Come invitare utenti esterni a una riunione di Microsoft Teams

Nell'odierno ambiente di lavoro interconnesso, la collaborazione con colleghi, partner e clienti di diverse organizzazioni è comune.

Microsoft Teams semplifica la programmazione dell'orario e l'invito di utenti esterni alle riunioni. Ecco una guida passo passo su come farlo:

Pianifica la riunione:

Iniziate creando una nuova riunione in Microsoft Teams. Inserite i dettagli della riunione, come data, ora e oggetto.

Aggiungete i membri del vostro team interno alla riunione come di consueto. In questo modo si garantisce la partecipazione dei colleghi di cui si ha bisogno.

Una volta programmata la riunione, si riceverà un link di partecipazione. Copiate questo link perché lo condividerete con i partecipanti esterni.

Regolare le impostazioni di accesso esterno:

Per consentire agli utenti esterni di partecipare alla riunione, regolate le impostazioni di accesso esterno dell'organizzazione, se necessario. È possibile gestire questo aspetto dal centro di amministrazione di Teams.

A questo punto, inviate via e-mail il link di partecipazione ai partecipanti esterni. Questi potranno fare clic sul link e unirsi alla riunione senza bisogno di un account Microsoft Teams.

Esperienza di riunione per utenti esterni:

I partecipanti esterni possono unirsi alla riunione direttamente tramite il loro browser web.

Verrà richiesto di inserire il proprio nome e saranno collocati in una hall virtuale finché l'organizzatore della riunione non li ammetterà.

L'organizzatore della riunione ha la facoltà di ammettere o negare l'ingresso ai partecipanti in attesa nella lobby. In questo modo si garantisce che solo le persone interessate possano partecipare alla riunione.

Una volta ammessi, i partecipanti esterni possono partecipare attivamente alla riunione. Possono condividere lo schermo, chattare, contribuire alle discussioni e collaborare proprio come i membri del team interno.