मीटिंग पुनर्निर्धारण उपकरण क्या हैं?

बैठकें व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। ये सहकर्मियों के साथ सहयोग करने, जानकारी साझा करने और निर्णय लेने का एक तरीका हैं। कभी-कभी ऐसा लगता है (और वास्तव में ऐसा ही होता है) कि हमारी बैठकें बहुत अधिक हो जाती हैं, लेकिन इनके बिना काम आगे बढ़ना संभव नहीं है।

लेकिन मीटिंग्स को शेड्यूल करना भी एक झंझट हो सकता है। खासकर जब आपका शेड्यूल व्यस्त हो और हर किसी की उपलब्धता अलग-अलग हो।

यहीं पर मीटिंग शेड्यूल पुनर्निर्धारण उपकरण काम आते हैं। ये प्रक्रिया को स्वचालित करने और ईमेल के बार-बार आदान-प्रदान से आपको मुक्त करने का एक तरीका हैं। इसके बजाय, सभी के लिए उपयुक्त समय ढूंढना आसान हो जाता है।

आइए देखें कि एक मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल आपके लिए क्या कर सकता है।

आपको मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल की आवश्यकता क्यों है?

आपको अपने कैलेंडर से मुक्त करने के अलावा, पुनः शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करने के कई कारण हैं। यहाँ केवल कुछ हैं:

आपका कार्यक्रम व्यस्त है। यदि आपकी लगातार बैठकें होती रहती हैं और आपके सहकर्मी भी व्यस्त रहते हैं, तो सभी के लिए उपयुक्त समय ढूंढना मुश्किल हो सकता है। एक मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल समन्वय करने में घंटों खर्च किए बिना मदद कर सकता है।

लोग उपलब्ध नहीं हैं। कभी-कभी ऐसा हो जाता है और लोगों के पास बैठक के लिए समय नहीं होता। शायद वे कार्यालय से बाहर हैं, छुट्टी पर हैं या उनका कोई अन्य कार्यक्रम टकरा रहा है। एक मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल आपको ऐसा समय खोजने में मदद कर सकता है जो सभी के लिए उपयुक्त हो।

आप समय बचाना चाहते हैं। बैठक को पुनः निर्धारित करने के लिए ईमेल का आदान-प्रदान करना या फोन कॉल करना समय-साध्य हो सकता है – और यह आपको पूरी तरह से थका भी सकता है। एक मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल इस प्रक्रिया को स्वचालित करके आपका समय बचा सकता है।

मीटिंग पुनर्निर्धारण उपकरण कैसे काम करते हैं?

मीटिंग पुनर्निर्धारण उपकरण उन समयों को खोजकर काम करते हैं जब लोग आपके कार्यक्रम में शामिल नहीं हो सकते।

फिर से शुरुआत से शुरू करके और यह जानने के लिए सभी को ईमेल करने के बजाय कि क्या वे किसी नए समय पर कर सकते हैं, ये उपकरण आपको एक पोल बनाने और अपने प्रतिभागियों को उनके पसंदीदा समय पर मतदान करने के लिए आमंत्रित करने की सुविधा देते हैं।

यह उपकरण तब स्वचालित रूप से एक ऐसा समय सुझाएगा जो अधिकांश लोगों के लिए उपयुक्त हो।

सही मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल कैसे चुनें

जब कोई उपकरण चुनते समय, कुछ बातों पर आपको विचार करना चाहिए:

विशेषताएँ: कुछ मीटिंग पुनर्निर्धारण उपकरणों में दूसरों की तुलना में अधिक विशेषताएँ होती हैं। सुनिश्चित करें कि आप ऐसा उपकरण चुनें जिसमें आपको आवश्यक विशेषताएँ हों।

कीमत: कीमतों में काफी भिन्नता हो सकती है, इसलिए अपने बजट के अनुरूप कोई उपकरण चुनें।

उपयोग में आसानी: कुछ उपकरण आसान होते हैं और कुछ ऐसे लगते हैं जैसे उन्हें चलाने के लिए कॉलेज की डिग्री चाहिए। ऐसा उपकरण चुनें जिसे सेटअप करना और उपयोग करना आसान हो।

यदि आप एक ऐसा टूल ढूंढ रहे हैं जो इन सभी मानदंडों को पूरा करता हो, तो Doodle आपके लिए ही हो सकता है।

दुनिया के पसंदीदा शेड्यूलिंग टूल्स में से एक के रूप में, आप समय निकालें आसानी से मिलें और अपनी मीटिंग बुकिंग प्रक्रिया को स्वचालित करें। जब आपको बहुत से लोगों को एक साथ बुलाना हो, तो ग्रुप पोल आसानी से समय ढूंढ सकता है और केवल कुछ ही क्लिक में मीटिंग को पुनर्निर्धारित कर सकता है।

बुकिंग पेज यह आपको एक लिंक भेजकर मीटिंग बुक करने की सुविधा देता है। अगर कोई बुक किए गए समय पर नहीं आ सकता, तो उसे बस आपके पेज पर वापस जाकर नया समय चुनना है। सरल।

Doodle 1:1 यह आपको किसी से व्यक्तिगत रूप से या वर्चुअली एक-एक करके मिलने की सुविधा देता है। आप अपनी उपलब्ध समय चुनकर उन्हें अपने आमंत्रित को भेज सकते हैं। वे तय करते हैं कि क्या उपयुक्त है, और एक बार वे कोई समय चुन लेते हैं तो वह दोनों कैलेंडरों में जुड़ जाता है।

औसतन, लोग मैन्युअल रूप से बैठकें आयोजित करने की तुलना में प्रति सप्ताह लगभग 45 मिनट बचाते हैं। यह समय आप अधिक महत्वपूर्ण कामों पर खर्च कर सकते हैं।

मीटिंग पुनर्निर्धारण टूल का उपयोग करने के लिए कुछ अतिरिक्त सुझाव

कभी-कभी बैठक को पुनः निर्धारित करना आवश्यक होता है, लेकिन यदि आप किसी भी भ्रम को कम करना चाहते हैं, तो इन सुझावों का पालन करें:

बैठक के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट रहें। जब आप एक पोल बनाएँ, कृपया कार्यक्रम का संक्षिप्त विवरण और यह क्यों महत्वपूर्ण है, अवश्य शामिल करें। इससे आपके प्रतिभागियों को अपनी पसंदीदा समय-सीमा के बारे में सूचित निर्णय लेने में मदद मिलेगी।

लोगों को प्रतिक्रिया देने के लिए पर्याप्त समय दें। पोल को बहुत जल्दी बंद न करें। यदि आपको प्रतिक्रिया चाहिए और नहीं मिल रही है, तो एक अनुस्मारक भेजने का प्रयास करें।

लचीला बनें। यदि कोई समय उपयुक्त नहीं है, तो समझौता करने के लिए तैयार रहें। आपको बैठक को बाद की तारीख या समय के लिए पुनर्निर्धारित करना पड़ सकता है।