6 redenen waarom docenten zouden moeten geloven in de kracht van online planningstools

Zoals iedereen die in de academische wereld heeft gewerkt wel weet: vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van het academische leven. Ze maken directe interactie met studenten en andere docenten mogelijk. Ze zijn ook nodig om de vele administratieve zaken te regelen die ten grondslag liggen aan het academische leven. En natuurlijk zijn ze onmisbaar voor de verschillende niveaus van besluitvorming in commissies binnen universiteiten.

Uit onderzoek blijkt dat docenten misschien brengen maar liefst 30 procent van hun tijd door in vergaderingen. De recente overstap van veel onderwijsinstellingen naar online lessen is nog een reden waarom het plannen van één-op-één en groepsbijeenkomsten Snel en efficiënt werken is op dit moment zo belangrijk.

Hoewel vergaderingen een onmisbaar onderdeel van het academische leven zijn, is het proces van vergaderingen inplannen kan zo’n lastig proces zijn. Ik weet uit eigen ervaring als universitair docent dat dit echt zo is; soms kostte het wel een paar dagen heen en weer gepraat om één afspraak vast te leggen.

Hoewel docenten vaak klagen over de tijd die ze aan administratieve taken besteden, hoeft het regelen van afspraken helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Met online planningstools kun je het hele proces stroomlijnen en binnen een paar minuten een afspraak vastleggen.

Omdat ik een actieve gebruiker ben van Doodle, ik dacht dat het handig zou zijn om zes redenen te delen waarom docenten, waaronder ikzelf, zouden moeten geloven in de kracht van online planningstools.

Reden #1: Je hoeft niet meer eindeloos heen en weer te mailen

Een van de redenen waarom docenten (op alle niveaus) online planningssoftware gebruiken, is om te besparen op de een constante stroom e-mails Je hebt te maken met het plannen – en vaak ook het opnieuw plannen – van vergaderingen. Uitzoeken wie er beschikbaar is, een tijdstip kiezen en de details bevestigen, duurt onvermijdelijk langer dan je in eerste instantie zou denken.

De eindeloze e-mailwisselingen hebben niet alleen gevolgen voor de docenten en het personeel, maar ook voor de studenten. De tijd die verspild wordt aan vermijdbare administratieve taken is vermoeiend voor iedereen die erbij betrokken is, en vergroot het risico op verwarring. Het bijhouden van ieders reacties via e-mail is een langdurig en mentaal uitputtend proces.

Nu fysieke inschrijflijsten geen optie meer zijn voor cursussen die online zijn gegaan, merken docenten al snel dat e-mailketens niet schaalbaar zijn als het coördineren van afspraaktijdvakken in de stijl van ‘spreekuren’. De mogelijkheid om via een online planningsprogramma agenda-uitnodigingen naar een hele klas te sturen, waardoor je afspraken kunt maken zonder e-mails heen en weer te sturen of het risico te lopen dat een tijdvak dubbel wordt geboekt, kan het hele planningsproces compleet veranderen.

Reden #2: Plan vergaderingen op jouw voorwaarden

Het volgende grote voordeel van een gecentraliseerd planningsprogramma is de mogelijkheid om bepaalde tijdsblokken in je agenda te reserveren voor gesprekken met studenten. Zonder vaste spreekuur-tijden bestaat het gevaar dat je agenda al snel vol raakt met individuele afspraken, verspreid over de hele week, waardoor er weinig of geen vaste tijd overblijft om je voor te bereiden op colleges of andere onderzoeksactiviteiten te doen.

Een van de grootste uitdagingen om tijdens lesperiodes productief te blijven met andere academische taken en onderzoek, heeft namelijk minder te maken met de totale tijd die je kwijt bent aan ontmoetingen met studenten, en meer met de voortdurende onderbrekingen om individuele kwesties van studenten op te lossen. Door specifieke tijdstippen te reserveren voor gesprekken met studenten kun je je tijd makkelijker indelen, waardoor je agenda vrijer wordt en je meer tijd hebt om je te concentreren op het beantwoorden van vragen van studenten. Het stelt je ook in staat om specifieke tijd vrij te maken om je te concentreren op andere activiteiten, zoals het voorbereiden van colleges en onderzoek.

Reden #3: Voorkom dat vergaderingen andere afspraken in de weg staan

Een andere manier waarop tools voor het plannen van afspraken voorkomen dat vergaderingen Om te voorkomen dat andere afspraken in het gedrang komen, is het handig om de begin- en eindtijden vast te kunnen stellen. Ten eerste, door van tevoren duidelijk te maken dat de bijeenkomst maar een bepaalde tijd duurt (bijv. 30 minuten of 15 minuten), voorkom je dat studenten gesprekken langer laten duren dan de afgesproken tijd, door over andere dingen te praten of steeds weer dezelfde vragen te stellen, terwijl ze met een beetje moeite het antwoord daar zelf makkelijk hadden kunnen vinden.

Door van tevoren vastgestelde tijdvakken te hanteren, weet je ongeveer hoe lang het gesprek duurt. Zo zorg je ervoor dat studenten goed voorbereid naar het gesprek komen om te praten over waar ze moeite mee hebben of wat ze niet snappen in de lesstof. Vooraf vastgestelde tijdsvakken zorgen er ook voor dat iedereen begrijpt dat docenten waarschijnlijk direct daarna nog een afspraak hebben, wat helpt om een gesprek dat onnodig lang gaat duren, op tijd af te ronden.

Het vaste karakter van de afspraaktijdstippen kan er ook voor zorgen dat studenten stipt blijven en respect hebben voor jouw tijd. Hoewel vijf minuten te laat beginnen misschien niet als een grote afwijking van de afgesproken tijd voelt, zorgt het feit dat ze de vaste eindtijd van tevoren weten ervoor dat ze extra gemotiveerd zijn om op tijd te zijn.

Reden #4: Je weet van tevoren wat het onderwerp van de vergadering is

Een van de uitdagingen bij ontmoetingen met studenten is de enorme verscheidenheid aan mogelijke vragen die gesteld kunnen worden, waarbij vaak meteen een antwoord wordt verwacht. Hoewel veel vragen van studenten vrij standaard zijn, zijn er onvermijdelijk ook onderwerpen die zelfs een ervaren docent kunnen overvallen. Vragen over specifieke onderdelen van de syllabus of de fijne kneepjes van cursusbegrippen zijn soms moeilijk uit je hoofd op te halen op dat moment.

Een groot voordeel van het gebruik van tools om online vergaderingen in te plannen is dat je voeg een tekstveld toe om van tevoren vast te leggen waar de studenten precies naar vragen. Als je weet welke onderwerpen er tijdens de vergadering aan bod komen, kun je je niet alleen van tevoren voorbereiden, maar hoef je je ook minder zorgen te maken over hoe de vergaderingen zullen verlopen.

Reden #5: Krijg een duidelijk overzicht van je afspraken – je hoeft je nooit meer zorgen te maken dat je een afspraak vergeet

Een van de risico’s van het plannen van vergaderingen via e-mail is dat je een afspraak vergeet. Als afspraken verspreid staan over verschillende e-mailconversaties, kun je makkelijk een vergadering over het hoofd zien, meerdere tegelijk inplannen of veel tijd en mentale energie kwijt zijn aan het bijhouden van allerlei afspraken. Door vergaderingen op één centrale plek te regelen, kun je deze problemen grotendeels voorkomen.

Door een online planningstool te gebruiken, kun je al je afspraken op één plek bekijken, snel het dagprogramma doornemen om te controleren of je niets over het hoofd hebt gezien, en zo voorkomen dat je van tevoren tijd moet besteden aan het onthouden van je agenda. Integraties met andere agendaprogramma’s Het zorgt er ook voor dat geplande vergaderingen synchroon blijven lopen met je bestaande agenda-afspraken, en dat je je gebruikelijke vergadermeldingen krijgt om je aan afspraken te herinneren.

Reden #6: De drempel voor persoonlijke, één-op-één-ontmoetingen verlagen

Een van de minder voor de hand liggende, maar mogelijk allerbelangrijkste voordelen van een gebruiksvriendelijke en degelijke planningstool is dat het voor studenten makkelijker wordt om rechtstreeks contact te leggen met docenten. Met de recente opkomst van afstandsonderwijs, zijn de gebruikelijke mogelijkheden voor studenten om vragen over lesonderwerpen of opdrachten te verduidelijken flink teruggeschroefd. Het is niet meer altijd mogelijk voor studenten om de lesstof met hun klasgenoten door te nemen of na de les even een simpele administratieve vraag te stellen.

Door studenten de mogelijkheid te bieden om gewoon online afspraken te boeken, wordt niet alleen het planningsproces makkelijker, maar betekent dit ook dat het inplannen van docentenvergaderingen is uitnodigender, waardoor de kans groter wordt dat zelfs de meest teruggetrokken studenten zich op hun gemak voelen om een afspraak te maken om de stof te verduidelijken. Alleen al het publiceren van afspraaktijdstippen voor spreekuren geeft studenten het gevoel dat ze makkelijker toegang hebben tot de docenten, wat vooral belangrijk is voor online lessen, die anders vaak nogal onpersoonlijk aanvoelen. Dergelijke individuele afspraken maken ook persoonlijkere gesprekken mogelijk dan bij spreekuren waar je zomaar binnenloopt, waardoor studenten onderwerpen kunnen aankaarten die ze misschien niet zo makkelijk met hun klasgenoten zouden delen.

De meest gebruiksvriendelijke software voor het plannen van vergaderingen

Doodle biedt een van de eenvoudigste, maar toch meest uitgebreide platforms voor het plannen van vergaderingen in de academische wereld. Van het aanbieden van beschikbare tijdvakken – ideaal voor het plannen van studentenvergaderingen – tot het vinden van momenten waarop meerdere leden van een faculteitscommissie bij elkaar kunnen komen: Doodle maakt het regelen van vergaderingen een stuk makkelijker.

Om te ontdekken hoe Doodle het planningsproces voor je onderwijsinstelling een stuk makkelijker kan maken, neem contact op met een van de planningsexperts van Doodle.

Auteur: Gareth Keeves

Gareth is docent strategie aan de Rice University en de University of California, Davis. Hij is gepromoveerd in strategie aan de University of Michigan. Hij vindt het leuk om met studenten te praten en nieuwe manieren te ontdekken om de online onderwijservaring te verbeteren.