5 redenen waarom e-mail de productiviteit op school omlaag haalt

Korte werkdagen, lange vakanties en een echte impact op de samenleving. Wat is er nou niet leuk aan een carrière in het onderwijs? Nou, blijkbaar heel wat. Er is momenteel een wijdverbreid tekort aan gekwalificeerde leraren dat zich uitstrekt over de VS, over de Atlantische Oceaan naar het Verenigd Koninkrijk, en zelfs naar het Europese vasteland.

Op plekken waar momenteel geen tekorten zijn, zoals in administratieve of leidinggevende functies, is de de zittende politici worden ouder. De sector slaagt er niet in om genoeg jong talent aan te trekken om hen te vervangen.

Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat het beroep van leraar tegenwoordig terecht als erg stressvol wordt gezien. Uit onderzoek van de Nationale Stichting voor Onderwijsonderzoek daaruit bleek dat leraren meer werkgerelateerde stress hebben dan mensen in welke andere beroepsgroep dan ook, met ernstige burn-out Daardoor stoppen zorgwekkend veel leraren met hun baan. Deze cijfers vallen minder op bij administratieve en ondersteunende functies, maar liggen nog steeds hoger dan bij vergelijkbaar kantoorwerk in andere sectoren.

De meeste leraren noemen drie belangrijke redenen voor de waanzinnige hoeveelheid stress die ze dagelijks ervaren: het gedrag van leerlingen, het feit dat ze constant in de greep zitten van toetsen en een gebrek aan tijd.

Technologie zou een van de belangrijkste manieren moeten zijn waarop we omgaan met tijdmanagement, met behulp van hulpmiddelen om onze productiviteit en efficiëntie te verhogen en afrekenen met dat vervelende, repetitieve gedrag dat je eigenlijk zou kunnen automatiseren. Maar in de praktijk is dat voor veel beroepen niet het geval, ook niet in het onderwijs, waar door de stille opmars van het digitale de technologie de baas is geworden in plaats van een hulpmiddel voor leraren en schoolleidings. Nergens is dat duidelijker te zien dan in de omgang met e-mail.

Reden 1: Het e-mailmonster wordt steeds groter

Een van de grootste uitdagingen voor leraren is simpelweg een gebrek aan tijd. Nadat ze zo’n zes uur per dag op de been zijn geweest en in feite een optreden hebben gegeven, moeten ze nog een lange lijst met administratieve taken afwerken, van lesvoorbereiding tot het nakijken van proefwerken en natuurlijk het bijwerken van hun e-mail.

Hoewel e-mail al meer dan 40 jaar bestaat en al 20 jaar op grote schaal wordt gebruikt, lijkt de populariteit ervan nog lang niet af te nemen. Het aantal e-mailgebruikers, e-mailaccounts en verzonden e-mails is en neemt elk jaar nog steeds toe. In 2015 werden er iets meer dan 200 miljard e-mails verstuurd en in 2019 was dat aantal gestegen tot bijna 350 miljard. Volgens Statista zal dit aantal naar verwachting stijgen tot meer dan 347 miljard e-mails per dag in 2022.

De gemiddelde werknemer besteedt 13 uur per week e-mails lezen en beantwoorden. Voor docenten betekent dat 650 uur extra per jaar aan werk met weinig toegevoegde waarde, dat niets te maken heeft met lesvoorbereiding, het nakijken van proefwerken of het daadwerkelijk lesgeven. Die cijfers zijn een probleem voor alle bedrijfstakken en sectoren. Voor de onderwijssector, die te kampen heeft met een groot tekort aan personeel – vooral door stress en problemen met tijdmanagement – zou de tijd die aan e-mail wordt besteed wel eens de druppel kunnen zijn die de emmer doet overlopen.

Reden 2: Het probleem met spam

Laten we eerst met het goede nieuws beginnen. Het is geen 2009. Als het 2009 was, zou je kunnen verwachten dat maar liefst 94 procent van je ontvangen e-mails uit spam zou bestaan. Dankzij betere beveiliging en spamfilters is dat aantal nu tot 67 procent, wat nog steeds best hoog is. En dat is het slechte nieuws.

Alleen een derde van de e-mails De berichten die in de gemiddelde inbox binnenkomen, zijn relevant en belangrijk. Dat betekent dat docenten veel tijd verspillen aan het onderscheiden van het belangrijke van het onzinnige. Het is misschien nog wel erger als je die situatie omdraait. Openingspercentages van e-mails schommelen meestal rond de 30-35 procent; als scholen belangrijke berichten via e-mail naar leerlingen en ouders sturen, opent tweederde van hen die e-mails niet eens, laat staan dat ze ze grondig lezen. Al die smoesjes als ‘Ik wist niet dat het schooluitje vandaag was’ worden ineens heel logisch.

Dit is ook de reden waarom e-mail geen geschikte manier is om documenten of lesmateriaal met studenten te delen tijdens een les. Tegen de tijd dat alle vragen als “Staat het in je spamfolder?”, “Het is teruggestuurd – kun je je naam nog eens spellen?” en “Nee, stuur alsjeblieft geen antwoord naar iedereen” achter de rug zijn, is de les ook alweer voorbij.

Reden 3: Je kunt het niet uitzetten als het niet uit te zetten is

Vroeger was het zo dat als de post al was bezorgd en je je klaslokaal of kantoor had verlaten, je pas de volgende dag weer bereikbaar was. Eenvoudigere tijden waarin – en dat is vast geen toeval – er veel minder tekorten aan gekwalificeerde leraren waren.

De mobiele telefoon heeft daar verandering in gebracht en, hoewel het heel handig is om al die rekenkracht gewoon in je zak mee te nemen, heeft het er ook voor gezorgd dat de grens tussen werk en privé voor alle werknemers, maar vooral voor docenten, is vervaagd. Zodra de lesdag voorbij is, komen alle vragen van leerlingen of hun ouders op je af.

Meer dan 80 procent van de werknemers e-mail checken buiten de normale werktijden, waarbij die gegevens representatief zijn voor werknemers in de onderwijssector. Meer dan de helft van de leraren geven toe dat ze tijdens hun kerstvakantie hun e-mails checken en beantwoorden, waardoor er een stressvolle en onhoudbare cultuur ontstaat. Het resultaat is een onderwijssector die altijd bereikbaar is, maar nooit helemaal aanwezig kan zijn, en een cultuur waarin de luidste schreeuw als eerste wordt aangepakt.

Reden 4: Een sector die onder druk staat

Je bent vijf tot zes uur bezig met lesgeven – waarvoor je telkens weer voorbereiding nodig hebt – en daarna wacht er een stapel opdrachten op je die je moet nakijken en beoordelen. Ondertussen puilt je inbox uit van de kleine drama’s, smoesjes, vragen, eisen, hoop en dromen van je leerlingen of hun ouders, die op dat moment allemaal het allerbelangrijkste in hun leven zijn. En als de vakantie dan begint, kun je het niet zomaar uitzetten. Is het dan een wonder dat docenten gestrest zijn?

Als je al op je limit zit, is e-mail niet je beste vriend. Onderzoekers van UC Irvine en het Amerikaanse leger hebben ontdekt dat alleen al het ontvangen van e-mail een meetbare invloed heeft op je stressniveau en je concentratievermogen. Het heeft ook een negatieve invloed op je efficiëntie en productiviteit, omdat mensen die e-mail ontvangen de neiging hebben om meer dan twee keer zo vaak van venster te wisselen als mensen die hun e-mailtabblad of -programma niet open hebben staan. Dat wordt nog verergerd door het feit dat dat duurt langer dan een minuut het kost de gemiddelde persoon even tijd om weer op zijn oude productiviteitsniveau te komen nadat hij een e-mail heeft gelezen, verwijderd of beantwoord – hoe belangrijk die e-mail ook was.

Overbelaste leraren en docenten kunnen zich het tijd- en productiviteitsverlies door e-mail gewoonweg niet veroorloven.

Reden 5: Er zijn geen regels voor e-mail

Gezien hoe wijdverbreid e-mail is, is het best vreemd dat organisaties en instellingen zelden aandacht besteden aan de regels en richtlijnen voor het gebruik van e-mail – of het nu gaat om e-mails tussen medewerkers of om correspondentie tussen docenten en studenten.

Als er strengere richtlijnen zouden gelden, zou regel nummer één natuurlijk zijn: STOP MET IEDEREEN IN CC TE ZETTEN.

Stel dat scholen inzien en erkennen dat leraren en medewerkers overwerkt en overbelast zijn, en dat e-mail – hoewel het misschien een noodzakelijk kwaad is – het probleem alleen maar verergert. Dan kunnen ze op zoek gaan naar oplossingen. Zelfs kleine veranderingen, zoals alle medewerkers vragen om het gebruik van ‘cc’ te beperken, geen onnodige e-mails zoals ‘Bedankt’ te sturen, of alleen de meest noodzakelijke ontvangers op te nemen, kunnen helpen om de e-mailstress te verminderen.

Omdat e-mail vertraging oploopt en niet confronterend is, wordt het vaak gebruikt als een schild waarachter mensen zich verschuilen als ze kritische opmerkingen of klachten willen uiten. Maar zulke gesprekken worden via e-mail zelden goed begrepen of opgelost en leiden tot een eindeloos spelletje van ‘wat bedoelde hij nou toen hij zei…’, waarbij ontvangers uit elke regel proberen de toon en betekenis af te leiden, of die er nu wel of niet in zit.

Diezelfde onzichtbare barrière die e-mail met zich meebrengt, kan leiden tot misverstanden en de aard van relaties beïnvloeden. Leerlingen die face-to-face respectvol zijn, kunnen via e-mail een meer ontspannen of intieme toon aanslaan, en ook docenten trappen soms in diezelfde valkuil. Ouders van jongere leerlingen kunnen ook het gevoel hebben dat ze makkelijker contact kunnen opnemen met leraren, en sturen e-mails in situaties waarin ze anders niet de telefoon zouden pakken om te bellen of een persoonlijk gesprek zouden afspreken.

Tips om je productiviteit weer op peil te brengen

Het blijkt dat alleen al e-mail beperken dat lost dit probleem niet op. Iedereen wil e-mail gebruiken als het handig is, zonder een slaaf te worden van een steeds groter wordende, overweldigende inbox. Dus hoe kunnen scholen de tijd, stress en productiviteitsbelasting van e-mail verminderen?

• Kies altijd het medium dat bij de boodschap past. Sommige berichten moeten kort en bondig zijn en een digitaal spoor achterlaten – e-mail is daar ideaal voor. Aankomende evenementen kun je echter beter via de website van de school of via sociale media delen. Dringende mededelingen kun je het beste via sms of een mobiele app versturen.

• Stel richtlijnen op voor het gebruik van e-mail – voor medewerkers en iedereen die bij de school betrokken is, zoals leerlingen en ouders.

• Er zijn soms wel tientallen e-mails nodig om één afspraak van 15 tot 30 minuten te regelen. Maak het ouders makkelijk om

   

   

  elk semester één keer met de leraren van hun kinderen. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van

   

  . Je zult zien dat het proces zowel voor de leerkrachten als voor de ouders snel en makkelijk is. Het geeft ouders ook het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt en stelt hen gerust dat hun kind in de klas gezien en begrepen wordt. Oh, en het aantal e-mails in je inbox zal flink dalen.

• Laat oudere leerlingen ook

   

   

  elke week of maand om hun vorderingen en problemen te bespreken. Dit kan allemaal online, waardoor je tijd bespaart en je studenten hun individuele gesprekken op een moment kunnen inplannen dat hen het beste uitkomt.

• Stel regels op voor contactverbod in het weekend en tijdens vakanties. Bied wat flexibiliteit aan het begin en einde van de vakantie, voor het geval leerlingen vragen hebben over opdrachten, maar geef duidelijk aan wanneer docenten niet bereikbaar zijn en zorg ervoor dat alle docenten hun meldingen in die periode uitschakelen. Er is maar één docent nodig die reageert om het voor de hele school te verpesten.

Bekijk onze casestudy over UC Davis om te zien hoe Doodle de onderzoekers in het lab helpt bij het automatiseren van administratieve taken, zodat ze zich kunnen concentreren op hun wetenschappelijk onderzoek.