Wat is een commissievergadering?

Wat is een commissie?

Een commissie kan van alles zijn. Op je werk zie je ze soms opgericht worden om projecten aan te pakken of het topmanagement te adviseren over mogelijke veranderingen. Ook buiten je werk kom je ze waarschijnlijk tegen bij je lokale HMA, het sportteam van je kind of op school. Ze zijn overal.

Dat komt omdat het een van de makkelijkste manieren is voor een groep mensen om samen te komen om ofwel een probleem aan te pakken waarvoor veel verschillende stemmen en expertise nodig zijn, ofwel een organisatie te leiden die niet door één persoon alleen kan worden gerund. Bij de overheid gebruiken wetgevers ze om wetgeving onder de loep te nemen en in het bedrijfsleven gebruiken bedrijven ze om specifieke kwesties aan te pakken, hetzij op één bepaald gebied, hetzij voor de organisatie als geheel.

Hoe lang de commissie blijft bestaan, hangt af van waarvoor ze is opgericht. Een adviescommissie kan maar bestaan totdat een bepaald project is afgerond. Een bestuurscommissie die zich bezighoudt met de dagelijkse gang van zaken van een bedrijf blijft daarentegen bestaan zolang het bedrijf bestaat.

Wat is een commissievergadering?

Het zal je vast niet verbazen dat er, net zoals commissies in allerlei soorten en maten voorkomen, ook hun vergaderingen dat doen.

Bij de overheid hebben commissievergaderingen bijvoorbeeld een heel formele opzet. Daar worden zaken als de frequentie, het quorum en de notulen vaak bij wet vastgelegd. In het bedrijfsleven vinden ze misschien eens per kwartaal plaats om de voortgang van een project te bespreken of feedback te geven. Er is echt niet één vaste opzet die je als standaard voor alles kunt aanmerken.

Over het algemeen zijn de deelnemers echter experts op relevante gebieden, teamleden die bij een (te bespreken) project betrokken zijn, leidinggevenden van de organisatie of iemand die kan helpen om hiaten op te vullen en een oplossing aan te dragen. Zo bestaat een stuurgroep bijvoorbeeld alleen uit de projectleiding en adviseurs die kunnen helpen om het onderzoek in de juiste context te plaatsen.

Net als bij andere soorten vergaderingen is een goede voorbereiding de sleutel tot succes.

Zorg ervoor dat je de agenda ruim van tevoren naar alle deelnemers stuurt. Zo zorg je er niet alleen voor dat iedereen goed voorbereid is, maar kunnen ze ook vragen stellen over specifieke punten en suggesties doen die kunnen helpen om vooruitgang te boeken.

Zorg dat je weet wie de vergadering voorzit, wat de doelstellingen van de vergadering zijn en wie de notulen opstelt. Zo blijf je op schema en voorkom je dat er punten over het hoofd worden gezien. Als je commissie wettelijk aan een bepaalde procedure gebonden is, zorg er dan voor dat je weet wat die procedure is en dat er aan wordt voldaan.

Hoe plan je een commissievergadering? 

Of het nu gaat om je lokale voetbalteam of een speciale commissie van de Senaat, het is lastig om een tijdstip te vinden waar iedereen het mee eens is. Dat is waar Doodle komt erbij.

Gebruik Groepspoll Je kunt de locatie kiezen, eventuele aantekeningen voor de vergadering toevoegen en je deelnemers een aantal tijdstippen voorstellen. Zij kiezen dan wat hen het beste uitkomt en binnen enkele minuten heb je een datum die voor iedereen geschikt is.

Doodle Professional Daarmee kun je ook je eigen huisstijl aan vergaderuitnodigingen toevoegen, advertenties uitschakelen, deadlines en herinneringen instellen en je favoriete videoconferentietool toevoegen.

Als je je vergadering virtueel houdt, worden er automatisch links voor videoconferenties toegevoegd aan de e-mail die wordt verstuurd zodra er een tijdstip is gekozen. Met een Professional-account dat Microsoft Teams, Google Meet en Webex omvat.

Doodle Hiermee kun je je commissie binnen enkele minuten bij elkaar krijgen, zonder eindeloos heen en weer te moeten mailen. Probeer het vandaag nog gratis uit – je hebt geen creditcard nodig.