontakt z klientami – zwiększyć produktywność, a ostatecznie przyczynić się do wzrostu obrotów. Przyjrzyjmy się, jak to działa.

1. Czas reakcji ma kluczowe znaczenie, ale…

Ponieważ często przytaczany godzinna sesja nauki od czasu opublikowania tego artykułu w „Harvard Business Review” w 2011 roku najbardziej skuteczne i wydajne zespoły sprzedażowe zaczęły przykładać ogromną wagę do czasu reakcji na zapytania potencjalnych klientów. Doszło do tego, że zasada jednej godziny została zastąpiona zasadą pięciu minut. Zespoły sprzedażowe są 100 razy większe prawdopodobieństwo, że dotrze do i mają 21 razy większe szanse na skuteczne zakwalifikowanie nowego potencjalnego klienta w ciągu pierwszych pięciu minut od jego pojawienia się niż w przypadku, gdyby zwlekali z tym zaledwie pół godziny. Skąd ten pośpiech w nawiązaniu kontaktu? Cóż, prawie 80% potencjalnych klientów ostatecznie dokonają zakupu w firmie, która jako pierwsza zareagowała na ich zainteresowanie.

Jednak sam błyskawiczny czas reakcji na zapytanie ofertowe nie wystarczy, by zdobyć zlecenie. Potrzeba średnio osiem dotknięć Aby przekształcić potencjalnych klientów w rzeczywistych klientów, należy zaplanować spotkania uzupełniające, co oznacza, że cały cykl sprzedaży musi przebiegać szybko i sprawnie. Korzystanie z internetowego narzędzia do planowania spotkań pozwala szybko i łatwo znaleźć dogodne terminy dla wszystkich zainteresowanych stron i decydentów na spotkania uzupełniające, prezentacje, przygotowanie ofert oraz szkolenia. Koniec z niekończącą się wymianą e-maili – wysyłaniem informacji o dostępności tam i z powrotem przez wiele dni. Skrócenie cyklu sprzedaży pozwala zespołowi sprzedaży pozyskać dodatkowych potencjalnych klientów, jednocześnie zwiększając udział w rynku i rozwijając działalność.

2. Niepojawienie się na rezerwacji i podwójne rezerwacje wiążą się z kosztami

Potencjalni klienci, którzy nie pojawiają się na spotkaniach lub odwołują je w ostatniej chwili z powodu kolizji terminów, są prawdziwym ciosem dla zespołów sprzedażowych. Nie tylko oznaczają one utratę szansy lub jej znaczne opóźnienie, ale także sprawiają, że cały czas i wysiłek włożony w znalezienie dogodnego dnia, godziny i miejsca spotkania albo idzie na marne, albo trzeba go powtórzyć. Czas na roboty!

Narzędzia do automatycznego planowania pomagają uniknąć niepojawienia się gości i podwójnych rezerwacji, ponieważ:

• Korzystanie z funkcje takie jak Booking Page, potencjalni klienci mogą wybrać termin, który najbardziej im odpowiada. Oznacza to nie tylko, że rzadziej wybierają termin, który trudno jest pogodzić z ich harmonogramem, ale także – dzięki temu, że mają wpływ na przebieg procesu – są bardziej zaangażowani w spotkanie.

• Dzięki tym samym funkcjom zwiększa się prawdopodobieństwo znalezienia dogodnego, ale szybkiego terminu, co pozwala utrzymać wysokie zainteresowanie potencjalnego klienta Twoim produktem lub usługami.

• Czasami niepojawienie się na spotkaniu i podwójne rezerwacje to po prostu przypadki zapomnienia w nieodpowiednim momencie. Wiele narzędzi do planowania pozwala wysyłać automatyczne przypomnienia, dzięki czemu masz pewność, że nikt już nigdy cię nie zignoruje.

3. Odroczone terminy umykają uwadze

Ludzie są zajęty. Za bardzo zajęty dla ich własnego dobra. Trzeba wykonać poranne ćwiczenia. Nakarmić dzieci, ubrać je i zawieźć do szkoły, a czasem zrobić to samo dla swoich partnerów. Są listy zakupów, prace domowe, posiłki do przygotowania, a do tego oczekuje się od nas, że będziemy prowadzić życie towarzyskie i być dobrym, wspierającym przyjacielem. Musimy rozwijać firmy, osiągać wskaźniki KPI, dotrzymywać terminów, zdobywać nowe umiejętności i mentorować pracowników. Codziennie setki e-maili, dziesiątki spotkań tygodniowo. Aha, i nie zapomnijcie znaleźć trochę czasu dla siebie!

Uff, nic dziwnego, że czasami bierzemy na siebie zbyt wiele i musimy odwołać jedno lub dwa spotkania. Niestety, spotkania, które zostają przełożone, często schodzą na dalszy plan, ponieważ cała wymiana e-maili i układanie terminów w kalendarzu zaczyna się od nowa. Po kilku uzasadnionych przełożeniach ze strony kierownika zespołów sprzedażowych mogą łatwo stracić zainteresowanie i skupić swoją uwagę na czymś innym.

Rozwiązania do automatycznego planowania spotkań niemal całkowicie eliminują utratę potencjalnych klientów, ponieważ narzędzia takie jak Doodle zawierają linki do zmiany terminu bezpośrednio w zaproszeniu na spotkanie. Jeśli potencjalny klient nie może dotrzeć na umówione spotkanie, zmiana terminu i wybranie dogodnej pory jest dla niego równie łatwe, jak wysłanie do Ciebie e-maila.

4. Więcej i lepszych spotkań

Umówienie spotkań za pomocą internetowego narzędzia do planowania to jak korzystanie z karabinu z celownikiem laserowym w porównaniu z podejściem polegającym na „rzucaniu garścią kamieni”, czyli typowym chaosem związanym z korespondencją e-mailową. Dzięki temu umówienie spotkań z potencjalnymi klientami zajmuje znacznie mniej czasu, co pozwala poświęcić więcej czasu na pracę nad innymi nowymi potencjalnymi klientami i osobami zainteresowanymi.

Niektóre narzędzia do planowania spotkań oferują funkcje, które pozwalają organizatorowi zadawać uczestnikom pytania przed wyborem terminu lub przyjęciem zaproszenia. Korzystając z tych funkcji, zespoły sprzedażowe mogą uzyskać dodatkowe informacje na temat wyzwań, przed jakimi stoją potencjalni klienci, lub po prostu upewnić się, że wszyscy uczestnicy mieli czas na zapoznanie się z porządkiem obrad i ewentualnymi materiałami do przeczytania przed spotkaniem, aby jak najlepiej wykorzystać czas spotkania.

5. Obecność wszystkich osób podejmujących decyzje

Ktokolwiek ukuł powiedzenie „jak pasienie kotów”, najwyraźniej miał pewne doświadczenie w próbach ustalenia terminu spotkania z kilkoma członkami kierownictwa wyższego szczebla w firmie zewnętrznej. Znalezienie dogodnego terminu na spotkanie z wieloma osobami zawsze stanowi wyzwanie; im wyższe stanowiska zajmują uczestnicy, tym bardziej zadanie to graniczy z niemożliwością. Załóżmy jednak, że zdecydujesz się przeprowadzić spotkanie mimo nieobecności kilku uczestników. Możesz być pewien, że przed podjęciem decyzji konieczne będzie zorganizowanie kolejnego spotkania z osobami, które nie były obecne.

Narzędzie do planowania z funkcją ankietowania pozwala obejść ten problem. Należy przedstawić szereg możliwych terminów i godzin oraz umożliwić uczestnikom wybór opcji, które najbardziej im odpowiadają. W miarę jak uczestnicy udzielają odpowiedzi, pozostali mogą również sprawdzić, które opcje cieszą się największą popularnością, i odpowiednio przesunąć istniejące spotkania o niższym priorytecie. W rezultacie organizator spotkania otrzymuje przegląd terminów, które najlepiej się sprawdzają, i może od razu wysłać zaproszenie. Gdy wszyscy decydenci są obecni na spotkaniu lub w rozmowie telefonicznej, cykl sprzedaży znacznie się skraca.

6. Potencjalni klienci mogą Cię znaleźć

Jaki jest wymarzony scenariusz dla zespołów sprzedaży B2B na całym świecie? Zgadza się — lejek sprzedażowy, który sam się napełnia. Korzystanie z internetowego narzędzia do planowania spotkań pozwala zbliżyć się o krok lub dwa do urzeczywistnienia tego marzenia. Jak wspomnieliśmy wcześniej, im szybciej nawiążesz kontakt i umówisz spotkanie, tym znacznie większa jest szansa, że potencjalny klient zwróci się do Twojej firmy w poszukiwaniu potrzebnego mu rozwiązania. Dlaczego więc nie wyeliminować pośredników i umówić spotkania, póki zainteresowanie potencjalnych klientów jest na najwyższym poziomie?

Dzięki oprogramowaniu do planowania kalendarze rezerwacyjne Twojego zespołu sprzedaży lub linki do tych kalendarzy można osadzić we wszystkich rodzajach mediów i platform, na które potencjalni klienci mogą natrafić podczas samodzielnego poszukiwania informacji.

• Strony docelowe, do których użytkownicy trafiają z reklam w wyszukiwarce Google.

• Kampanie e-mailowe

• Posty i reklamy w mediach społecznościowych

• Chatboty na Twojej stronie internetowej lub w mediach społecznościowych

• Standardowe strony internetowe

Niezależnie od pory dnia i nocy oraz miejsca na świecie, potencjalni klienci mogą zapoznać się z Twoją ofertą i umówić się na spotkanie w terminie dogodnym zarówno dla Ciebie, jak i dla nich. Teraz kolej na Twój zespół sprzedaży B2B, aby dokonać kwalifikacji potencjalnych klientów i sfinalizować transakcję.

7. Doskonała obsługa klienta to najlepsza reklama szeptana

Jeśli chodzi o pozyskiwanie nowych potencjalnych klientów dla firmy działającej w sektorze B2B, niezbędne są tradycyjne strategie marketingowe – od konferencji i wydarzeń po e-maile, media społecznościowe i webinaria. Nie należy jednak zapominać o sile starej, dobrej „poczty pantoflowej”. Ludzie ufają innym ludziom, dlatego platformy takie jak Capterra, GetApp, G2 Crowd oraz Gartner Peer też istnieją.

Korzystanie z internetowego narzędzia do planowania spotkań pozwala szybko i łatwo organizować spotkania, wysyłając zaproszenia zawierające automatycznie generowane szczegóły spotkania w Zoomie oraz linki umożliwiające wygodną zmianę terminu, a następnie przypomnienia o godzinie, miejscu i ewentualnych materiałach do zapoznania się przed spotkaniem — wszystko to składa się na doskonałą obsługę klienta, która ułatwia życie Twoim klientom.

Jeśli będziesz konsekwentnie zapewniać takie doświadczenia, możesz mieć pewność, że Twoi klienci w mgnieniu oka będą chwalić Twoją firmę w swoich kręgach, co z kolei przełoży się na nowych potencjalnych klientów. Oczywiście zespoły sprzedaży mogą również wykazać się większą proaktywnością i poprosić zadowolonych klientów o polecenie Waszej firmy innym podmiotom, dla których Wasze rozwiązanie mogłoby okazać się przydatne. Jeśli obsługa klienta jest na najwyższym poziomie, klienci bez problemu udzielą takich rekomendacji.

Wybór narzędzi, które mogą przyczynić się do transformacji

Po raz kolejny, jeśli chodzi o podjęcie decyzji, gdzie i w jaki sposób wdrożyć automatyzację w ramach waszego ekosystemu sprzedaży i marketingu, wybór nie musi już być aż tak przytłaczający. Narzędzie do planowania sprawia, że godziny pracy wszystkich pracowników działów sprzedaży i marketingu stają się przyjemniejsze, bardziej produktywne i wydajniejsze. Wdrożenie narzędzi do planowania w organizacji jest bardzo proste i nie wymaga prawie żadnej wiedzy technicznej ani szkoleń. A co z zwrotem z inwestycji? Cóż, teraz już wiesz, że narzędzie do planowania jest warte swojej wagi w potencjalnych klientach.

Czy niepojawienie się gości i podwójne rezerwacje stanowią dla Ciebie problem? Mamy dla Ciebie kilka wskazówek aby przyczynić się do tego, by stały się one przeszłością