Hoe je externe gebruikers uitnodigt voor een Microsoft Teams-vergadering

In de onderling verbonden werkomgeving van tegenwoordig is het heel gewoon om samen te werken met collega’s, partners en klanten uit verschillende organisaties.

Microsoft Teams zorgt ervoor dat planning Het is makkelijk om een tijdstip te kiezen en externe gebruikers uit te nodigen voor je vergaderingen. Hier is een stapsgewijze handleiding om dat te doen:

Plan je afspraak:

 Begin met het aanmaken van een nieuwe vergadering in Microsoft Teams. Vul de vergadergegevens in, zoals datum, tijd en onderwerp.

Voeg je interne teamleden zoals gewoonlijk toe aan de vergadering. Zo zorg je ervoor dat de collega’s die je erbij nodig hebt, kunnen meedoen.

Zodra de vergadering is ingepland, krijg je een link om deel te nemen. Kopieer deze link, want die ga je delen met de externe deelnemers.

Instellingen voor externe toegang aanpassen:

Om externe gebruikers toe te laten tot de vergadering, moet je indien nodig de instellingen voor externe toegang van je organisatie aanpassen. Je kunt dit regelen via het Teams-beheercentrum.

Stuur nu de deelnamelink per e-mail naar de externe deelnemers. Ze kunnen op de link klikken en aan de vergadering deelnemen zonder dat ze een Microsoft Teams-account nodig hebben.

Vergaderervaring voor externe gebruikers:

Externe deelnemers kunnen rechtstreeks via hun webbrowser aan de vergadering deelnemen.

Ze krijgen dan de vraag om hun naam in te voeren en worden in een virtuele wachtkamer geplaatst totdat de organisator van de vergadering ze toelaat.

Als organisator van de vergadering kun je bepalen of de deelnemers die in de lobby wachten wel of geen toegang krijgen. Zo zorg je ervoor dat alleen de juiste mensen aan de vergadering kunnen deelnemen.

Zodra ze zijn toegelaten, kunnen externe deelnemers actief meedoen aan de vergadering. Ze kunnen hun scherm delen, chatten, meedoen aan discussies en samenwerken, net als interne teamleden.