Wat is een kick-off-bijeenkomst?

Wat is een kickoff?

Zoals de naam al zegt, is een kickoff het begin van een nieuw project. Bedrijven kunnen verschillende soorten kickoffs hebben, afhankelijk van wat er van start gaat. Zo kan er aan het begin van een kwartaal bijvoorbeeld een bedrijfsbrede kickoff plaatsvinden om prioriteiten te bespreken, terwijl voor een marketingkickoff misschien alleen de betrokkenen uit dat team nodig zijn.

Wat is een kick-off-bijeenkomst? 

Meestal begint een kickoff met een vergadering. Dat is een kans voor de betrokken partijen om bij elkaar te komen en de doelen, doelstellingen en vereisten van het project door te nemen.

Terwijl er bij de meeste vergaderingen meestal van tevoren een agenda is, moet er bij een kick-offvergadering ook een globaal plan zijn over hoe het project zal worden uitgevoerd. De details hiervan kunnen tijdens de vergadering worden uitgewerkt, maar het is handig om alvast een idee te hebben van het begin, het midden en het einde van het project.

Als de vergadering begint, neemt de projectleider meestal de leiding. Hij of zij moet een overzicht geven van het initiatief en van de verwachte rollen en verantwoordelijkheden. Als er andere mensen zijn die verantwoordelijk zijn voor specifieke onderdelen van het project, is het een goed idee om hen dat van tevoren te laten weten, zodat ze zich kunnen voorbereiden om tijdens deze vergadering een presentatie te geven aan de groep.

Bij een nieuw project kan het zijn dat de groep voor het eerst bij elkaar komt. Bedenk een ijsbreker zodat iedereen zich op zijn gemak voelt en de nodige kennismakingen kan doen.

Zorg ervoor dat je elk punt kort en bondig houdt. Dit is slechts een inleiding op het project; tijdens volgende vergaderingen kunnen specifieke taken uitgebreider worden besproken. Vergeet ook niet om gaandeweg feedback te verzamelen. In tegenstelling tot andere vergaderingen verwacht je bij een kick-off dat mensen de rollen op zich nemen die je ze toewijst. Zorg ervoor dat ze begrijpen wat er van hen verwacht wordt.

Controleer aan het einde van de vergadering of iedereen tevreden is met het stappenplan en begrijpt welke actiepunten er moeten worden opgevolgd. Het is ook een goed idee om duidelijk te maken hoe vaak jullie bij elkaar komen en dat er binnenkort een uitnodiging voor die vergaderingen volgt.

Hoe organiseer je een kick-off-bijeenkomst?

Het is lastig om mensen voor het eerst bij elkaar te brengen – vooral als je hun agenda’s niet kent. Doodle Je kunt binnen een paar minuten een afspraak in je agenda zetten.

Groepspoll Hiermee kun je het beste tijdstip vinden voor een willekeurig aantal mensen. Kies gewoon de tijdstippen en de mensen die je nodig hebt. Zij bepalen zelf wat hen het beste uitkomt en zo heb je een afspraaktijd.

Als je met externe bronnen werkt, Doodle Professional Hiermee kun je je eigen huisstijl toevoegen aan uitnodigingen voor vergaderingen. Je kunt er ook advertenties mee verwijderen en deadlines instellen voor wanneer mensen moeten reageren.

Maak je geen zorgen als je eerste vergadering online plaatsvindt. Met Doodle kun je heel makkelijk je favoriete videoconferentietool koppelen, en de links worden dan automatisch toegevoegd aan alle uitnodigingen die je verstuurt.

Doodle Zo kun je snel en makkelijk een startvergadering organiseren. Geen heen-en-weer-gemail, geen stress meer, gewoon meer vrije tijd zodat je je op belangrijkere dingen kunt concentreren. Probeer het vandaag nog gratis uit.