Quali sono gli strumenti di riprogrammazione delle riunioni?

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Aggiornato: 21 giu 2023

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Le riunioni sono una parte fondamentale del lavoro. Sono un modo per collaborare con i colleghi, condividere informazioni e prendere decisioni. A volte si ha l'impressione (ed è così) di averne troppe, ma senza di esse è improbabile che le cose vadano avanti.

Ma le riunioni possono anche essere una seccatura da programmare. Soprattutto quando si ha un'agenda fitta di impegni e le disponibilità di ognuno sono diverse.

È qui che entrano in gioco gli strumenti di riprogrammazione delle riunioni. Si tratta di un modo per automatizzare il processo e liberarvi da una serie di e-mail. Diventa così facile trovare un orario che vada bene per tutti.

Vediamo cosa può fare per voi uno strumento di riprogrammazione delle riunioni.

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Perché avete bisogno di uno strumento di riprogrammazione delle riunioni?

Oltre a liberarvi dal vostro calendario, ci sono molte ragioni per utilizzare uno strumento di riprogrammazione. Eccone alcuni:

La vostra agenda è piena di impegni. Se avete riunioni su riunioni e i vostri colleghi sono gli stessi, può essere difficile trovare un orario che vada bene per tutti. Uno strumento di riprogrammazione delle riunioni può aiutare senza dover passare ore a cercare di coordinarsi.

Le persone non sono disponibili. A volte capita che le persone non abbiano tempo per una riunione. Forse sono fuori ufficio, in vacanza o hanno un conflitto. Uno strumento di riprogrammazione delle riunioni può aiutarvi a trovare un orario che vada bene per tutti.

Volete risparmiare tempo. Inviare e-mail o fare telefonate per riprogrammare una riunione può essere dispendioso in termini di tempo, per non parlare del fatto che può esaurirvi. Uno strumento di riprogrammazione delle riunioni può aiutarvi a risparmiare tempo automatizzando il processo.

Come funzionano gli strumenti di riprogrammazione delle riunioni?

Gli strumenti di riprogrammazione delle riunioni funzionano trovando un nuovo orario in cui le persone non possono partecipare all'evento.

Piuttosto che ricominciare da capo e inviare e-mail a tutti per sapere se c'è un nuovo orario che possono rispettare, questi strumenti consentono di creare un sondaggio e invitare i partecipanti a votare l'orario preferito.

Lo strumento consiglierà automaticamente un orario che vada bene per la maggior parte delle persone.

Reminder

Come scegliere il giusto strumento di riprogrammazione delle riunioni

Quando si sceglie uno strumento, ci sono alcuni aspetti da considerare:

Caratteristiche: Alcuni strumenti per la riprogrammazione delle riunioni hanno più funzioni di altri. Assicuratevi di scegliere uno strumento che abbia le caratteristiche di cui avete bisogno.

Prezzo: I prezzi possono essere molto diversi, quindi scegliete uno strumento che si adatti al vostro budget.

Facilità d'uso: Alcuni strumenti sono semplici, mentre altri sembrano richiedere una laurea per funzionare. Scegliete uno strumento facile da configurare e da usare.

Se state cercando uno strumento che risponda a tutte queste caratteristiche, Doodle potrebbe fare al caso vostro.

Essendo uno degli strumenti di pianificazione preferiti al mondo, è possibile trovare un orario per incontrarsi facilmente e automatizzare il processo di prenotazione delle riunioni. Quando è necessario riunire molte persone, Group Poll può trovare facilmente un orario e riprogrammare una riunione in pochi clic.

Pagina di prenotazione consente di prenotare una riunione inviando un link. Se qualcuno non riesce a trovare l'orario prenotato, non deve fare altro che tornare alla vostra pagina e selezionare un nuovo orario. Semplice.

Doodle 1:1 vi permette di incontrare qualcuno uno a uno di persona o virtualmente. Selezionate gli orari in cui siete liberi e inviateli al vostro invitato. Loro decidono cosa va bene e una volta scelto l'orario viene aggiunto ai calendari di entrambi.

In media, le persone risparmiano circa 45 minuti alla settimana rispetto all'organizzazione manuale delle riunioni. È tempo che si può dedicare a cose più importanti.

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Alcuni suggerimenti aggiuntivi per l'utilizzo degli strumenti di riprogrammazione delle riunioni

A volte la riprogrammazione di una riunione è essenziale, ma se volete ridurre la confusione, provate a seguire questi consigli:

Siate chiari sullo scopo della riunione. Quando create un sondaggio, assicuratevi di includere una breve descrizione dell'evento e del motivo per cui è importante. Questo aiuterà i partecipanti a prendere una decisione informata sull'orario preferito.

Date alle persone il tempo necessario per rispondere. Non chiudete il sondaggio troppo presto. Se avete bisogno di una risposta e non la ricevete, provate a inviare un promemoria.

Siate flessibili. Se non c'è un orario che vada bene, siate disposti a scendere a compromessi. Potrebbe essere necessario riprogrammare l'incontro per una data o un'ora successiva.

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