So laden Sie externe Benutzer zu einem Microsoft Teams-Meeting ein

In der heutigen vernetzten Arbeitsumgebung ist die Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern und Kunden in verschiedenen Organisationen üblich.

Mit Microsoft Teams ist es ganz einfach, Termine zu planen und externe Benutzer zu Ihren Besprechungen einzuladen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das geht:

Planen Sie Ihre Besprechung:

Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Meetings in Microsoft Teams. Geben Sie die Besprechungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Thema ein.

Fügen Sie Ihre internen Teammitglieder wie gewohnt zur Besprechung hinzu. So stellen Sie sicher, dass die Kollegen, die Sie brauchen, teilnehmen können.

Sobald die Besprechung angesetzt ist, erhalten Sie einen Link zur Teilnahme. Kopieren Sie diesen Link, da Sie ihn für die externen Teilnehmer freigeben werden.

Externe Zugriffseinstellungen anpassen:

Um externen Nutzern die Teilnahme an der Besprechung zu ermöglichen, passen Sie bei Bedarf die Einstellungen für den externen Zugriff in Ihrer Organisation an. Sie können dies über das Teams-Administrationszentrum verwalten.

Senden Sie nun den Beitrittslink per E-Mail an die externen Teilnehmer. Sie können auf den Link klicken und der Besprechung beitreten, ohne dass sie ein Microsoft Teams-Konto benötigen.

Meeting-Erfahrung für externe Nutzer:

Externe Teilnehmer können der Besprechung direkt über ihren Webbrowser beitreten.

Sie werden aufgefordert, ihren Namen einzugeben, und werden in einer virtuellen Lobby platziert, bis der Organisator des Meetings sie zulässt.

Als Organisator der Besprechung haben Sie die Möglichkeit, den in der Lobby wartenden Teilnehmern den Zutritt zu gewähren oder zu verweigern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur relevante Personen an der Besprechung teilnehmen können.

Sobald sie zugelassen sind, können sich externe Teilnehmer aktiv an der Besprechung beteiligen. Sie können ihren Bildschirm freigeben, chatten, zu Diskussionen beitragen und genauso wie interne Teammitglieder zusammenarbeiten.