Wat zijn tools om afspraken te verzetten?

Vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven. Ze zijn een manier om samen te werken met collega’s, informatie uit te wisselen en beslissingen te nemen. Soms lijkt het wel (en dat is ook zo) alsof we er te veel hebben, maar zonder die vergaderingen zouden de zaken waarschijnlijk niet vooruitgaan.

Maar het kan ook best lastig zijn om afspraken te plannen. Vooral als je een drukke agenda hebt en iedereen op andere tijden beschikbaar is.

Daar komen tools voor het verzetten van afspraken goed van pas. Ze maken het mogelijk om het proces te automatiseren en je te bevrijden van eindeloos heen-en-weer-gemail. In plaats daarvan wordt het makkelijk om een tijdstip te vinden dat voor iedereen past.

Laten we eens kijken wat een tool voor het verzetten van afspraken voor je kan betekenen.

Waarom heb je een tool nodig om vergaderingen te verzetten?

Behalve dat je je agenda niet meer hoeft bij te houden, zijn er nog heel veel andere redenen om een tool voor het verzetten van afspraken te gebruiken. Hier zijn er een paar:

Je hebt een drukke agenda. Als je de ene vergadering na de andere hebt en je collega’s zitten in hetzelfde schuitje, kan het lastig zijn om een moment te vinden dat voor iedereen past. Een tool om vergaderingen te verplaatsen kan je daarbij helpen, zodat je niet urenlang hoeft te besteden aan het afstemmen van agenda’s.

Mensen zijn niet beschikbaar. Soms gebeurt het gewoon: mensen hebben geen tijd voor een vergadering. Misschien zijn ze niet op kantoor, op vakantie of hebben ze een andere afspraak. Met een tool om vergaderingen te verzetten kun je een tijdstip vinden dat voor iedereen uitkomt

Je wilt tijd besparen. Het heen-en-weer sturen van e-mails of het bellen om een vergadering te verzetten kan veel tijd kosten – en dan hebben we het nog niet eens over hoe uitputtend dat kan zijn. Een tool om vergaderingen te verzetten kan je helpen tijd te besparen door het proces te automatiseren.

Hoe werken tools om vergaderingen te verzetten?

Tools om afspraken te verzetten zoeken een nieuw tijdstip als mensen niet bij je evenement aanwezig kunnen zijn.

In plaats van weer helemaal opnieuw te beginnen en iedereen een e-mail te sturen om te vragen of ze een ander tijdstip kunnen vinden, kun je met deze tools een poll maken en je deelnemers uitnodigen om te stemmen op het tijdstip dat hun voorkeur heeft.

De tool stelt dan automatisch een tijd voor die voor de meeste mensen uitkomt.

Hoe kies je de juiste tool om vergaderingen te verzetten?

Bij het kiezen van een tool zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden:

Functies: Sommige tools om vergaderingen te verzetten hebben meer functies dan andere. Zorg ervoor dat je een tool kiest die de functies heeft die je nodig hebt.

Prijs: De prijzen kunnen sterk uiteenlopen, dus kies een gereedschap dat binnen je budget past.

Gebruiksgemak: Sommige tools zijn makkelijk, terwijl je bij andere het gevoel hebt dat je een universitaire opleiding nodig hebt om ermee te werken. Kies een tool die makkelijk in te stellen en te gebruiken is.

Als je op zoek bent naar een tool die aan al deze eisen voldoet, dan is Doodle misschien wel iets voor jou.

Als een van de populairste planningstools ter wereld kun je een moment vinden om makkelijk afspraken te maken en het boeken van vergaderingen te automatiseren. Als je veel mensen bij elkaar moet krijgen, kan de Groepspoll makkelijk een geschikt tijdstip vinden en een vergadering met slechts een paar klikken verplaatsen.

Boekingspagina Hiermee kun je een afspraak boeken door een link te sturen. Als iemand het niet redt op een tijdstip dat hij of zij heeft geboekt, hoeft hij of zij alleen maar terug te gaan naar jouw pagina en een nieuw tijdstip te kiezen. Simpel.

Doodle 1:1 Hiermee kun je iemand persoonlijk of virtueel één-op-één ontmoeten. Kies de momenten waarop je beschikbaar bent en stuur die naar de persoon die je uitnodigt. Die beslist wat het beste uitkomt, en zodra hij of zij een tijdstip kiest, wordt dat aan jullie beide agenda’s toegevoegd.

Gemiddeld besparen mensen zo’n 45 minuten per week vergeleken met het handmatig plannen van vergaderingen. Dat is tijd die je aan belangrijkere dingen kunt besteden.

Nog wat extra tips voor het gebruik van tools om afspraken te verzetten

Soms is het echt nodig om een vergadering te verplaatsen, maar als je verwarring wilt voorkomen, kun je deze tips eens proberen:

Wees duidelijk over het doel van de vergadering. Als je maak een poll aan, zorg er dan voor dat je een korte beschrijving van het evenement toevoegt en uitlegt waarom het belangrijk is. Zo kunnen je deelnemers een weloverwogen keuze maken over het tijdstip dat hen het beste uitkomt.

Geef mensen genoeg tijd om te reageren. Sluit de poll niet te vroeg af. Als je een reactie nodig hebt en die niet krijgt, stuur dan eens een herinnering.

Wees flexibel. Als er geen momenten zijn die uitkomen, wees dan bereid om een compromis te sluiten. Misschien moet je de vergadering verplaatsen naar een latere datum of een ander tijdstip.