आज के परस्पर जुड़े कार्य वातावरण में, विभिन्न संगठनों में सहकर्मियों, साझेदारों और ग्राहकों के साथ सहयोग करना आम बात है।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स बनाता है अनुसूचीकरण समय निर्धारित करना और बाहरी उपयोगकर्ताओं को अपनी बैठकों में आमंत्रित करना आसान है। इसे करने का चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहाँ दी गई है:
अपनी बैठक निर्धारित करें:
Microsoft Teams में एक नई मीटिंग बनाकर शुरुआत करें। मीटिंग का विवरण जैसे कि तारीख, समय और विषय दर्ज करें।
अपनी आंतरिक टीम के सदस्यों को बैठक में हमेशा की तरह जोड़ें। इससे यह सुनिश्चित होता है कि आपके आवश्यक सहकर्मी इसमें भाग ले सकें।
एक बार बैठक निर्धारित हो जाने पर आपको एक जॉइन लिंक प्राप्त होगा। इस लिंक को कॉपी कर लें क्योंकि आप इसे बाहरी प्रतिभागियों के साथ साझा करेंगे।
बाहरी पहुँच सेटिंग्स समायोजित करें:
बाहरी उपयोगकर्ताओं को बैठक में शामिल होने की अनुमति देने के लिए, यदि आवश्यक हो तो अपने संगठन की बाहरी पहुँच सेटिंग्स समायोजित करें। आप इसे Teams एडमिन सेंटर से प्रबंधित कर सकते हैं।
अब बाहरी प्रतिभागियों को जॉइन लिंक ईमेल करें। वे लिंक पर क्लिक करके माइक्रोसॉफ्ट टीम्स खाते के बिना ही मीटिंग में शामिल हो सकेंगे।
बाहरी उपयोगकर्ताओं के लिए बैठक अनुभव:
बाहरी प्रतिभागी सीधे अपने वेब ब्राउज़र के माध्यम से बैठक में शामिल हो सकते हैं।
उन्हें अपना नाम दर्ज करने के लिए कहा जाएगा और बैठक आयोजक द्वारा उन्हें स्वीकार किए जाने तक उन्हें एक वर्चुअल लॉबी में रखा जाएगा।
बैठक आयोजक के रूप में, आपके पास लॉबी में प्रतीक्षा कर रहे प्रतिभागियों को प्रवेश देने या प्रवेश से वंचित करने का अधिकार है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि केवल प्रासंगिक व्यक्ति ही बैठक में शामिल हो सकें।
एक बार प्रवेश करने के बाद, बाहरी प्रतिभागी बैठक में सक्रिय रूप से भाग ले सकते हैं। वे अपनी स्क्रीन साझा कर सकते हैं, चैट कर सकते हैं, चर्चाओं में योगदान दे सकते हैं और आंतरिक टीम के सदस्यों की तरह सहयोग कर सकते हैं।
