Wat is een bestuurscommissie?

Een bestuurscommissie is een groep bestuursleden of andere leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de structuur van een organisatie. Deze commissie heeft doorgaans de volgende taken:

Toezicht houden op de bestuursstructuur van de organisatie: Dit houdt onder meer in dat er een duidelijk en effectief kader is.

De raad van bestuur adviseren over bestuurskwesties: hen advies geven over allerlei bestuurlijke zaken, zoals risicobeheer, opvolgingsplanning en ethiek.

Toezicht houden op de naleving van de geldende wet- en regelgeving door de organisatie: De commissie moet ervoor zorgen dat de organisatie zich aan alle geldende wetten en regels houdt.

Het risicobeheerprogramma van de organisatie: Hierbij gaat het erom dat ze een degelijk programma hebben om zaken te herkennen en te beperken die het bedrijf schade zouden kunnen berokkenen.

Toezicht houden op het ethiekprogramma van de organisatie: Bedrijven kunnen niet zomaar doen wat ze willen. De commissie zorgt ervoor dat er een stevig ethiekprogramma is om het juiste gedrag te stimuleren bij alles wat ze doen – van medewerkers tot zakelijke praktijken.

Het belang van vergaderingen van de bestuurscommissie

Deze zijn belangrijk omdat ze de commissie de kans geven om over allerlei bestuurlijke zaken te praten en daarover beslissingen te nemen. Zo kun je ervoor zorgen dat de organisatie goed wordt bestuurd en dat ze zich aan alle geldende wetten en regels houdt.

Aangezien de commissie waarschijnlijk bestaat uit C-level- of senior leidinggevenden, kan het lastig zijn om een moment te vinden waarop ze allemaal bij elkaar kunnen komen. Als het je lukt, moet je ervoor zorgen dat de vergadering productief verloopt. Hier zijn een paar tips om een vergadering van de bestuurscommissie effectief te plannen:

Stel een duidelijke agenda op. Daarin moeten alle onderwerpen staan die tijdens de vergadering besproken moeten worden, gerangschikt op prioriteit.

Deel de agenda van tevoren uit. Zo hebben de commissieleden de tijd om zich voor te bereiden op de vergadering en om vragen of opmerkingen te bedenken.

Begin en eindig de vergadering op tijd. Zo toon je respect voor de tijd van de commissieleden.

Moedig alle commissieleden aan om mee te doen. Iedereen moet de kans krijgen om een bijdrage te leveren aan de discussie. Laat niet één persoon het gesprek domineren.

Maak aantekeningen. Zo zorg je ervoor dat de beslissingen die tijdens de vergadering worden genomen, worden vastgelegd en dat er actie op wordt ondernomen.

Zorg dat de actiepunten worden opgevolgd. Zorg er na de vergadering voor dat alle toegewezen actiepunten worden afgehandeld. A vervolg-e-mail is een goede manier om ervoor te zorgen dat iedereen weet wie wat doet.

Plan de vergaderingen van je bestuurscommissie via Doodle

Doodle is een van de populairste tools ter wereld om afspraken te plannen en brengt elk jaar miljoenen mensen bij elkaar.

Hiermee kun je maak een poll aan waarin de commissieleden wordt gevraagd om aan te geven wat hun beschikbaarheid voor een vergadering. Zodra je die hebt aangemaakt, stuur je hem via e-mail of een link naar de commissieleden.

De commissieleden kunnen dan aangeven wanneer ze beschikbaar zijn. Binnen een paar minuten heb je een tijdstip voor de vergadering gevonden dat voor iedereen past.

Met Doodle kun je ook herinneringen versturen, deadlines instellen en virtuele vergaderingen organiseren – voor het geval je elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten. Dus waarom maak je vandaag niet gewoon je eigen gratis Doodle-account aan?