Hvad er et udvalgsmøde?

Hvad er et udvalg?

Et udvalg kan være mange forskellige ting. På arbejdspladsen ser du dem måske blive dannet for at behandle projekter eller rådgive ledelsen på C-niveau om mulige ændringer. Selv uden for arbejdslivet vil du sandsynligvis støde på dem i din lokale HMA, på dit barns sportshold eller i din skole. De findes overalt.

Det skyldes, at det er en af de nemmeste måder, hvorpå en gruppe mennesker kan mødes for enten at løse et problem, der kræver mange stemmer og ekspertise, eller for at lede en organisation, som ikke kan klares af én person alene. I regeringen bruger lovgivere dem til at gennemgå lovgivningen, og i erhvervslivet bruger virksomheder dem til at løse specifikke problemer enten på et bestemt område eller for organisationen som helhed.

Det afhænger af, hvad udvalget skal bruges til, hvor længe det eksisterer. Et rådgivende udvalg eksisterer måske kun, indtil et specifikt projekt er afsluttet. Mens et ledelsesudvalg, der er involveret i den daglige drift af en virksomhed, vil eksistere så længe virksomheden eksisterer.

Hvad er et udvalgsmøde?

Det overrasker dig måske ikke at høre, at på samme måde som udvalg findes i forskellige former og størrelser, findes der også forskellige former og størrelser af udvalgsmøder.

I den offentlige sektor har udvalgsmøder f.eks. en meget formel struktur. Hvor ting som hyppighed, beslutningsdygtighed og referater sandsynligvis er fastsat i lovgivningen. I erhvervslivet finder de måske sted en gang i kvartalet for at kontrollere et projekts proces eller give feedback. Der findes ikke ét enkelt format, der kan betegnes som en skabelon for alle.

Generelt er deltagerne dog eksperter inden for relevante områder, teammedlemmer, der er involveret i et projekt (under drøftelse), organisationsledere eller nogen, der kan hjælpe med at udfylde tomrum og tilbyde en løsning. En styregruppe omfatter f.eks. kun projektets ledelse sammen med rådgivere, der kan hjælpe med at give kontekst til forskningen.

Som ved andre typer møder er forberedelse nøglen til succes.

Sørg for at sende din dagsorden til alle deltagere i god tid i forvejen. Det sikrer ikke blot, at alle er forberedt, men de kan også stille spørgsmål om specifikke punkter og komme med forslag, der kan hjælpe med at få tingene til at gå videre.

Vid, hvem der er mødeleder, hvad målene for mødet er, og hvem der fører referat. På den måde kan alting holdes til tiden, og det forhindrer, at punkter ikke bliver overset. Hvis dit udvalg er juridisk bundet af en bestemt procedure - så sørg for at vide, hvad det er, og at den bliver overholdt.

Sådan planlægger du et udvalgsmøde

Uanset om det drejer sig om dit lokale fodboldhold eller et særligt udvalg i Senatet, er det svært at finde et tidspunkt, som alle kan blive enige om. Det er her Doodle kommer ind i billedet.

Ved hjælp af Group Poll kan du vælge stedet, tilføje eventuelle noter forud for mødet og tilbyde en række tidspunkter til dine deltagere. De bestemmer, hvad der passer dem, og inden for få minutter har du en dato, der passer alle.

Doodle Professional giver dig også mulighed for at tilføje dit eget branding til mødeinvitationer, slippe af med reklamer, lade dig sætte deadlines og påmindelser og tilføje dit foretrukne videokonferenceværktøj.

Hvis du holder dit møde virtuelt, tilføjes der automatisk videokonferencelinks til den e-mail, der sendes, når der er valgt et tidspunkt. Med en Professional-konto, der omfatter Microsoft Team, Google Meet og Webex.

Doodle gør det nemt for dig at få dit udvalg til at mødes på få minutter uden runder af e-mails frem og tilbage. Prøv det gratis i dag - der kræves intet kreditkort.