Qu'est-ce qu'un outil de report de réunion ?

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Doodle Content Team

Mise à jour : 21 juin 2023

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Les réunions sont un élément clé du monde des affaires. Elles permettent de collaborer avec les collègues, de partager des informations et de prendre des décisions. Nous avons parfois l'impression (et c'est le cas) d'en avoir trop, mais sans elles, il est peu probable que les choses avancent.

Mais les réunions peuvent aussi être difficiles à organiser. Surtout lorsque l'on a un emploi du temps chargé et que les disponibilités de chacun sont différentes.

C'est là que les outils de report de réunions entrent en jeu. Ils permettent d'automatiser le processus et d'éviter les allers-retours par courrier électronique. Au lieu de cela, il devient facile de trouver une heure qui convienne à tout le monde.

Voyons ce qu'un outil de reprogrammation de réunions peut faire pour vous.

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Pourquoi avez-vous besoin d'un outil de reprogrammation de réunions ?

Outre le fait qu'il vous libère de votre agenda, il existe de nombreuses raisons d'utiliser un outil de reprogrammation. En voici quelques-unes :

Votre emploi du temps est chargé. Si vous enchaînez les réunions et que vos collègues font de même, il peut être difficile de trouver une heure qui convienne à tout le monde. Un outil de reprogrammation de réunions peut vous aider sans que vous ayez à passer des heures à essayer de vous coordonner.

Les gens ne sont pas disponibles. Il arrive parfois que les gens n'aient pas le temps de participer à une réunion. Ils sont peut-être absents du bureau, en vacances ou ont un conflit d'horaire. Un outil de report de réunion peut vous aider à trouver une heure qui convienne à tout le monde.

Vous voulez gagner du temps. Envoyer des courriers électroniques ou passer des coups de téléphone pour reporter une réunion peut prendre beaucoup de temps, sans parler du fait que cela peut vous épuiser complètement. Un outil de report de réunion peut vous aider à gagner du temps en automatisant le processus.

Comment fonctionnent les outils de reprogrammation de réunions ?

Les outils de report de réunion permettent de trouver une nouvelle date lorsque les participants ne peuvent pas assister à votre événement.

Plutôt que de repartir de zéro et d'envoyer un courrier électronique à tous les participants pour savoir s'ils peuvent se libérer, ces outils vous permettent de créer un sondage et d'inviter vos participants à voter pour l'heure qu'ils préfèrent.

L'outil recommandera alors automatiquement un horaire qui conviendra à la majorité des participants.

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Comment choisir le bon outil de report de réunion ?

Lorsque vous choisissez un outil, vous devez tenir compte de plusieurs éléments :

Fonctionnalités : Certains outils de reprogrammation de réunions ont plus de fonctionnalités que d'autres. Veillez à choisir un outil qui possède les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Prix : Il peut y avoir une large gamme de prix, choisissez donc un outil qui correspond à votre budget.

Facilité d'utilisation : Certains outils sont faciles à utiliser, tandis que d'autres donnent l'impression de nécessiter un diplôme universitaire pour fonctionner. Choisissez un outil facile à installer et à utiliser.

Si vous êtes à la recherche d'un outil qui remplit toutes ces conditions, Doodle est peut-être fait pour vous.

En tant qu'un des outils de planification les plus populaires au monde, vous pouvez trouver un moment pour vous rencontrer facilement et automatiser votre processus de réservation de réunions. Lorsque vous devez réunir un grand nombre de personnes, Group Poll vous permet de trouver facilement une heure et de reprogrammer une réunion en quelques clics seulement.

La Page de réservation vous permet de réserver une réunion en envoyant un lien. Si quelqu'un ne peut pas se rendre à l'heure qu'il a réservée, il lui suffit de retourner sur votre page et de choisir une nouvelle heure. C'est simple.

Doodle 1:1 vous permet de rencontrer quelqu'un en tête-à-tête, en personne ou virtuellement. Sélectionnez les heures auxquelles vous êtes libre et envoyez-les à votre invité. Il décide de ce qui lui convient et une fois qu'il a choisi une heure, celle-ci est ajoutée à vos deux calendriers.

En moyenne, les gens gagnent environ 45 minutes par semaine par rapport à l'organisation manuelle de réunions. C'est autant de temps que vous pouvez consacrer à des choses plus importantes.

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Quelques conseils supplémentaires pour l'utilisation d'un outil de report de réunion

La reprogrammation d'une réunion est parfois indispensable, mais si vous voulez éviter toute confusion, suivez les conseils suivants :

Expliquez clairement l'objectif de la réunion. Lorsque vous créez un sondage, veillez à inclure une brève description de l'événement et de son importance. Cela aidera vos participants à décider en connaissance de cause du moment qu'ils préfèrent.

Donnez aux gens suffisamment de temps pour répondre. Ne clôturez pas le sondage trop tôt. Si vous avez besoin d'une réponse et que vous n'en obtenez pas, essayez d'envoyer un rappel.

Faites preuve de souplesse. Si aucune heure ne convient, soyez prêt à faire des compromis. Vous devrez peut-être reporter la réunion à une date ou une heure ultérieure.

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