O que são ferramentas de reagendamento de reuniões?

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Updated: 21 de jun. de 2023

women at desk

As reuniões são uma parte fundamental dos negócios. Elas são uma forma de colaborar com os colegas, compartilhar informações e tomar decisões. Às vezes, parece (e é o caso) que temos muitas, mas sem elas é improvável que as coisas avancem.

Mas as reuniões também podem ser difíceis de agendar. Principalmente quando você tem uma agenda lotada e a disponibilidade de cada um é diferente.

É aí que entram as ferramentas de reagendamento de reuniões. Elas são uma forma de automatizar o processo e livrá-lo das idas e vindas de e-mails. Em vez disso, fica fácil encontrar um horário que funcione para todos.

Vejamos o que uma ferramenta de reagendamento de reuniões pode fazer por você.

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Por que você precisa de uma ferramenta de reagendamento de reunião?

Além de liberar você de sua agenda, há muitos motivos para usar uma ferramenta de reagendamento. Aqui estão apenas alguns deles:

Sua agenda está lotada. Se você tem uma reunião após a outra e seus colegas são iguais, pode ser difícil encontrar um horário que funcione para todos. Uma ferramenta de reagendamento de reuniões pode ajudar sem que você tenha que passar horas tentando coordenar.

As pessoas não estão disponíveis. Às vezes, simplesmente acontece e as pessoas não têm tempo para uma reunião. Talvez elas estejam fora do escritório, de férias ou tenham um conflito. Uma ferramenta de reagendamento de reuniões pode ajudá-lo a encontrar um horário que funcione para todos

Você quer economizar tempo. Enviar e-mails ou fazer ligações telefônicas para reagendar uma reunião pode consumir muito tempo, sem falar que isso pode deixá-lo completamente exausto. Uma ferramenta de reagendamento de reunião pode ajudá-lo a economizar tempo automatizando o processo.

Como funcionam as ferramentas de reagendamento de reuniões?

As ferramentas de reagendamento de reuniões funcionam encontrando um novo horário quando as pessoas não podem comparecer ao seu evento.

Em vez de começar do zero novamente e enviar e-mails a todos para descobrir se há um novo horário que eles possam fazer, essas ferramentas permitem que você crie uma enquete e convide os participantes a votar no horário preferido deles.

A ferramenta recomendará automaticamente um horário que funcione para a maioria das pessoas.

Reminder

Como escolher a ferramenta certa de reagendamento de reuniões

Ao escolher uma ferramenta, há alguns aspectos que você deve considerar:

Recursos: Algumas ferramentas de reagendamento de reuniões têm mais recursos do que outras. Certifique-se de escolher uma ferramenta que tenha os recursos de que você precisa.

Preço: Pode haver uma grande variedade de preços, portanto, escolha uma ferramenta que se ajuste ao seu orçamento.

Facilidade de uso: Algumas ferramentas são fáceis e outras parecem precisar de um diploma universitário para funcionar. Escolha uma ferramenta que seja fácil de configurar e usar.

Se estiver procurando uma ferramenta que atenda a todos esses requisitos, o Doodle pode ser ideal para você.

Como uma das ferramentas de agendamento favoritas do mundo, você pode encontrar um horário para se reunir facilmente e automatizar seu processo de agendamento de reuniões. Quando você precisa reunir muitas pessoas, o Group Poll pode encontrar um horário facilmente e também reagendar uma reunião com apenas alguns cliques.

A Booking Page permite que você marque uma reunião enviando um link. Se alguém não puder comparecer ao horário que reservou, basta voltar à sua página e selecionar um novo horário. É simples.

O Doodle 1:1 permite que você se reúna com alguém pessoalmente ou virtualmente. Selecione os horários em que você está livre e envie-os ao seu convidado. Eles decidem o que funciona e, quando escolhem um horário, ele é adicionado aos calendários de ambos.

Em média, as pessoas economizam cerca de 45 minutos por semana em comparação com a organização manual de reuniões. Esse é um tempo que você pode gastar em coisas mais importantes.

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Algumas dicas adicionais para usar ferramentas de reagendamento de reuniões

Às vezes, reagendar uma reunião é essencial, mas se você quiser evitar qualquer confusão, tente seguir estas dicas:

Seja claro sobre o objetivo da reunião. Quando você criar uma enquete, não se esqueça de incluir uma breve descrição do evento e por que ele é importante. Isso ajudará seus participantes a tomar uma decisão informada sobre o horário preferido.

Dê às pessoas tempo suficiente para responder. Não feche a enquete muito cedo. Se precisar de uma resposta e não estiver recebendo nenhuma, tente enviar um lembrete.

Seja flexível. Se não houver um horário que funcione, esteja disposto a se comprometer. Talvez seja necessário remarcar a reunião para uma data ou horário posterior.

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